《办公室成功地图》
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序：与你分享我的幸运
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这是我二叔（但我更习惯称呼他为老同志）与我的一组通信。
当时我大学毕业后刚刚参加工作，由于对工作中的一切既不熟悉也不适应，便“逼”着老同志与我进行了一场关于工作的通信，前后大约历时一年，内容涉及礼仪、做事、为人处世等各个方面。正是有了这些悉心的指导，才使我在工作初期能够较快地进入角色，少走了许多弯路，也使我在工作不足一年的时候就有幸走上了一家大型国企的基层领导岗位，改写了我所在集团公司里人事任免的一个记录。
虽然我与老同志的这组通信早已经结束了，但我现在只要一有闲暇或工作中遇到了什么难题，总是喜欢坐下来读一读这组通信，而且随着自己阅历的增加，每次阅读时都会有新的收获。现在，老同志终于同意把这组通信结集出版。我作为这组通信的第一读者，站出来说几句感受是责无旁贷的事情。
这组通信共计23封，内容涉及礼仪、做事、为人处世等各个方面。其中关于商务礼仪的虽然只有两封，却透过坐车、吃饭这两件事向我们介绍了社交礼仪知识中的一些基本原则和规律，使我们可以触类旁通，举一反三，更难得的是行文风趣流畅，便于记忆；关于做事方面的通信较多，非常细致具体，操作性强；关于处世的内容不是很多，却是我最为欣赏的，一旦接受了这样的思维模式和价值观，对我们的一生都将产生积极的影响；关于做人方面的通信，我认为是最具智慧的部分，特别是在确立人生方向、寻找成功捷径等方面，其内容颇值得一读。
在这组通信中，没有大道理，也没有空洞的说教，只讲具体的做法和技巧，突出实用性、操作性，以解剖麻雀的方式把那些工作中常常会遇到的芝麻绿豆般的小事掰开来再揉碎了展示给你看，使读者能够从这些细节之中领悟一些做人和做事的技巧。
在此之前，我曾把这些信在我几个要好的同学间传看，没想到一发而不可收，越传越广，反响很是强烈，甚至被我的同学们喻为“一部可以使职场新人陡增10年功力的成功秘籍”。此后，这些信被放到sohu社区“职场风云”论坛上连载，其场面同样十分火爆。至此，老同志才同意把这组通信拿出来出版。
这些年来，我常常感叹自己的幸运，有老同志这样一位爱我且会爱的长辈，总是能够在我需要帮助，甚至还弄不清真正需要的究竟是什么的时候送来他的关爱，使我少走了许多弯路。如今，我终于可以将自己的这份幸运拿出来与大家分享了，相信你也会从中得到和我一样的收获。
小爽
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上班的感觉有点烦
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第1封来信[]上班第一天的感觉与原来想象的一点都不一样。上班前的那股兴奋劲现在一点都没有了，有的只是无助与茫然……
第1封来信上班的感觉有点烦
老同志：
这样称呼您，不会生气吧？不止一次地从网上看到署名“老生常谈”的帖子，常常惊诧那些帖子与您的行文风格竟是如此相似，后来听二婶说那就是您写的。所以从那时起就决定以后就这样称呼您了。
今天，于我是个非常有意义的日子——我正式上班了。您说过上班就是大人了，怎么也得举办个成人庆典什么的，可独自一人在这个陌生的城市里，连个道贺的人都没有，更别说什么仪式了。公司里的那些人，除了把你当作一个屁事不懂的小不点以外，谁会关心上不上班对你有什么意义呀。想来想去，家里这些人中，只有您最容易沟通，所以还是给您发个邮件向您说说心里话吧。
在上班之前，我曾不止一次地设想过上班第一天的情景，但现实生活永远会超乎你的想象。上午9点我准时到公司人力资源部报到，同时报到的还有十几个年轻人，其中有几张面孔曾在面试时见过，更多的却是初次相见。但从每个人的脸上都可以很真切地读出内心的兴奋和对未来的憧憬。本来嘛，刚刚走出大学校门，便顺利地进入这样一家全国知名的大公司，应该算是很幸运的了。
9点15分，我们这些人被引入一个会议室，人力资源部的一位副部长简单地向我们介绍了公司的情况，提出了几点要求和希望，就算完成了入厂前培训。此时，各部门的人员已在等着领人了，总裁事务部来领人的是个看上去比我大不了一两岁的男孩子。电梯里，他只问了我的姓名和毕业院校，便不再说话，我想反问他时，电梯已经停了，他将我带到部长面前便转身走了。
总裁事务部部长姓李，长得又高又瘦，给人的第一印象是人很平和，不太善于言辞，看不出他凭什么得以坐上面前这个位子。他向我简单介绍了总裁事务部的主要职能和基本情况后，就打电话叫来了秘书科的科长——也就是我的直接领导，交待了几句“人交给你了，要照顾好”之类的场面话，就算是完成接见仪式。
秘书科科长带着我科内科外楼上楼下地兜了一大圈，与全部在办公室里的人都见了面，打了招呼，最后我被带到一张空的办公桌前。科长告诉我，这就是我的座位了。他简单地介绍了科内的基本情况后，给我搬来了足足一尺多高的文件，告诉我最近这段时间我的主要任务就是看文件熟悉情况。
望着面前堆得像小山一样的文件，头就有点大，翻了几页更是不得要领，内容既抽象又陌生。再看看周围的同事们，或往来穿梭或对着电脑出神，真不知道他们到底在忙啥。偶有电话铃声响起，电话两端或亲昵或礼貌的谈话后面似乎也是暗藏玄机。有时看别人忙得不可开交，真想过去帮人家做点什么，可又实在插不上手，只能在旁边干看着……这样熬到下班，虽然什么都没干却已经身心疲惫了。
这就是我上班第一天的经历和感觉，和想象中的一点都不一样。上班前的那股兴奋劲现在一点都没有了，有的只是无助与茫然。在这时候不知怎的，心里就冒出了与您交流的念头。我从小就爱听您讲道理，我是在您讲的各种各样的道理的指引下走完学生之路的。记得上次您说，以后我上班了，就是大人了，再也用不着跟我说这说那了。谁知工作以后才发现自己反倒什么也不懂了，看来以后该向您请教的地方反倒更多了，所以我决定，从现在起每周与您通一次邮件，请您及时解答我在工作中遇到的问题，您不会令我失望吧？
今天就到这里吧，请速回复！
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老同志，请速救我
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小爽
看着周围同事们对各种事都能应对自如的样子，甚至会暗自怀疑自己的智商是不是有问题，这么多年培养起来的高傲和自信在这些天里已丧失殆尽了。
[]老同志，请速救我
第2封来信第2封来信老同志，请速救我
老同志：
一个星期，每天三次，我至少看了二十次邮箱，里面的垃圾邮件倒是每天增加，却偏偏不见您的片言只字，真是可恼。现通牒如下：三天内如再不回信，我将关闭与您的一切通信渠道，让您永远失去一个最忠实的唠叨对象！
随着时间的推移，我开始与周围的同事们变得熟识了，对这里的环境也在一点一点地适应着，而且也能帮科长和其他同事干点事了，当然都是最简单的甚至不用任何脑子就能干的那类事情。第一天上班时的那种孤寂感已经变淡了，但内心的恐惧与不安却丝毫没有减轻。为了把别人交待的事情办好，我在领任务时会前前后后问上半天，可有时还是达不到对方的要求。越是这样，做事的时候心里就越是发虚，总是担心自己说话办事有什么不妥，与人出行、用餐时又常常担心自己会露怯。看着周围同事们对各种事都能应对自如的样子，甚至会暗自怀疑自己的智商是不是有问题，这么多年培养起来的高傲和自信在这些天里已丧失殆尽了。
老同志，请速救我！
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坐车的学问——找准自己的位置（1）
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小爽
车内的位置到底有没有高下之分呢？当然是有的。看似复杂多变的商务礼仪所遵循的基本规则不外乎三条：方便为上，安全为上，尊重为上。
第1封回信坐车的学问——找准自己的位置
小爽：
两封邮件均收到，这么大的姑娘了，刁钻刻薄的毛病一点没变，仅仅是因为忙而对你的邮件晚回复了几天，就兴师问罪来了，连你二婶看后都笑了半天，问我你这厉害劲到底得了谁的遗传。
首先祝贺你找到了一份自己还算满意的工作，但我觉得更值得祝贺的倒是你工作了这件事的本身，因为这标志着你已长大成人开始自立，标志着你的人生开始进入了一个崭新的阶段。
[]坐车的学问找准自己的位置
第1封回信你说从小就爱听我讲道理，又说以后工作了，需要听的道理应该更多了，并单方面决定每周一次与我通过邮件探讨工作中遇到的问题。我本想拒绝，可你二婶却逼我答应下来，她说小爽又不是外人，自己的亲侄女提这么点要求还不能满足吗（丫头，何时将你二婶买通了），又吹捧说我这些年积累下来的经验见解对一个刚刚参加工作的年轻人来说肯定会大有帮助的，又利诱说与你交流的过程也是一个积累素材和梳理思想的过程，何乐而不为呢！
面对如此的内外夹击和威逼利诱，看来想不答应也不行了。仔细想想又实在害怕你这丫头的那张利嘴，还是提前声明如下：本人同意今后以电子邮件方式与小爽同志就工作中遇到的问题进行粗浅的探讨，对每周一次的要求不作承诺，但会在收到你的邮件后尽快回复。此外，为了免除不必要的麻烦，援引一句中国股评界的提示语作为对自身权益的保护：今后讨论中涉及的所有内容均属个人观点，仅供参考，凭此入市（世），风险自负。
说笑完了，下面言归正传。你在邮件中说从小学、中学再到大学，这些年来的生活重心就是学习，现在走上社会了，才突然发现自己原来对人情世故所知甚少：与领导、同事以及客户交往起来常常心里发虚，总是担心自己说话办事有什么不妥；与人出行、用餐时又常常担心自己会露怯。但你又不知道到底该向我问些什么。
你现在的这种心态我很理解，我当初刚参加工作时的心情跟你差不多。学生时代的主要任务是学习，若说交往，也主要是同学之间、同学与老师之间，人际关系要单纯得多。而参加工作后就大不一样了，领导、同事、客户，角色众多，而每个人的年龄、性格、阅历、文化水平、行事风格等又差别极大，人与人之间关系微妙，环境复杂多变，因此你心怀惴惴也就不足为奇了。说到底，是你对新的环境还不太适应，加之缺乏必要的社交知识和做事经验所致。适应环境需要时间，不必多说。增加必要的社交知识和做事经验，倒是当务之急。
好在介绍这方面知识的书籍和文章很多，随便到书店里或上网找上一些读一读就行了，但出于对小爽同志负责的精神，我决定还是拟制一份推荐清单给你。谁知细察之下才发现，在这多如牛毛的介绍商务礼仪、行事规则方面的文字中，要想找到一些真正适合你的还真是困难。要么洋洋洒洒包罗万象，缺乏角色的针对性；要么该详的不详，该略的不略，没用的废话说了一堆，到了关键的细微之处却又语焉不详。万般无奈之下我只好亲自操刀上阵，这也是我给你回信晚了几天的重要原因。在今后一段时间，我将会尽我所知向你介绍一些日常工作中非常实用的经验和技巧。你不是说爱听我讲道理吗？但你毕竟已经是大人了，用不着再天天听我讲这些大道理了，所以我想今后在与你的通信中还是尽可能地少讲甚至不讲各种所谓的道理，只讲具体的做法和技巧，突出实用性、操作性，以解剖麻雀的方式把那些工作中常常会遇到的芝麻绿豆般的小事掰开来再揉碎了展示给你看，力争让你能够从这些细节之中领悟一些做人和做事的技巧。
大话是说出来了，但能否做到不敢肯定，还是尽力而为吧。最近这段时间我想先分几个专题向你介绍一些商务礼仪方面的知识。这些知识都是我近二十年工作中积累下来的，不大系统，也不保证全对，更没能上升到理论的高度，但保证实用。为了节省笔墨，这里只介绍被一般书中遗漏的商务礼仪中的细节之处，至于更多的东西，还是需要你自己找些这方面的书读一读的。
今天，咱们先说说有关坐车礼仪方面的一些细节问题。
汽车如今已成为现代社会最主要的交通工具，不在桌前（办公桌、餐桌），就在车上早已成了许多白领们的工作缩影，与领导、同事、客户一同乘车更是难免，因此坐车礼仪就显得十分重要了。在讲礼仪之前，先听我讲一段关于坐车的故事。
记得我刚刚参加工作的时候，在我们那个有着3000多职工的处级单位，只有一辆破吉普，除应付紧急情况或接待重要的客人外，这辆车自然成了领导的专车。一般人若想坐上一次可绝非易事。有一次科长叫我去局里送个材料，非常急，偏在这个时候，公车（为工作方便，单位为每个科室配了一辆自行车）不知被谁骑走了。正在不知所措之际，公司经理下楼来了，一问情况，朝我把大手一挥：搭我的车去。原来他正巧也去局里办事，这真是“有福之人不用忙”。见经理拉开前门，在副驾驶的位置上坐稳了，我也赶忙拉开后门上了车。这是我参加工作两年多的时间里第一次坐上那辆神往已久的吉普车，心情自是有点兴奋。再看看坐在前排的经理，稳稳地坐在那里好不神气。
后来这辆破吉普散架了，单位又买了一辆五座的微型面包车，情况一如从前。再后来，单位的车慢慢多起来了，也好起来了，甚至有了一辆桑塔纳。那时，我已调到公司办公室给经理当秘书，和经理一起坐车出去的机会也多了，但每次还是经理坐前排，我坐后排。有时我就和经理开玩笑说，人家国外都是领导坐后排，秘书坐前排，以后您也坐后排吧。谁知经理把手一挥，管外国人干吗？我在前排坐惯了，这样看外面痛快，坐后排太憋闷。再再后来，公司办了几家中外合资的公司，以合资公司的名义买了几辆进口免税车，其中档次最高的那辆奔驰自然配给了合资公司的董事长，也就是我们公司的经理使用。按照惯例，每辆新车到公司后，经理都要叫上几个人坐上去兜兜风，这次也不例外，经理拉上办公室主任和我一起去兜风。上车前，我说，这次坐进口车了，咱也得遵守国际惯例，我坐前排，您和主任坐后排。令我想不到的是，经理答应得非常痛快——行。从此以后，再没见经理坐过前排。
一、车内的位置到底有没有高下之分呢
当然是有的。
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坐车的学问——找准自己的位置（2）
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（1）轿车内的位次。
一般来说，轿车内的座位是后排为上，前排为下，后排的三个座位（通常只坐两人）又以右为上，左为下，也就是说，与司机成对角线的位置是车内最尊贵的位置。其次是后排左座、前排右座（副驾驶）。之所以这样安排，我想是与我国的交通规则有关。我国的交通规则是靠右侧行驶，这样坐在右侧的人上下车就相对方便一些。只要你仔细体味一下，就不难发现，看似复杂多变的商务礼仪所遵循的基本规则不外乎三条：方便为上，安全为上，尊重为上。单从方便的角度讲，作为坐车者上下车比较方便的位置有两个，即前排右座和后排右座。而前排右座通常被视为最不安全的位置，所以后排右座就通常被尊为上座了。
你可能会说，如果以安全论，车上最安全的位置当数后排左座，即司机后面的位置，却因何未被视为上座，是否意味着方便优先，安全次之呢？也不尽然。在一些政务或外交礼仪中，确实是把后排左座视为尊位的。因为这时车上坐的都是政府要员或重要外宾，在这种情况下安全性就被提升到更重要的位置了。从这两种不同的排位方式，你就大致可以理解“方便为上”和“安全为上”的礼仪规则了。但什么是“尊重为上”呢？所谓“尊重为上”就是在遵守礼仪规则的同时，还要尊重客人的生活习惯和认知水平。比如说有时候客人在并非出于谦让的情况下坐错了位次，即坐在了下位，而这种错误又不影响别的客人，我们就应当将错就错尊重他的选择，而不必告诉对方“您坐错位置了”。这就是商务礼仪中通常说的客人坐的位置即为上的道理。在前面的故事中，如果我坚持和经理争辩他应该坐后排的话，也是违反了“尊重为上”的原则。
好了，现在回来继续说轿车上的位次问题。前面已经讲了后排右座为上和后排左座为上的两种情况，那么，有没有前排右座（副驾驶）为上的情况呢？答案依然是肯定的。那就是主人（或领导、长者等）亲自驾车的时候，副驾驶位就成了尊位，后面依次是后排右位、后排左位。这次不讲你也能分析得出来，它体现的是尊重为上的礼仪原则，即客人对开车者的尊重，而安全和方便又都变得相对次要了。
本来几句话就能讲明白的车内位次问题却用了这么多的笔墨，其实就是想以坐车为例使你明白商务礼仪的基本规则，只要真正掌握了这些规则，在任何商务场合你就都不至于手足无措了。
（2）面包车内的位次。
面包车内的位次是中间为上，前后两端为下。即第二排（紧挨司机后面的一排）的位置为上，第三排次之，最后一排和第一排（副驾驶）居末。在同一排的两（三）个座位中，又以里面（左面）的座位为尊。也就是说，正对司机后面的座位（二排左席）是全车中的首席。
二、上下车有先后次序之分吗
你一定会有些好笑：这谁不知道，领导或长者先上后下呗。其实也不尽然。
（1）正常的上下车次序。
通常情况下，应等领导上车后我们再上车，在领导上车时，我们应主动为领导打开车门。若是特别尊贵的客人，我们还应在打开车门的同时，礼节性地用另一只手护住车门的上沿，以防止客人上车时碰到头部。下车时，我们先下车，以便在领导下车时为之提供必要的服务或帮助。
（2）特殊情况的上车次序。
如果我们是外出办事，同去的人较多，对方热情相送，这时候我们应在主动向对方道谢之后，先行上车等候。因为送别仪式的中心环节应该是在双方的主要领导之间进行的，如果我们都墨守领导先上车的规矩，所有的人都非要等领导上车后再与主人道别上车，就会冲淡双方领导之间道别的气氛，而上车时也会显得混乱无序。所以，如果大家是同乘一辆面包车，我们先上车后，应主动坐到后排去。如果我们是分乘几辆轿车的话，则应上到各自的车内等候，只需留下一个与领导同车的人陪同领导道别即可。
（3）特殊情况的下车次序。
如果我们去出席某个重要的活动，我们到达时对方已经准备了十分隆重的欢迎仪式，这个时候一定要等领导下车后我们再下车，否则就会有“掠光”之嫌。也许你会问，难道我们先下车为领导开车门也不好吗？如果我们是与领导一起坐面包车的话，领导边上的人可以为领导打开车门后，再避到车的后排去，为领导下车让出通道即可。若是坐轿车去，我们则不必为领导开车门了。这种情况下，欢迎的人群中自然会有人为领导开车门。
当然，上面只是两种特例，领导后上或先下车的情况还有一些，这里就不再一一列举了，但无论是先上后上，还是先下后下，只要我们能够遵循“方便领导、突出（突出就是尊重）领导”这样的原则，再结合当时的实际情况，我们对上下车的顺序就不难作出正确的判断了。
三、坐车时我们应该注意什么
（1）选择适当的位置。
如果与领导同车，你最好坐在副驾驶的位置上，这样除了可以为领导留出更多的空间以便休息外，坐在副驾驶的位置上通常还有保护领导的含义。如果领导喜欢和你坐在一排，或你需要在车上向领导汇报重要的工作，则另当别论。如果你与朋友同坐一车，则最好同坐一排，这样便于交谈。如果只是你一个人坐车，最好是坐在副驾驶的位置上，以便与司机作些交谈，这样容易给人留下良好的印象，也是对司机劳动的一种尊重。
（2）在车上不要睡觉。
我们长时间坐车时，特别是在午后或酒后乘车时，特别容易犯困，但这种时候我们尽可能不要打瞌睡。原因有三：一是对同车领导的不尊重。如果同车的领导都没有睡觉，而我们却睡着了，显然是过于放肆了。即使领导睡着了，我们也还有为领导保驾护航的责任。二是不利于安全行车。如果乘车的人都睡觉，受其影响司机也容易犯困，而司机一旦打瞌睡则是十分危险的。所以，无论从保护领导还是从保护自己的角度出发，我们在乘车时都不要睡觉。三是有损自身形象。在车上睡觉时，一般睡姿都不太雅观，而有些人在睡觉时还会有一些不良习惯，如呓语、打鼾等，这些本来都是很私秘的事情，我们为何要展示与他人呢？更何况这样很有可能会破坏你在领导或同事心目中的完美形象呢！
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坐车的学问——找准自己的位置（3）
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（3）谈话要适当。
与领导同车，自然要作适当的交谈，但一定要适度。如果此时领导的心情或精神状态都比较好，我们可以主动地选择一些比较轻松的话题与领导交谈，这样不仅可以使乘车的时间变短，还可以拉近你与领导之间的距离。如果领导已经很疲惫，则不应过多地打扰领导，简单地聊上两句，就应及时提醒领导休息。如果此时领导心情很糟糕的话，我们可以选择一些领导容易感兴趣的话题，转移领导的注意力。但这需要一定的技巧，如果你自忖无把握将领导的注意力转移开，则干脆保持沉默。如果领导此时正在思考问题，则千万不要打扰他。
如果还有其他领导同车，且他们在一起聊天时，你插话时要掌握好时机，话应少而精。领导之间若是在谈工作，除非问到你，或希望你介入，否则你尽量不要插话。若领导之间谈论的话题涉及对某人的评价等保密的内容时，你不但不要插话，甚至不要听，此时最好的办法是找个话题与司机聊聊天，或播放一段轻音乐（音量不要过大）什么的。
说到底，在坐车时需要注意的也就这么多，做得好，自然会赢得领导的好感和客户的尊重。
今天先聊到这儿吧。
祝工作顺利。
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我要的是零起点傻瓜教程
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老生常谈
[]我要的是零起点傻瓜教程
第3封来信我终于明白了这些天来苦闷无助的原因以及自己迷蒙中真正需要的是什么了。我很喜欢您的这种讲授方式，细些，再细些，既然您的讲述对象是什么都不懂的傻丫头，您就只能从零起点设计您的“傻瓜教程”了。
第3封来信我要的是零起点傻瓜教程
老同志：
终于盼到了您的来信，就在打开附件的一瞬间，我的眼睛竟然湿润了，在近半个月的苦闷无助中终于等来这份慰藉。
您的这封长信我连续读了两遍，心却一直没能平静下来。虽然这些年来早已习惯了来自您的关切，但在信的字里行间汩汩流淌着的这份苦心依然令我感动不已。有时我真庆幸自己的幸运，有您这样一位爱我且会爱的长辈，总是能够在我需要帮助，甚至还弄不清真正需要的究竟是什么的时候送来您的关爱。你说我长大了，不需要再听大道理了，所以今后在通信中将尽量不讲大道理，只讲具体做法和技巧，突出实用性、操作性，以解剖麻雀的方式把那些工作中芝麻绿豆般的小事掰开来再揉碎了展示给我看，希望我能够从这些细节之中领悟一些做人和做事的技巧……至此，我终于明白了这些天来苦闷无助的原因以及自己迷蒙中真正需要的是什么了。我的眼前仿佛被您打开了一扇天窗，使我得以窥见一个新奇的世界。
我知道，我的蛮横无礼又一次令自己占尽了便宜，若不是我的步步进逼，您的这些宝贵经验大概会永远秘不示人吧。
坐车的细节写得真好。本来是一套繁琐枯燥的礼仪，经您娓娓道来，大有豁然开朗之感，使我不仅明白了坐车的规矩，而且使自己这些天来消磨殆尽的自信心也一下子恢复了大半，因此也就更加急切地盼望着您的下一封来信。
再说一句，我很喜欢您的这种讲授方式，细些，再细些，既然您的讲述对象是什么都不懂的傻丫头，您就只能从零起点设计您的“傻瓜教程”了。
夜很深了，明天还要上班，就到这里吧。
不知在下一封信里，您又会给我怎样的惊喜?
我盼望着。
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宴请的学问功夫在吃外（1）
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小爽
公务宴请就像演一场戏，鲍鱼也好、燕窝也罢，都变成了一种商务工具或者说是道具。如何发挥这些道具的作用，这里面可是大有学问的。
[]宴请的学问功夫在吃外
第2封回信第2封回信宴请的学问——功夫在吃外
小爽：
信收到。我实在服了你这张嘴了，几句话，不仅极大的满足了老同志的内心的成就感，而且还将我心甘情愿地定在电脑前继续为你写下去。看起来，今晚我的枕头又要被冷落了。
上次说了坐车，今天就说吃饭。吃饭，人人皆会，不过是将食物送进口中而已。但作为一个社会人，吃饭常常是一种群体行为，这就使简单的吃饭变得不那么简单了。特别是当吃饭不再是以满足生理需要为第一目的时，吃饭简直就是颇为复杂的一件事情了。今天，咱就说说这复杂的吃饭——公（商）务宴请。
前些年，社会上流传过一些被篡改的“名人名言”，其中的一句给我留下了极深刻的印象——“革命就是请客吃饭”。我们在这里且不深究篡改者所要表达的某些情绪化的东西，但这句话却在很大程度上反映了宴请在现代社交中的重要性。后来与一位经商的朋友谈起这方面的话题，这位朋友更是体会多多。他说：“对于生意人来说，吃饭简直太重要了。由于有了商业目的，怎么吃饭就不再是一件简单的事情。鲍鱼也好、燕窝也罢，都变成了一种商务工具或者说是道具，如何发挥这些道具的作用，这里面可是大有学问的。”
的确，在商务场合中，就像穿什么样的西装、坐什么样的车、租什么样的写字楼一样，在哪儿吃饭、吃什么也是传达身份、地位、诚意等信息的重要标志。另外，包括约请、迎送、落座、如何点菜、怎么敬酒、宴请中谈商务的时机等，都可能是影响商务目的成功与否的关键因素。所以说，商务宴请就像演一场戏，什么时候开幕，什么时候高潮，什么时候谢幕，以及在这过程中怎样演好自己的角色，都是大有学问的。
你刚刚参加工作，这方面的体会可能还不深，但今后陪同领导赴宴或宴请客人的机会将是很多的，作为一个女孩子，如何在此类活动中既得体大方，又角色准确，不仅是工作的需要，也是展示个人能力的绝好机会，可不要小视哟。
一、宴请前的准备
宴请的准备工作一般可分为确定参加人员、宴请地点以及发出邀请、恭候迎接等。其中确定客人名单是整个准备活动的关键。因为宴请的客人的身份、宴请的目的、客人的级别及人数、客人与主人的熟识或融洽程度等都直接关系到后面的各个环节。
如果领导将宴请的人员、时间、地点等都确定好了，那么我们只需逐项落实就可以了，如果领导只是有一个大概的想法或几点原则的话，我们就要认真对待了。因为一次宴请前的准备过程实质上就是一次公关策划的过程，任何一点一滴的疏漏都可能会酿成严重的后果。
（1）确定参加人员名单。
确定客人名单时一定要考虑周全，切忌遗漏，最好的办法是先拟出一个大名单送领导圈定。如果我们也无法确定拟请的客人名单时，请教或委托他人是个好办法。例如，为达到某个目的，领导想约某个部门的有关人员一起坐一坐。邀请的工作落到了你的头上，而你对该请谁也心中无底的话，最好的办法是向熟悉该部门情况的人员（最好是该部门内部的人）请教，这样得出的结果应该不会有太大的偏差。考虑周全的另一层含义是在确定客人名单时切忌搞大杂烩，有些人请客喜欢热闹或图省事，请一次客就想把所有问题都解决了，也不考虑客人之间是否有关联，是否愿意坐在一起。其结果就会冲淡主题，达不到应有的目的，甚至还会落个不欢而散的结局。
在确定客人名单后，还应确定陪同人员名单。这里有几个原则：一是要考虑双方级别和人数的对等。所谓级别对等是指在可能的情况下，已方第一主陪人的身份要等于或略高于第一客人的身份，因为第一主人的身份直接决定了宴请规格的高低；所谓人数对等是指主客双方出席的人数不应过分悬殊。己方人数过少是对客人的不够尊重，过多则显得不雅。二是与宴请主题无关或对宴请目的没有帮衬作用的人最好不要出现在宴会上。
（2）确定宴请的地点。
要根据宴会的不同性质选择相应的设宴地点，尽量做到有独特的风格，并考虑在何种规格下招待客人。如果是比较熟识的朋友，又无明确的宴请主题，只是为了联络一下感情，为今后办事做铺垫的话，那么地点和人员的选择都可以随意一些，席间的气氛也应力求轻松自然。
如果有比较重要的人物到场，在宴请地点的选择上则不能过于随意，因为饭店的档次是身份与诚意的象征。如果客人不愿意被更多的人发现自己的行踪，则应选择一个比较清静的地点。
确定宴请地点时，应提前与饭店取得联系，最好能做一下实地考察，对房间内外的环境以及宴请菜单都要做一番认真检查，并就开宴时间等相关事项向饭店提出明确要求，以免发生意外。
（3）发出邀请。
邀请的方式可以灵活多样，当面邀请、电话邀请、发请柬邀请都可以，但一定要郑重诚恳，使被邀请的人感到你的诚意。宴请的时间、地点、主要出席人及赴宴方式等细节要表述清楚准确，不要使人产生歧义。另外，如果时间允许，应提前三至五天发出邀请，以便对方有充分的准备时间。而宴请当天还要再提醒一次，以免客人忘记。
（4）抵达饭店。
对于较重要的客人应主动派专车去接，这里面除了表示对客人的尊重外，还可以利用接送（有接必有送）之机搞清客人家的住址，便于今后的拜访。另一方面，这样还可以省去照顾对方司机的麻烦。
请客一方应比客人提前到达，到达后应对周围的环境、桌椅的摆设、菜品的准备等事项作出安排或调整。这里特别强调一下每桌座椅及餐具的数量，除非有临时增减人员的情况，否则要做到每桌座椅及餐具的数量与入席的人数相一致，因为在客人来到后再临时调整（特别是临时增加）座椅和餐具不仅会使宴会显得混乱无序，同时也是对客人的极大的不礼貌，人家可能会想：我是不是多余的？
一切准备就绪之后，我们就该到饭店大门外去迎候客人的到来了，如果客人的级别较高，还应提醒第一主人到外面迎候。
二、宴席上的细节
如果把宴请比作演戏的话，那么此前所做的一切至多只算个引子。至此，大幕正式开启——
第一场：落座。
落座是有规矩的，一般可分为正确确定桌次和座次两个问题。
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宴请的学问功夫在吃外（2）
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（1）桌次。
如果双方来的人较多需分桌用餐的话，应确定其中一桌作为主桌。确定主桌一般有三个原则：一是居中为上。即当三桌以上（且为单数时）并列时，以中间一桌为主桌；二是以右为上。即两桌并列时，以右面一桌为主桌，但两桌以上（且为双数，如四桌）并列时，则需同时使用上面二个原则来确定主桌，即中间的右面一桌为主桌。三是以远为上。即离房间正门最远（即最靠里面）的一桌为主桌。除了上面的三个原则，还有一个如何确定左右方向的原则——面门原则，即以面对房间正门时的右面为上。我想，只要真正掌握了上面的三加一原则，并加以灵活运用（或单独或综合），即使遇上再复杂的情况，我们也能够正确地确定桌次了。排完桌次，接下来是分配各桌的人员。一般情况下，我们应尽量将主客双方的主要成员安排到主桌用餐。无论分多少桌用餐，每桌都应安排己方的人员。如果贵宾带了司机，那么对司机千万不可大意，假如不便安排司机进席的话，要单独安排进餐或发放足额小费。有时大事会坏在细节上。
（2）座次。
落座一般由于场合不同而分两种方式：
正式排位法。即面门居中的位置为主陪席（也称埋单席、主位），对面为副主陪席，主陪席的右侧为第一贵宾席，副主陪的右侧为第二贵宾席，主陪席的左侧为第三贵宾席，副主陪席的左侧为第四贵宾席，依此类推。这种排位方法适用于比较正式的场合，同时要求主客双方（特别是主陪与副主陪之间）的地位都比较接近。
非正式排位法。如果参加宴会的人不是很多，甚至主人一方出面的只是公司老总和他的秘书，而无论被宴请的客人是谁，按上述排位方法显然都是不合适的，因为无论如何，将第二贵宾安排在秘书旁边都是不够尊重的。这时就适用非正式排位法了。主陪席的位置不变，而副主陪的位置通常也不变（这样催个菜跑个腿什么的比较方便），贵宾依次坐在主陪席的右侧和左侧，依此类推。
当然，也要考虑特殊因素灵活处理。如遇主宾身份高于主人，为表示对他的尊重，可以把主宾摆在主人的位置上，主人则坐在主宾的位置上，第二主人坐在主宾的左侧。至于男女宾的安排，按外国习惯是穿插安排。我国习惯按各人职务、身份排列，以便于谈话。如果有夫人出席，通常与宴会女主人安排在一起。比如：男主宾坐在男主人右上方，其夫人坐在女主人右上方。如果宴会主人的夫人不出席，可请其他身份相当的妇女作第二主人，也可以把主宾夫妇安排在主人的左右两侧。
席位安排要适当照顾各种实际情况，比如身份大体相当、专业相同、语言相同的人，可以排在一起；意见分歧、关系紧张者，则应避免排在一起等等。席位排好后，应该用座位卡（桌签）在席上标明。桌次可在请柬上注明，或入席前通知。大型宴会最好有人引导，以免混乱。如果双方来的人数差不多，最好互相间隔着坐，有利于私下交流。不要自己人坐一边，对方坐一边，跟谈判似的。
在这里还有一个分工和定位的问题。在你陪同领导宴请客人时，你一定要明白自己的职责。有时候，由于主陪的领导将主要精力过分集中在主要客人身上，因而忽视了对其他客人的照顾或对宴会的整体节奏的把握。你作为随行人员则应密切关注宴会的整体进展情况，确保在场的每个客人都不会受到冷落，每个环节都不会出现疏漏。
第二场：点菜。
（1）基本原则：人少，菜最好少而精；人多，菜最好精而全。
吃饭人多难免众口难调，常规做法是凉热荤素、鸡鸭鱼肉搭配起来。最好是客人到之前先有一个安排，再重点征求一下意见。
（2）四大要点：
一是照顾全面。一定要询问一下客人中有无什么忌口的，千万不能因为一点疏忽而惹得客人不高兴。二是重点突出。最好点一两种贵宾平时最爱吃的或本饭店最拿手的特色菜，菜上来时不要忘了重点地介绍一下：“我们老总听说您对××比较偏爱，而这里的这道菜做得还不错，所以我们老总特意为您点的。”在很多时候，一道菜也能起到画龙点睛的作用。三是男女有别，宴请中如有漂亮的小姐，那么就要少点一些飞禽或鸡鸭，因为这些东西骨头多，让她们在这种场合下啃骨头难免不大好看。四是一视同仁。如果是分桌进餐，每个桌的菜应是相同的，这样不仅点起来方便，一式几份就可以了，而且可避免主桌以外的客人心存不满。当然如果某桌上的人有特殊要求（如有忌口）则另当别论。
第三场：敬酒。
一般来说，过多地向客人敬酒是对客人的一种不尊重，但有的客人酒量较大，对主人的敬酒也不反感的话，多敬几杯是可以的。敬酒的时机很重要，一是别人敬酒时不要乱掺和；二是在敬酒时也应遵循身份高低尊卑的次序，不要过于冒失。作为助手敬酒时语言表达也有技巧，一般要体现出地位的差别来，如敬酒时我们可以说“代老板敬您一杯”。同时还应借敬酒的机会将领导想表达而又不方便表达的意思替领导表达出来，这样才真正体现了助手的作用。另外，敬酒时不应有遗漏，如果是分桌进餐的话，其他桌上的客人也应照顾到。
第四场：谈事的时机。
一般宴请最好挑有沙发的包间，如果和客人不很熟，吃饭前人没来齐时，就先把事情谈了。这样做的好处是让人家吃得心里踏实。如果和客人较熟，而且也不是什么复杂的事，只是表个态，就不要在吃的时候说，而是到最后送客时顺口说一声“帮我办一下”就行了。当然，一切都要以尊重客人的要求为前提。
三、道别
（1）埋单。在酒席进行到接近尾声时，我们应提前结清账单。在结账前要礼貌地向客人询问一下是否还要点什么，如果客人及主陪都明确表示不要什么了，我们就可去埋单了，而不应该等到客人离席了再匆匆结账。
（2）相送。如果给客人备有礼物，应提前放在贵宾自带的车上，并给对方司机交待清楚，在贵宾上车前跟他说一声“给您准备了一份礼物放在车上了”即可。如果客人是宴请方派车接来的，则应负责将客人送回去，如果有重一些的礼物，则一定要负责将礼物送到家。
宴席间的学问比坐车的学问大得多，情况也更复杂，前面说了这么多不知道能对你有多大的帮助。其实经历才是最好的老师，宴席的这些技巧还是留给你在今后的工作中慢慢地去体味吧。
眼睛已经开始打架，得去睡了。
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小事还是做不好
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老生常谈
[]小事还是做不好
第4封来信随着我对工作和环境的逐渐熟悉和适应，再加上您的谆谆教诲，上班时的感觉比前些天好多了，只可惜——
第4封来信小事还是做不好
老同志：
邮件收到，谢谢您为我导演了一部名曰《宴请》的文字版的轻喜剧。
现在，我已经越来越理解您的苦心了：在我工作刚刚开始，一切都混沌未开，处处都急需您的指点的时候，您却不急不慌慢条斯理为我讲述于我似乎还不是最急于掌握的礼仪常识的原因了，您大概是怕我在一些常识性的礼仪方面露怯。不会做事可以学，不懂事似乎就离“倒霉”不远了，您是怕我在工作刚刚开始的时候就在一些小事上栽跟头。您说我理解得对吗？
先是坐车，后是吃饭，下面的礼仪知识该讲什么了？您看您这个学生多笨，始终搞不清自己需要的到底是什么。我猜想，前面两节讲的都是出门在外的事，这回是不是该讲讲办公楼里面的事了？比如接打电话，比如开会、办事，比如如何与领导及同事们相处等等——这都是我瞎猜的，千万不要因此扰乱了您的教学计划。
还是跟您汇报一下工作上的事吧。现在上班时的感觉比前些天好多了，一方面可能是对工作和环境越来越熟悉和适应的缘故吧。另一方面，可能是更主要的，您的来信在很大程度上帮我恢复了信心，特别是每当我想起有您这样的坚强后盾时，我就什么都不怕了。
今天，我们公司召开集团行政工作会，这对于我们公司来说可不是件小事，公司几位正副总裁，公司总部的各部部长，全国各地五十多家子公司、分公司的总经理全都赶来参会。会议自然是由我们总裁事务部主办，为此我们提前一周就开始紧张地筹备了，为了印制会议资料我还跟着加了两次班呐。
上午开会时科长派我负责签到，望着这些风采各异的人物相互打着招呼步入会场，再注视着这些人在我面前一一止步，漫不经心地在签到簿上签上那响当当的名字（至少于我是响当当的名字），不知怎么搞的，我的内心竟会升起莫名的紧张与兴奋来。就在我正暗自发神经的时候，科长突然跑过来问我：时间差不多了，人到得怎么样了？
见我在那儿愣愣地发呆，知道我根本就未曾统计，他便低声地嘟哝了句什么并一把抓过签到簿，一页页地统计起来。等他转身向主席台跑去时，主席台上的领导已经宣布开会了。
这么点小事都干不好，您说我是不是够笨的。
祝您身体健康！
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办会的细节百密不可一疏（1）
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办会，办公室三大基本功之一，也是许多职场新人永远绕不过去的一道坎。看起来很深奥，谜底却简单得只有一句话——
[]办会的细节百密不可一疏
第3封回信第3封回信办会的细节——百密不可一疏
小爽：
来信收到，再次领教了你的嘴上功夫，恭维吹捧之时也少不了夹枪带棒的：表面上口口声声说是越来越理解了老同志的苦心，其实还是在怪我不知轻重、不分缓急地给你说了这么多的礼仪知识。在扬言千万不要因此扰乱了我的教学计划的同时，还是为我列出了下一步你最想知道的东西——接打电话、开会、办事，与领导及同事们相处的技巧等。
你的心思我自然理解，也正如你所说，此前，之所以占用这么多的时间与你探讨你可能还一时用不上的礼仪知识，是怕你在一些小事情上出丑。另一方面，我也是有意把你最想了解的东西，如做事技巧等往后放一放再说，倒不是有意逗你着急，而是想叫你在这方面有一些切身感受后，更易于沟通。
细想想，礼仪方面的知识，通过前面二讲，你也应该有了一个大体的概念。至于其他方面的礼仪知识你可以再看看相关的书籍，有可能的话，我也可以在以后的通信中穿插着向你择要介绍。那么从现在起，我就满足你的要求，不再专题讨论礼仪知识，而把讨论的重心从出门在外向办公楼内转移。今天你在信中提到了自己在公司行政会上闹出的笑话，那么，我索性就顺着这件事说下去。
中国的会多，这一点众所周知。要想使会开得成功，达到预期的目的，其中有很多的学问。介绍如何开好会的书籍有不少，但我今天要说的不是开会，而是办会。两者的区别何在？好比看戏，开会是台上人讲，台下人听，一切都在前台；办会是指会议的筹划、准备、组织、操作、落实等，工作则在后台。作为单位综合部门的一名工作人员，掌握必要的办会知识是做好工作的前提。
今天你们公司召开的行政工作会属于大型会议，会议的组织较为复杂，常常需要一个或几个部门的一批人共同完成。以你目前的身份一时还不大可能独立担当如此重任，届时只需按照领导的要求做一些具体工作就行了。所以这里也不讲，今天只讲中小型会议的组织。
假定你们事务部要主持召开一个由部分部室负责人参加的专业会，同时有集团领导出席讲话。一般来说，这类会议的组织工作比较简单，部门也不会投入更多的人来操办，通常只随便指定一个人操办一下就可以了。假定这个操办的任务就落在你的头上，那么你应该做哪些工作呢？
一、会前的准备
就是要根据会议的主题确定会议的议程、准备会议材料、确定参加人员以及会议的时间地点等。
（1）准备会议材料。
除会上使用或发放的材料外，如有领导出席讲话，还应提前弄清是否需要为领导准备讲话稿或讲话提纲。因为在很多情况下领导出席只是为了提高会议的规格或表明领导对会议内容的重视程度，以便会后推行和落实，所以领导对会议本身的了解通常也远不如主办部门深刻。这种情况下，有些领导就喜欢叫主办部门准备讲话稿或讲话提纲。因此，在筹备有领导出席的会议时一定要问清楚是否需要准备讲话材料，由谁准备等。如果等临开会时，领导要讲话材料你却拿不出，就很被动了。
在为领导准备讲话材料时，除了要讲清楚会议的目的、意义、要求之外，还应善于把主办部门通过会议所要达到的目的通过领导的嘴说出来（这也正是主办部门组织会议并邀请领导出席的根本原因）。
（2）确定会议的时间、地点和参加人员。
在确定会议参加人员时，除与会议主题相关的部门和人员外，如有需要对会议进行宣传报道的话，还应考虑请新闻媒体的人员参加。在确定会议时间时，在保证会议不与公司其他活动相冲突的前提下，尽量根据出席领导的方便进行安排。
确定会议地点时，除了要与参会人数及身份相适应外，还应满足会议形式的需要。根据会议内容或所要达到的效果不同，所采取的会议形式往往也不尽相同，一般可分为主席台式、座谈式、分组式等等，而会议的形式不同对会议室的要求也各不相同。此外，还应考虑悬挂会标、音响系统等相关因素。因此，除非你对拟定会议地点的情况非常熟悉，否则在最后确定会议地点之前一定要实地考察一下，以确保不出纰漏。
（3）发放通知。
会议通知通常包括以下内容：会议的名称、会议时间、地点、主办部门、出席领导、参加人员、主要议题等。此外，如需参会部门或人员在会议上发言或讨论的，也应在通知中一并说明，以便对方有所准备。发放会议通知的方式很多，如传真、邮件、信函、电话以及当面送达等。选择哪一种方式均可，但关键是确保该会议通知能够及时准确地送达参会人。
为了确保不出纰漏，在发放会议通知的同时或之后应进行适当确认。如以信函邮寄或当面送达（包括自取）时应进行签收确认；以邮件或传真方式通知的，发送后应另行以电话方式确认对方是否收到，内容是否清楚完整等，同时记录收件人的姓名；如以电话方式通知，在口述通知内容之后应请接收人重复通知的内容，确认无误后记录接收人姓名。近年来，随着办公自动化（OA）技术的不断普及，企业内部的通信联络越来越多地基于内部网络来实现，我们发出通知后随时可以查看对方是否已经接收，给工作带来了极大的便利。但越是如此越应及时检查各接收方是否已经及时接收，如发现有问题应及时以电话等方式督促其及时接收。
（4）会场布置。
对于规模较大的会议，一般要提前进行会场布置。会场布置一般包括桌椅的摆放、桌牌的制作和摆放、会标的制作及悬挂、音响系统的调试等。其中最不容忽视的工作是桌牌的摆放，之所以不容忽视，是因为桌牌摆放的实质是参会人员的座次问题。在上一封信中我们已经谈了宴会中的座次问题，而会议的座次与宴会是不尽相同的。
小型会议座次的排列一般只考虑主席一人的座位即可，其他人可自由择座。确定主席的座次一般有三个原则，即面门而坐、居中而坐和居右而坐（注意，这里讲的是进门方向的右侧）。而大型会议则应考虑主席台、主持人、发言人位次。主席台的位次排列的三个原则是前排高于后排，中央高于两侧，右侧高于左侧（政务会议则为左侧高于右侧）。主持人之位可居于前排正中，亦可居于前排最右，发言席一般可设于主席台正前方，或其右前方。
安排座次除了要懂得座次的高低外，还应明确参会人员身份的高低。通常在任何一个机构内都有一个不成文的排序原则和习惯，在确定桌牌排列的次序时，要在尊重习惯的前提下，根据参会人员的实际进行仔细推敲。在无绝对把握时，可向领导或同事请教。
（5）熟悉相关情况。
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办会的细节百密不可一疏（2）
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这是所有的会前准备工作中最容易被忽略的环节。就是要在会前抽出一些时间对与会议主题相关的背景资料进行必要的研究，要弄清楚有关问题的来龙去脉以及影响工作进展的症结所在，要对有关的数据了然于胸。因为你无法保证会议讨论的范围不会超出你准备的内容，而作为会议的主办部门的人员也应随时应对与会人员特别是领导的询问，如不能及时准确地回答这些问题，不仅会影响会议的进度和质量，也会给人留下工作能力不强或对所分管的工作心中无数的印象。
二、会议期间的组织工作
会议期间的组织工作至少应从会议召开前的半小时算起。
（1）再给参会人员提个醒。
如果参会人员不是很多，而会议内容又较为重要，且有主要领导出席的话，应提前给所有参会人员再打一次电话提醒。读到这里，你大概会有些不以为然了，反正通知已经发了，即使对方忘了开会的事情，责任也不在你，何必多此一举呢？其实不然，作为会议的组织者，你有责任保证会议准时顺利地进行，因此再次提醒也是必要的。如果对方真是因忙于其他工作而忘记了开会，经你的提醒后，对方自会心存感激。
另一方面，如果在会议开始后，真的发生多人未能准时到场的情况，出席的领导难免会怀疑这些人迟到的原因到底是对方忘记了，还是会议主办部门的通知有误。最可怕的是在这种情况下领导大多只是心存不满而并不当面责问，因而你根本无法找到辩白的机会，如此岂不是很冤枉吗？
（2）带齐相关的物品。
在你去会场之前应仔细检查一下所带物品是否齐全。一是与会议有关的各种资料和会议签到表；二是已经下发的会议通知，因为上面写有会议的时间、地点、参加人等相关信息，会上很可能会用得着；三是所有参会人员的联系电话，以备有人未到时催叫；四是记录用的笔和本。其中笔最好带两支，一方面防止因意外而影响记录，另一方面如果参会的人员中有人未带笔时可以借其使用。如果你用的是钢笔，则应提前灌足墨水。作为会议当然的记录人，无论何种原因，会议中钢笔没墨水了总是很尴尬甚至是很要命的事情。当然，如果能带个数码录音笔进入会场就更稳妥了。以上物品都收拾停当，就应该赶去会议室了。
（3）第一个进入会场。
作为会议的操办人，你应比其他参会人更早进入会场，具体的说你至少要提前15分钟到达会场。其主要原因是：一方面，作为会议的组织人，你应赶在其他参会人到来之前对会议的有关细节再进行一次检查，包括会议室的门是否已经打开，照明、音响、会标、空调以及会议用水等是否已经准备就绪。另一方面，如果参会人员先于你到达会场，却未发现任何要开会的迹象，则很可能对会议通知或自己的记忆产生怀疑而引起不必要的混乱。特别是当会议召开的时间与通知发出的时间间隔较长，或会议通知曾出现过变动（如曾变更过会议的时间或地点等）的情况下更是如此。
（4）做好会场的组织工作。
当参会人员陆续到达时，你的主要任务是签到和发放会议材料，必要时还要安排或引导参会人员就座。签到的主要作用一般有两个：一是对于某些重要会议，其签到表将作为会议资料的组成部分归档备查；二是作为人员到会情况的统计，对于大多数会议来说，后者的作用大于前者。因此，在签到过程中应及时统计人员到达情况，对未按时到达的应及时催找，在会议开始前的几分钟应向主持人报告人员到会情况，以便主持人作出是否准时开会的决定。
（5）应对意外情况。
对于办会人员来说，最令人头痛的大概就是开会时间到了而参会人员却不能到齐。打电话催人也就成了办会人员的重要任务，但电话催找的最大问题是你无法确定对方是将开会的事情忘记了，还是正在赶来的路上，或是临时有了什么特殊情况。如果催促的电话打得早了，被找的人可能正在路上，明明可以在开会前赶到的，如今被你电话一催就如同真的迟到一般，难免会令对方心生不满。如果真的等开会时间到了再打电话，则会直接影响到会议的正常召开，又会引起领导对你的不满。因此说，最好的办法还是如前面所说的，在会议开始前半小时到一小时的时候，对所有参会人员再提醒一遍。这种情况下，即使真有人未能按时到达会场，你也可以明确地告诉主持会议的领导对方很快能到，让主持人心中有数。
会议开始后，办会人员的主要任务是做好会议记录以及在必要时向会议提供相应的服务。会后的工作也不少，根据每个会议的内容和领导的具体要求不同，会议的收尾也不尽相同，但一般不外乎会议纪要的撰写、会议资料的整理归档以及会议议定事项的督办落实等几个方面。严格说来，这些工作已超出办会范畴，在此不再详述。
下次再聊，祝工作顺利。
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我参加了五人协调小组
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老生常谈
这段时间实在太忙了，每天至少要工作十三四个小时以上。每次见到枕头的那种亲切感比当年高考冲刺期间还有过之。因为——
[]我参加了五人协调小组
第5封来信第5封来信我参加了五人协调小组
老同志：
这些天里没有了我的催逼，你的心情想必轻松了不少。可对我连续多日不回信的行为，您一定会颇为不满吧？甚至会怀疑我对您的教程不似开始时那样上心了？我向您保证：绝对不是。一方面，我这段时间实在太忙了，每天回到宿舍时都已是半夜时分，人早已疲倦得不行，实在顾不上看您的来信；另一方面，我一直觉得读您的来信需要有充裕的时间、安静的环境和良好的心情，独坐在电脑前细细地倾听您的教诲，享受您的关切，品味您的睿智……这些天里，我虽不止一次打开您的邮件，但总是看看那充满诱惑力的题目《办会的细节——百密不可一疏》便强忍着退出来，生怕匆忙间无法领会其精要，辜负了您的一片苦心。
说了半天，我还没告诉您这些日子我到底在忙什么。最近由于国家对几种外贸商品的出口退税政策进行了重大调整，我们这家大型国企首当其冲地受到影响，而这种影响不仅仅是表面上的利润指标问题，而且要深远和复杂得多。对此，国家经贸部门专门成立了一个调查小组进行专题调研，我们公司就被确定为调研的对象之一。根据调查组的要求，我们公司从有关部门中抽调了五名人员组成临时协调小组配合调查小组开展工作，五人中有四人是四个部门的副部长，而第五个人就是我这个屁事不懂的小丫头。您可不要以为我能够进入这个五人临时协调小组意味着什么，其实原因很简单，前面四个人是负责协调的，而我则是负责跑腿的。当时，这个跑腿的名额给了我们总裁事务部，而部里的每个人手头都堆着一大摊子事，只有我是个闲人，领导就把我派了出去。
去之前也没觉得有什么，反正在哪也是打杂跑腿呗，可报完到，才发觉事情远非想象的那样简单：一来其他四人除了协调调查工作外，自己本身还都有一大摊子事，所以只是有事的时候才露露面，大多数时间根本不见人影。我不仅成了唯一的常驻代表，而且还担负起调查组与协调小组之间的联络员职责。二来调查组人手少，调查内容复杂，加之上级限定的期限又非常的紧，所以大家每天的工作时间都在十个小时以上。我负责的工作包括：根据调查组开列的题目到公司有关部门收集各种调研资料、各种会议的记录、各种文字材料的整理打印装订、各种文件资料的管理，以及为调查组端茶倒水整理房间等相关的服务。
您是内行，一定可以想象得出这是多大的工作量了，最要命的是我在此前对这些工作几乎一无所知，工作起来的难度就更大了。所以说，其他人每天的工作时间一般不少于十个小时，而我每天的工作时间则至少要在十三四个小时以上。每天工作结束后回到自己房间，见到枕头的那种亲切感甚至比当年高考冲刺期间还有过之。
工作忙我倒不怕，最叫人头疼的莫过于根据调查组的要求向公司各部室收集有关资料的工作了。由于此次调查涉及范围较广、层次较深，再加上调查组与公司看待问题的角度差别较大，调查组开列的题目公司回答起来都颇感吃力，所以遇到的阻力都比较大。要么一拖再拖，要么敷衍了事，我这个小姑娘就成了钻进风箱的老鼠——两头受气。催得紧了，人家根本不买你的账，时间拖得长或答复得不像那么回事，调查组这边又交不了差。真是难死人了！有时我真想问问您该怎么办，可想想您发来的邮件都没时间看，问了又能怎样呢？幸好财务部的那位副部长（是五人协调小组成员之一，本来他在组内的工作最多，可由于忙把大部分工作也都推到了我身上）见我可怜，在每次遇到难题时都会帮我出出主意，甚至亲自出面帮我搞定，才使我不至于太狼狈。
虽然这期间冒傻气的次数不少，但总算完成了这次任务。在调查组撤离之前和公司领导座谈时，还大大地表扬了我一番。后来回到部里，部长也说我任务完成得不错，甚至还放了我半天假以示奖励。
现在终于可以静下心来读您的信了。真没想到上封信里刚对您讲了我在会议签到时“犯傻”的事，您今天就调整了讲述计划，为我讲解了办会的细节，而且是绝对地量身订做。如此的苦心，实在令小爽感动不已。感动之余也终于体会到了什么叫“百密不可一疏”，原来即使这样一个小小的会议，组织起来也有这么多的讲究，以这样的标准来衡量，自己要学的东西实在太多了。其中最令人感到震惊的是您关于会议通知发出后再确认，以及会前再提醒的细节描写，真不知道原来工作是应该这样做的。同时也发现了自己的百密一疏——如果不是恪守自己订立的这些破框框，强行将这封信推迟到此刻才读的话，也许我这一周多的工作会更加圆满一些的。
书到用时方恨少，这一周多的经历使我学到了许多东西，也使我对您的讲述有了更加深刻的理解，当然也就更加渴望及时得到您的教诲。您的“傻瓜教程”进度还是再快些吧。
祝全家好！
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确认与反馈（1）
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小爽
杜绝“大脑进水”最有效的办法是你在接受任务时要先确认。
赢得领导信任的最好途径是完成任务后及时反馈。
[]确认与反馈
第4封回信第4封回信确认与反馈
小爽：
信收到。在这封信里我重又感觉到了你那份固有的自信，用你自己的话说，工作中虽然仍不时地犯点傻，但看得出你做起事来已经越来越得心应手了。是不是可以说，至此，我们的小爽已经基本走完了从在校学生向职场白领过渡的第一个阶段——恐慌无措期。既然如此，我们关于工作的讨论又可以继续向纵深挺进了。
根据你的要求，从今天起我们就聊聊有关做事的一些细节——这也正是你很长时间以来一直期待的话题。一般说来，做事是一个较大的概念，大概人类所有有目的的活动都可以称之为做事。但这里探讨的做事只局限于工作中的一些具体方法和原则。
确认——帮你杜绝“大脑进水”的法宝
看电影引出来的确认法则。
我们这个年龄的人，小时候最高级的娱乐活动莫过于看露天电影了。在电影有限的题材中，数量最多也最令我们感兴趣的当属战争题材了，抗日战争、解放战争以及抗美援朝战争等。我甚至形成了“战争片”情结，成人之后，在电视中仍不止一次地重温这些早已稔熟的片子。但就在不知第几次重温这些片子时，一个早已熟视无睹的情节却引起了我的注意。在多部“战争片”中都有一个非常类似的情节，就是在指挥员布置完任务后，接受者都要当面重复一遍，即使在战斗最激烈的时候也是如此。
最初我只以为这不过是个习惯而已，并没有什么。后来想想不对，打仗可不同别的，流血乃至胜败往往只是顷刻之间的事，在这分秒必争甚至是千钧一发的时刻，如此重复（啰唆）岂不是浪费时间?导演如此安排是否有些做作？但后来随着阅历的增长，才明白这个情节非但不是做作，而且是极其必要的。因为只有这样，才可以确保执行者全面准确地理解指挥员的战略意图，避免双方理解上的偏差（重复有助于你加深对命令的理解，而对方也能从你的复述中及时发现自己的漏洞或你理解上的偏差，加以修正）。在分秒必争的时候，尚且不能省略复述确认这一环节，可见其何等的重要了。
什么时候需要确认？
在日常工作中，需要你复述确认的地方是很多的。当领导向你布置任务后，你需要以最精练的语言将其复述确认后再去执行；当你接到一个电话（如会议通知），你应当在挂断电话前向授话人复述一下电话内容；当你以传真、邮件等非面对面方式向某人传递信息后，应主动向对方确认是否收到、是否完整清楚、有无疑问等。
确认需要技巧。
话好说，但实际操作起来困难却不小。一是容易忘，特别是当任务紧急或手头工作非常多的时候，就常常顾不上了。对此没有更好的办法，只能靠习惯的培养。二是当对方并不习惯复述确认这种工作方式的情况下，容易被认为是多此一举甚至可能会给对方留下行事拖泥带水的印象。这说明我们在复述确认时还是需要讲究一些技巧的。
——当领导向你布置工作时，如果内容非常简单，你可以不留痕迹地进行确认：“我知道了，叫×××下午3点半之前把会议通知发出去。”“您要近三年的公司生产完成情况统计资料，我现在就去找。”当领导布置的工作内容较多或要求较为复杂时，你在进行复述确认时既要力求精练且富于条理，同时还应加入自己对交办事项的理解，准备采取的主要措施、方法等内容，“这件事我初步想这样办，您看行吗？”这样不但不会使领导感到啰唆，还会使他对此后的办理效果更加心中有数。
——当你接到电话通知时，由于授话人关注的焦点正是接收方能否全面准确地理解自己讲述的内容，所以当你主动要求复述一下通知内容时，对方会很乐意听的。关于接电话的礼仪和技巧等问题在这里还想再多啰唆几句。当你办公桌上的电话铃声响起后，要尽快接听。要注意养成左手拿话筒的习惯，因为这样当接收的电话内容需要记录时，你的右手可以很方便地拿笔记录。当然，平时注意在电话旁边备一支笔和便笺纸也是十分必要的。拿起听筒后应主动打招呼并自报家门：“您好，这里是××公司（部门）。”或“您好，我是×××。”说话时语气要亲切友好，要力争使对方从声音中感觉到你的微笑。
在你所接的电话中有相当数量是打给你所在部门的，典型的如会议通知等，接听后你还要将内容向领导汇报或转述。这时，你除了仔细听取、认真记录外，还要想到当你向领导汇报时，除了对方通知的内容以外，领导可能还会问到哪些问题，你在向对方复述确认通知内容的同时，还要将领导可能会问到的各种问题一并搞清楚（这样在向领导汇报时才不会出现一问三不知的尴尬局面）。最后，在通话结束前，不要忘记留下对方的姓名和电话号码，以便发生疑问时可以进一步核实。
——关于以传真、邮件等非面对面方式向他人传递信息后的确认问题，在前一封信讲述发放会议通知时也曾提及，这里我想着重说一下需多次重复确认时的一些技巧。比如你向对方发送了一份传真，你当然应该打电话确认对方是否收到以及内容是否齐全清楚等，但对方可能并不在传真机旁，或确认传真有问题还需要再重新传一次，这时你可能会还要再次甚至多次进行确认，执行起来很繁琐。其实你只需略施小技，就可以省去多次确认的麻烦，又可以确保不出差错，至少差错的责任可不必由你来承担。具体方法就是当你遇到类似情况时，只需在电话中说一句：“您看这样好不好，如果没有问题就算了，如果有问题请您给我来电话，我的电话是×××××××。”
总之，及时地复述确认不仅可以帮你避免大脑进水的情况发生，更重要的是它还可以帮你在领导和同事的心目中树立你工作干练、作风严谨的良好形象——这对于一个年轻人可是极为重要的。
反馈——帮你赢得领导信任的绝招
反馈与确认不同，确认大多在事先，其目的是为了确保执行过程中不出现偏差；而反馈则在事中和事后，是为了让领导及时掌握情况，以便及时决策或避免不必要的担心。
为什么要反馈？
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确认与反馈（2）
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作为下属，我们有义务对上级交办的任务负责。作为一名优秀的下属，不仅要善于完成领导交办的各项工作，而且还应向布置工作的领导及时反馈工作进度和结果，即所谓“事事有着落，件件有回音”。一般来说，对于比较重要的工作，当工作全部完成，或进行到一定阶段，或完成过程中遇到了困难甚至发生了始料未及的新情况时，我们都会及时地汇报，这一点并不太难做到。但对于那些不太重要，或领导甚至没有明确要求的小事情，就常常忽视了及时反馈，甚至会觉得整天拿着些鸡毛蒜皮的事在领导面前絮叨会有损自身形象。其实并不尽然。
每件事情都要反馈吗？
“事事有着落，件件有回音”并不意味着对接受的每一项工作都要进行反馈。至少以下几种情况我们就可以省去反馈的麻烦：一是当领导能够及时清楚地感觉到你的工作成果的时候。举一个极端的例子：领导正在开会，突然停电了，领导叫你去探明原因，你去后很快恢复了供电，会议继续进行。如果这时候你再向领导说明情况就显得多余了。类似的情况还有很多。再如领导交办的一些私事，一般情况下办后也无需反馈，因为办理的结果通常会通过领导的私人系统反馈到领导耳朵里，如果你再汇报就有表功之嫌了。二是经过长期的磨合，在千百次的准确执行过程中，你的办事能力已经获得了领导的充分信任，凡是交你办的事从未出过差错。这种情况下，你可以不必事事汇报。
反馈有缓急之分吗？
有些事无论领导多忙都要立即反馈，有些情况的反馈则要掌握好时机。衡量一项工作是否必须立即反馈的标准不是看事件本身的重要程度，而是看领导对这件事情的关注程度和这件事的紧急程度。随便举几个例子：领导正在组织一个重要会议，而会后还要赶着去拜会一个重要客户，请你帮忙要车。这该算是小事了吧？我们只需打个电话即可，事后还需要反馈吗？再如，领导的上级急需一份资料，领导请你帮忙送过去，事后你需要向领导反馈吗？
不知你是怎样认为的，依我说，这两件事都需要反馈，而且还要尽快。先说要车。很显然，领导是在赶场，时间性非常强，各环节间决不允许出现任何纰漏。处理这件事的要诀有二，一是在通知司机出车时间时，要有一定的提前量(不少于10分钟)，二是要及时反馈，这样领导才不会担心后面的拜会而安心开会。如果你没有及时反馈，而恰巧领导散会后在指定地点又找不到车（司机晚到几分钟是常有的事），领导会作何感想？至少会给领导留下该同志办事不牢靠的印象。至于送材料的事，因为事关领导的上级，领导会十分在意你送到的效率和上级的反应，只有得到你的圆满答复才会令他放心。
反馈同样需要技巧。
对于那些不是很急迫的工作，反馈时就要掌握时机了。最好选择在领导不忙或没事的时候，如与领导一同坐车或大家在一起闲聊的时候，汇报语言应力求简练，突出结果淡化过程，切忌将汇报变成表功会或诉苦会，否则容易使领导怀疑你汇报的动机而达不到应有的目的。汇报方式也应尽量随意一些，像聊天一样，不露痕迹地将需要让领导知道的信息传递出去。这样不仅领导听起来轻松，也不会给周围的同事留下你这个人喜欢围着领导转的不良印象。
时间不早了，由于涉及这方面的内容较多，一时间很难说得清楚，还是留待下封信里再说吧。
祝工作顺利。
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做事越多出错越多吗
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老生常谈
对于我们这些职场新人来说，在工作中究竟是多做一些好呢，还是少管闲事好呢？真的像大家说的那样——
[]做事越多出错越多吗
第6封来信第6封来信做事越多出错越多吗
老同志：
今天我是在上班时读您的这封信的，这可是第一次。这两天我们的科长陪部长出差了，我手头的工作也都干完了，终于有了这难得的喘息之机。坐在办公室里读您的信其感觉与以往颇有不同：一边咀嚼着您关于做事的智慧，偶尔再回头看看身边那些低头忙碌着的同事们，心中便会生出一些对照与联想：这些工作经验与阅历要远胜于我的同事，他们是怎样看待和把握这些工作上的细节的呢？在以往的实际工作中，他们遇到相似情况又是怎样行事的呢？这种对照与联想大大加深了我对您所讲述内容的理解。
不知怎么搞的，随着您讲述内容的逐渐深入，在我的内心深处反倒越来越多地感到了一种压力和恐慌，一种与工作之初全然不同的压力和恐慌。如果说当初的这种感觉完全是出于无知，那么如今则恰恰相反。应当说在最初的两封回信里，您帮我澄清了许多模糊的概念，而后两封信里您所讲的内容则使我惊讶地发现，在那些毫不起眼的小事之中，却隐藏着那么多的沟沟坎坎，稍有疏忽都可能捅出大漏子。以我这风风火火的性格，要想达到您的要求恐怕不是一天两天的事情。
透过最近这两封信里有关做事的诸多细节的描写，使我对您行事风格和做事原则极是折服——力求最好，不出纰漏，为此甚至要做一些超出自己职责范围的工作。但我常听同事们说的一句话却是“做事越多出错越多”。我想了半天也搞不清这两种说法是不是互相矛盾，对于工作上的事，到底多做一些好呢，还是少管闲事好呢？望老同志不吝赐教。
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不要将球停在自己脚下
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小爽
不论是工作还是责任，千万不要把它滞留在自己手里。如果不能保证及时准确地把它传递出去，不如从一开始时就不接。
[]不要将球停在自己脚下
第5封回信第5封回信不要将球停在自己脚下
小爽：
来信收到，工作时间看信写信可不好，领导在与不在应该一个样才对嘛——开玩笑的。
在信中你提出了一个十分尖锐的问题：工作中应不应该多管闲事？
近些年来，有一种说法十分盛行，即“无功便是过”。其实我倒觉得对于我们这些以事务性工作为主的小人物来说，更应该树立一种“无过即是功”的思想。正如你在信中总结的那样——力求最好，不出纰漏。就像踢球，破门得分当然是一个球队的终极目标，但不能因此就要求场上的所有队员都围在对方球门前，去争抢临门一脚的机会。在绝大多数的时间里，我们绝大多数队员的职责是拦截、抢断、盘带和传递。那么，能否及时准确地将传到自己脚下的球传出去，就成为衡量一名球员是否优秀的重要标准。
这个标准里至少包含了两个基本要素：及时与准确。先说准确。上一封信里讲到的确认与反馈都是保证你将工作中的球准确地传递出去的重要方法，为了便于你的理解，还想再啰唆几句。如果从概率论的角度而言，当然是做事越多出错越多，但我们总不能因此就消极地一事不做吧，正确的态度应该是在积极做事的基础上避免出错。如果分析出错原因，就会发现最容易出错的环节常常是职能交叉的地方，即两个人（或部门）的结合部。那么怎样才能有效地杜绝在职能结合部位出错的现象呢？用我自己的话说就是——将自己的职责范围向外扩大一环。
需要注意的是，将自己的职责范围向外扩大一环只是为了确保将接力棒递交到下一名队员的手中，不让棒落到地上，而不是代替队友跑下一棒。从这个意义上说，分清职责又是十分重要的事情。在我们的身边，好心办坏事的情况是很多的，例子也是不胜枚举。
我自己也曾做过类似的傻事。有一次，其他处室的一个做文书的老大姐，来我们部门退还文件。她似乎并不知道我们处接收文件的工作应归文书老王负责，进门后第一眼看到了我，就过来要求我签收。我虽觉得这样似有不妥，但由于当时很年轻，面对这样一位年长我许多的老大姐的要求，实在很难拒绝。何况老王在另一幢楼办公，离此甚远，叫老大姐拖着胖胖的身子再跑这样远的路也有些于心不忍，所以略一迟疑便接了下来。心想，还是我替她给老王送去吧。但令我万万想不到的是，老王看看文件后却说：谁让你接的，这个文件是需要几个部门会签的，她们部门阅后应依次传给下一个部门。你给她退回去，叫她依次向下传。
至此，我才知道自己又办了一件傻事。真的退回去吗？想想老大姐那晴转多云的脸色，我立刻打消了这样的念头。再看看老王那倔倔的神情，知道指望老王收下文件也是不可能了。最后只好跑到下一个部门才把文件传了出去，同时也暗下决心再也不管这闲事了。
可没过几天，那位老大姐又来传文了，一进门就径直向我走来。这次我可吸取了上次的教训，明确地告诉她，文件应该直接送给老王。老大姐听后似乎很不高兴，上次不就是你接的吗？你们处到底有没有个准谱？虽然在我的再三解释下，老大姐走了，但脸色远不像上次离去时那样好看。
问题出在哪里呢？很显然，如果我一开始就把问题讲清楚，告诉对方应该将文件退给老王，就不会有后面一系列的尴尬了。当然，拒绝是要讲究一些技巧的。仍以此事为例，在老大姐第一次来退还文件时，不仅要向对方讲清情况，还要使对方能够愉快地接受。如：对不起，我们处有规定，这份文件应该由老王签收，您是不是再辛苦一趟直接给老王送去？如果您实在忙不过来，我就替您跑一趟。话说到这份上，对方一般都会高兴地转身离去。即使对方真的因为某种原因请我们代劳也会心存感激的。真若如此，我们也就只能辛苦一趟了，同时别忘了告诉对方：如果老王那边有什么问题我再找您。此后如果真的遇上老王拒收等意外情况，我们再回头找她，她也不会怪罪到我们的头上了。最后，即使真的不得不由我们替她把文件传给下一个处室，那么在对方心中则又会对我们多出一份感激。
你说，有了以上的经历，老大姐还会第二次请我签收文件吗？当然不会。
这就是拒绝的艺术——在拒绝的同时，还应让对方心生好感。
做好你该做的事情，同时也要善于对不该你做的事情说不。
什么是你该做的事情呢？一是岗位职责范围内的事情，二是领导交办的事情，除此之外都不属于你该做的事情。当然，“不属于你该做的事情”并不等于“你可以不做的事情”，为了保证一个组织的正常运行，每个人在做好本职工作的同时，还应该善于合作、补充和互助，即做一些属于你职责范围以外的事情。
最聪明的做法是，每当你接受一项任务的时候，首先要分清是否属于你该干的事情。是，则无条件地做好；不是，则应分清责任——叫我干可以，但我这是在替你干，是帮忙。分清责任后也应有选择地做，下列三种情况最好还是不介入为妙：一是要你做的事情已经超出了你的能力所及（答应下来的事就应力争做好，做不好不如不做，不要帮倒忙），二是分内的事情已令你无暇他顾（不要种了别人的地，荒了自己的田），三是你的介入于事并无补益。前两点较好理解，第三点可能略显抽象，举个例子就好理解了。
大概我们每个人都有过类似的经历：你正欲外出办事，有人来给你邻桌的同事送材料，恰巧你的同事也外出未归，这时来人就请你代为收转，你该怎么办？收还是不收？
以我的经验，首先要看这材料是否该由你的邻桌接收，来人事先是否已经与其联系过，确认无误后可代为接收，否则最好请来人与你的邻桌通话后再接收，或者干脆请他下次再来。再看材料的紧急程度，如果不是很着急，你可先行代收，外出回来后再转给你的邻桌（应确保事后及时将材料转给你的邻桌，千万不要接过来却忘记转交）。如果材料很急，你外出的时间又较长，应通过请其他人代为接收等方式解决，绝不能自己贸然接下来。如果材料不是很重要，也无需签收，送件人决定将其放在收件人的桌子上是可以的。但此时你千万不要好心地接过来代其放到邻桌的桌子上，材料虽然只是在你手上过了一下，此后一旦发生意外（如文件丢失等），责任就很可能随之转移到你的头上了。
下面再说说及时的问题。准确是不失误，及时就是不耽误，就是在第一时间内完成你应该做的工作。
很多人都有办事拖拉的习惯，觉得反正还有时间，忙什么。其实不然，既然你已经接受了这项工作，迟早都要干，我们为何不早一些干完它呢？在规定的期限内完成你的工作是对一个人的起码要求。与不失误的要求比起来，做到不耽误似乎更难，这是由于人的惰性所决定的。不要过多地强调领导给你的（或这件工作本身要求的）最后期限，因为你随时都有可能接受新的工作，这时双重的工作可能会给你造成过大的压力，最终使工作无法达到应有的质量。另一方面，领导随时可能会将工作的最后期限提前，使你措手不及。这种情况下领导考虑的不是离最后期限你应该还有多少时间，而是在此前我已经给了你多少时间。要想给领导留下好印象，就应该学会用领导的思维方式去思考问题。
如果需要对今天的话题进行一下总结的话，就是：不论是工作还是责任，千万不要把它滞留在自己手里。如果不能保证及时准确地把它传递出去，不如从开始时就不接。
为了便于你的理解，啰唆得连自己都厌烦了，就此打住。
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代人受表扬，心里有点虚
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老生常谈
从上班到现在，没有人明确地告诉过我哪些工作是你分内的，哪些工作是你分外的，似乎所有的事都是你应该做的。不论是任何人指派的任何工作，哪怕你稍显迟疑都是不够积极主动，嗨……
[]代人受表扬，心里有点虚
第7封来信第7封来信代人受表扬，心里有点虚
老同志：
来信收到，可能是多日来从您的信里读到的诸如应该做什么，应该怎么做的要求太多了，今天突然看到了这么多不要做什么的忠告，极是亲切。特别是当我读到“一是岗位职责范围内的事情，二是领导交办的事情，除此之外都不属于你该做的事情”时，我的鼻子都有点发酸了。从上班到现在，没有人明确地告诉过我哪些工作是你分内的，哪些工作是你分外的，似乎所有的事都是你应该做的。不论是任何人指派的任何工作，哪怕你稍显迟疑都是不够积极主动，真的叫人越干越茫然。当然，“不属于你该做的事情”并不等于“你可以不做的事情”。弄清了分内与分外，再加上您教导的那些方法，应付起各种情况来就轻松多了。都说“姜是老的辣”，果然不差。
星期二下午，是我们公司本部各部室雷打不动的政治学习时间。今天我们学完规定的内容后，部长又拿出了一份《秘书工作》杂志，就其中一篇题为《从一件小事看办公室人员应当强化的三种意识》进行讨论。所谓一件小事说的是某市市委书记在外考察时，电话通知市委办公室信息科刘科长复印一份资料放到他办公室。刘科长将资料复印好，交给通信员放到了书记办公室。第二天，书记考察归来，又电话通知刘科长将上述资料再复印一份送办公室，接着去参加一个会议。刘科长有急事外出，将此任务交给了信息科的吴秘书。吴秘书复印好资料后让通信员放到书记办公室。通信员说：“资料昨天已经放过一份了，没必要再放。”吴秘书信以为真，随手将资料搁置一旁。书记开会回来，不见复印的资料，责备道：“办公室是干什么的，连一件小事都办不好!”
文章通过对这件小事的分析，指出通信员、吴秘书和刘科长三人分别缺乏的三种意识：服从意识、确认反馈意识和督查意识。
接着，部长要求大家针对这篇文章谈谈感想，大家都谈了一些各自的体会，轮到我了，我就把您前几封信中讲到的内容按照自己的理解谈了出来，没想到大家的反响很是强烈，特别是我们部长更是大加赞赏，说我虽然参加工作时间不长，却肯于钻研，不仅工作上进步挺快，还能悟出这么多的道理来，真是不容易。当时我的脸红红的很不自在，本想讲出实情，可鼓了半天勇气，最终还是没有说出口。您说我是不是挺虚伪的？事后我还宽慰自己，别管虚伪不虚伪了，反正您这些天的心血没有白费，您的徒弟开始给您争光了——虽然这光小得有点不值一提。
不知这次您该给我讲什么了，大概还是关于做事方面的细节吧？做事的内涵这样广，怕不是短短两封信所能讲清楚的。
您每天既要上班，又有那么多的应酬，还要还债似的给我写信，也够辛苦的，还是请您悠着点，要是累坏了身体二婶该找我算账了！
问二婶和鑫鑫好！
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不忘事、不误事与做好事（1）
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小爽
不忘事就是要从清理桌面开始改变你的不良习惯，培养良好习惯。
保证不误事的秘诀是要分清事情的轻重缓急，学会“弹钢琴”。
做好事则要善于抓大放小，做好重要的事情。
[]不忘事、不误事与做好事
第6封回信第6封回信不忘事、不误事与做好事
爽丫头：
得知你受到了表扬，心下甚慰。虽寥寥数语却意义非凡，这既是对你近来工作表现的肯定，同时也是对我们这种交流方式的肯定。老同志虽老，却仍改不了给个棒槌就认真的毛病，说不得以后回信的任务更得加紧点才是。
如果我们对做每件事情的全过程进行一下细分的话，就不难发现我们所做的每一件事情都包含着三个部分：接受——实施——交付（包括反馈）。我在前两封信里所讲的做事的细节主要侧重于前后两个环节，即接受和交付。包括怎样从领导或他人那里接受任务，这些任务中哪些该接受哪些不该接受，对该接受的任务如何保证理解准确不出差错，对不该接受的任务又该如何巧妙地拒绝；任务完成后又如何及时准确地交付给下一个环节，以及必要时向交待任务的一方进行反馈等等。
在后面的两封信里，我将重点说说做事的中心环节——实施，即怎样做事的细节。
一个人每天要做的事情实在太多了，对于大人物来说叫做日理万机，而对于我们这些小人物来说也称得上是千头万绪。有岗位职责规定的，有领导临时交办的，有同事请求帮忙的，更有莫名其妙落到你头上的。那么怎样才能保证对这些事情做到及时准确无一遗漏、轻重有度缓急有序、条理分明恰到好处呢？这里面还真有几个小诀窍呢。
一、保证不忘事的秘诀
对于任何一个人来说，丢三落四马大哈都是很大的缺陷，这样的人在领导心目中是不可信赖的，越是关键时刻越是如此。你可能会说，我这人就是天生的粗心，怎么也改变不了。不是的，粗心不是天生的，是可以改变的，改变的方法就是培养良好的做事习惯。
你知道，从去年夏天开始，鑫鑫也上小学了，由于我和你二婶工作都很忙，没办法每天接送他上下学，所以从开学第一天起我们就要求他独立上下学。从我家里到学校大约有一公里的路，这可是这座城市里最繁华热闹的一段路呀。此后我们暗中跟踪了他几次，见他在穿马路、过天桥时倒也机警，应对各种情况还算得体时也就基本放心了。但令我最不放心的却是他一旦发生意外情况怎么办？比如出门忘记带钥匙、回家后打不开门、上学时忘记带书本等等。所以我从开学第一天起就为他准备了一套家里的钥匙、一张IC电话卡，并详细地规定了IC卡、钥匙在书包里的放置位置，回家后书包、饭盒等物品的放置位置，以及做完作业后收拾书包的程序等。每天下班回家后，我的第一项任务就是严格检查他对上述要求的执行情况，一旦发生问题立即纠正。几个月下来，还真就帮他养成了在规定位置放置上述物品的习惯，而令我最为担心的忘记带钥匙一类的问题自然也就没有发生过。其实，鑫鑫就是所谓天生的粗心之人。从上学之日起，大小考试经常丢冤枉分，丢的分基本上都是60＋9＝96一类的低级错误。
每每提及鑫鑫的粗心，你二婶总说是承受了我的遗传。的确，想当年我也算得上个出名的马大哈，仅举一例为证：当时我刚刚调到局办公室不久，分管公文核稿。有一天办公室主任有点私事急待处理，自己又走不开，就叫我代他去办。正要出门，组织部门送来一份处级干部任免名单，要求尽快发文。我告诉对方明天一上班就发，随手将其放在自己办公桌上的一堆文件上面，便匆匆走了。第二天上班后早就将此事忘到脑后了，而那份被放在文件堆最上面的任免名单很快又被新来的文件覆盖了。一个星期之后，被调整的干部由于拿不到任免文件而无法赴任。事情被反映到组织部门，组织部门一查发现文件根本没发，便找到了我们部门的领导，我们的主任听后自是勃然大怒……至今回想起当时的情景仍是心悸不已。幸好几位领导对我平日印象不错，认为这只是一次偶然事件，加之我当时急于外出事出有因，只是在全室的大会上狠狠地批评了我一顿便没再深究。但这件事对我却触动极深，并成为我人生中的一次重大转折。从此，我开始重新审视自己的工作方法和行事习惯，也才有了今天的自己。
说了这么多，只是想证明一点，粗心不是天生的，粗心完全来自于你的不良习惯，改掉那些不良的习惯，也就克服了粗心的问题。
从清理桌面开始改变你的不良习惯。
我们每个人每天都会接收大量的文件资料，接收后我们应立即着手处理，处理完毕后应立即送出去，不要停留在你的手中。这是一个人提高办事效率，避免工作被动的最有效手段。当然，我们每天还会有大量的文件资料、单证票据等，接收后暂时无法处理或一时难以办完，或办完了却一时无法送交下一个环节，那么就暂时把它收起来，而不能在案头一堆了之。
办公桌上文件资料堆积如山，并不意味着它的主人是在日理万机，而只能说明这个人工作起来缺少条理，文件资料乱堆乱放，这不仅无助于工作效率的提高，而且可能会使你找不到要找的东西。培养良好的习惯可以从使用两件物品开始。
秘密武器之一：文件夹。
首先将你的工作进行分类，将每类工作可能形成的有关资料或单证建立一个文件夹。将平时工作中所形成的所有文件都及时地归入相应的文件夹中，这样不仅可以使你的办公桌变得干净整齐，而且可以使你在任何时候都能在最短的时间内找到你所需要的各种资料。另外，再建立一个待办或临时文件夹，将所有待办、在办或办完未及送交出去的文件或资料放进这个文件夹，并养成一个习惯：每天早晨或下午上班后，首先浏览一下这个待办文件夹。这样即可保证重要文件不会在你的手里丢失，而且也不会遗漏重要工作了。
对重要文件要注意加锁。很多人对此可能很不以为然，可一旦出了事，则悔之晚矣。现实生活中，同事之间因关系不睦或打击竞争对手而将对方随手丢在办公桌上的文件毁掉，令对方最后无法交差的事情是屡见不鲜的。
秘密武器之二：记事本。
记事本又叫效率手册，实乃职场人员安排工作、提高效率的一件利器。效率手册每年一册，按日期排列，根据记事本的规格和页数不同，每日占有半页或一页空间。
使用方法：每天利用下班前的一点时间将第二天需要做的事情记录下来，每天上班后根据记事本上的安排，按照事情的轻重缓急逐项完成。每完成一项，就在该条记录前画上“√”，当天未能完成的在该记录前画上“×”，同时将其抄录为第二天的待办事项。
对于某些需要延迟办理的工作，在选择记录日期时应做好提前量。如你向领导汇报某项工作时，领导提出在本月15日左右召开一次专题会议。这种情况下，你就应根据具体情况在10日左右的待办事项内记上一笔：向领导请示有关召开专题会议事宜。有了这样的提醒，届时你就可以很从容地做筹备有关会务的工作了。
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不忘事、不误事与做好事（2）
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最容易被遗忘的是那种间隔较长的周期性事务工作，如财务人员每月某日报税、某日交保险等，每月只有一次（有些工作间隔更长，一年只有一两次），而每次的时间性又非常强，一旦错过后果又比较严重。对于类似情况，只要我们在每项工作规定日期的前一两天将其记录为待办事项，我们就不用担心遗忘了。
要想让记事本真正发挥效用，还要养成两个良好习惯：一是记事本要随身携带随时记录，当你在自己的座位上时，记事本应放在你随手可及的地方，当你开会和外出时（包括下班回家），记事本也应随身携带，一旦接受了新的工作或想起了需要做的工作，除当即完成的以外，均应及时记录下来以免遗忘。二是记事本要勤翻多思，要养成工作间隙勤翻记事本的习惯，看看今天记录的待办事项还有哪些没有办，下面该办哪一项了（记录了不看也就失去了记录的意义）。如果时间允许，再看看前一阶段已经完成的记录和今后一段时间的待办事项，系统地想一想后面还有哪些工作要做。这样的头脑风暴法不仅可以帮你挖出许多被遗忘的工作，而且还可以丰富你的工作思路，产生许多新点子新设想。
当然，记事本除了可以帮你有效安排工作确保不忘事以外，还是一份十分有用的工作记录。遇有撰写年终总结或回忆某项工作时，打开记事本，你所做的各类工作便一目了然了。
虽然说了这么多，但严格说来，做到不忘事只是对一个人的基本要求，在此基础上还应做到不误事和做好事。
二、保证不误事的秘诀
所谓不误事是说做事要讲究次序，要善于分清事情的轻重缓急。我们每天需要处理的事情大大小小千头万绪，这么多的事情堆在眼前，该先做什么，后做什么，怎样才能保证时间效用的最大化，这些也都是颇有讲究的。
在时间管理学中，将要做的事情分为四类：重要且急迫的，不重要但急迫的，重要却不急迫的，不重要也不急迫的。在这四类事情中，时间管理学要求首先要做好第一类事情，其次是重要但不急迫的，再次是不重要但急迫的，最后是不重要也不急迫的。但我个人对上述做事的优先顺序稍有异议：我们首先要完成重要且急迫的工作是毫无疑问的，但接下来是该做重要但不急迫的事情还是不重要但急迫的事情呢？我认为应该是后者。
工作是否重要一般是就其影响程度而言的，而工作是否紧急则是就其时效性而言的。诚然，对于重要工作我们一般会给予更多的关注，也会投入更多的精力，要确保其完成的质量和达到的效果。但如果因此而忽视了一般性工作也是不允许的。特别是那些紧急工作，也许我们只需分出一点点精力就能完成它，但如果过度重视了重要工作而对之视而不见的话，小事也可能酿出大事故来的。
其实，只要我们善于将各类重要的与不重要的、急迫的与不很急迫的、费时多的与费时少的、说的与做的、耗脑力的与费体力的事情统筹考虑，做到见缝插针灵活调配，即使工作再多再重也是能够圆满完成的。
三、保证做好事的秘诀
不忘事与不误事都是为做好事服务的，把我们经手的每件事情做好才是最终目的。说起来简单，但真正要把我们经手的每件事情做好又谈何容易，特别是当我们要做的事情超出我们的精力的时候，要想做到这一点就更是难上加难了。
前面已经讲过，事情有重要与不太重要之分。在做事情上有一个非常著名的二八法则，即用你80%的精力做20%重要的事情，用20%的精力做80%不太重要的事情。对于那些事务性的、程序化的甚至一些例行公事类的工作，我们不应投入过多的精力。当然，少投入精力并不意味着可以不将其做好，只是说我们在做此类事情时要善于取巧。一是要善于借助外力，比如授权手下人完成（当然，以你现在的状况是无权可授的）。二是要善于合理利用时间，比如对性质相同或相近的工作采用集中处理的方式（集中一段时间打电话或处理文件等），而对一些小事情采取见缝插针的方式处理等。三是要善于利用历史资料。多年以来，我十分重视将自己工作中撰写的各类文字在电脑中分类存贮，因为这些总结、安排、措施等常常是周期性的，每当再次需要时，只需在原有基础上适当做些修补删改即可，这要比每次都另起炉灶节省很多精力。
要集中你的主要精力做好重要的工作。对于不同的部门、不同的时期甚至不同的人来说，重要工作的概念是各不相同的，这里所说的重要工作主要指以下两类：一类是该项工作完成质量的好坏可能会对公司、部门或你的领导产生重大的影响；另一类是该项工作完成质量的好坏可能会对你本人未来的成长产生重大的影响。以这两个标准来衡量你的工作，就能很容易地区分出哪些是重要工作，哪些是一般性工作了。
对待重要工作这里只想提示你两点：一是要树立精品意识，要力求尽善尽美，尽量减少或杜绝各类疏漏和低级错误。二是要处理好质量与效率的关系，要保证在规定的时间内完成你的工作，又要克服片面追求效率而牺牲质量的做法。举例说明：鑫鑫最近一次数学周测只得了80多分，丢分的根本原因依然是粗心。面对这样的成绩，他却振振有词地说：别看我成绩不太好，却是全班第一个交卷的。为了这80分的成绩和交卷的速度，那一晚，我和他进行了长达一小时的谈话。
说得够多了，下次再谈吧。
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谢谢老同志
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老生常谈
但愿我们的每一次错误都能变成人生的一份财富……
[]谢谢老同志
第8封来信第8封来信谢谢老同志
老同志：
来信收到，您的坦诚又一次使我深受感动。常言道：为尊者讳。而您为了给我讲清道理，将自己所犯的“低级”错误也拿出来为我剖析。而这样一个偶然的意外事件却能成为您“人生中的一次重大转折”，也真的令人钦佩，如果我也能够像您这样把每一次错误都变成一份财富的话，也许就不需要您每天这样苦口婆心地教导了。
盼着您的来信。
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水门事件与水杯事件（1）
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小爽
有时候，看似非常偶然的一个小小的错误，却需要你用一生的代价去弥补，而要想杜绝这种意外的发生，最好的办法就是养成一种良好的生活态度和生活习惯。
[]水门事件与水杯事件
第7封回信第7封回信水门事件与水杯事件
小爽：
来信收到，大概是出于礼貌，你把我忘记发文的事故归结为一次偶然的意外事件。其实，任何偶然之后都隐藏着必然。
不要忽视偶然事件的作用，偶然事件改写历史的例子不胜枚举，其中最典型的莫过于美国历史上著名的水门事件了。说它著名是因为水门事件是迄今为止美国历史上挑战宪法的最大政治丑闻，其主角则是实现中美关系正常化的美国总统尼克松，以至于这以后美国的许多政治丑闻均被冠以××门之称，如伊朗门、情报门、虐俘门等。说它典型则是因为水门事件是由多个偶然事件叠加在一起的意外事件，要知道，一个偶然的概率便已经很低，如果一大串偶然叠加在一起，其发生的概率实在是微乎其微了。
1971年，在任的美国总统尼克松决定竞选总统连任。为了在竞选活动中赢得主动，在尼克松本人并不完全知情的情况下，竞选小组内的一些人企图窃听竞争对手——美国民主党的总部。
所谓“水门”，其实只是一幢普通办公大楼的名字，普通到晚上除了设一名门卫外，既没有值班人员，也没有任何防盗警报系统。美国民主党总部就在它的六楼租用了几间办公室。可是，谁会想到，这幢普通的水门大楼经民主党这一租，就变得永远“青史留名”了。
这样的办公楼在美国首都华盛顿可谓无数。一到下班时间，楼外面的大门锁就调成只出不进的状态，也就是从里面可以打开，不论加班到多晚，都出得去；可是，想从外面进来的人就打不开门了。就这样一个大门锁，解决一幢大楼成百上千个不同隶属的办公室的晚间安全问题。
其实这样的安全系统只不过是防君子不防小人的摆设罢了。竞选小组雇来的几个人只用了一小块简单的胶带轻轻一贴，就使得那个“聪明的门锁”失效了。他们溜进大楼，在民主党总部的两部电话机上安装了窃听器，然后顺利撤退。他们指望此举可以带来大量有关民主党竞选时期的内部情况，以助于共和党尼克松的竞选，如果就此成功，也就没有“水门事件”了。
问题就在于这是一帮非专业的散兵游勇，他们的活儿干得非常“糙”。在此后的两个多月里，两个窃听器一个失灵，另一个质量也有问题，噪声太大无法录音，勉强窃听了一大堆毫无价值的电话之后，他们只好承认失败。如果他们能够彻底认输，也同样不会再有“水门事件”了。
不幸的是，这些人对此偏偏非常执著。“水门事件”终于在一大堆“偶然”之中，必然地发生了。
也许，促使他们再一次行动的原因之一，正是那个太好对付的门锁，因为一小块胶带就足以解决问题。可是，成也萧何，败也萧何，这一次，恰恰是一小块胶带把他们给毁了。
这一次，他们可以说是轻车熟路了。还是原来的老一套，他们白天到这座大楼里溜了一圈，趁机用胶带在门的侧面贴住门锁，这使得他们天黑以后可以从外面把门打开。在楼里办公的人们确实谁也没有注意这一变化，当他们走出大楼时，都以为身后的大门会像往常一样，“聪明”地拒绝进入者。他们都一个个放心地带上门回家去了。
唯一的一个例外，是那天值夜班的警卫弗兰克。这是一个年轻的黑人，也许是职业的关系，他比别人更仔细一些。总之，他发现门锁被人用胶带给贴住了。他顺手撕去胶带，按职责给他的上司打了一个电话。他得到的指示是再检查一下其他的门。
当时，弗兰克并没有感到太多的意外。因为在楼里上班的人那么多，常常有人加夜班，他们都没有大门钥匙，他们也都知道，下班时间一过，出去之后就进不来了。所以，弗兰克想，也许有人临时要出去一下，怕进不来才采取了这么个临时措施。所以，他并没有马上去检查。他出去买了点吃的，打算吃完以后再检查（注意，这又是一个意外）。
就在这个时候，那几个被竞选小组雇佣的家伙又出动了。这时已经是半夜了，他们胸有成竹地向已经贴好透明胶带的门走去。那是一个从地下车库进入楼梯间的门，直到他们伸手去开门，才意外地发现，门是锁上的。这一下，他们感到紧张了。
门锁是他们亲手贴上的，现在又锁上了，说明那张贴上去的胶带已经被人发现。大楼人多手杂，他们吃不准是下班的人发现后撕去的，还是专职的警卫人员发现了情况异常。如果是后者，他会不会已经报警？
他们在略一迟疑后，还是孤注一掷地进入大楼。门已经锁上了，他们花费了很长时间用一套特技才将门锁打开。值得庆幸的是，开锁的过程中居然没人发现。也许，他们开锁费了太大的事儿，好不容易打开了，就本能地想把它贴上，以免碍事。实际上，他们应该知道这锁是“可出不可进”的，既然已经进去了，这一贴完全就成了画蛇添足之举。这真是命中劫数。
意外的事情还远没有结束。待到警卫弗兰克吃饱喝足后，终于再次想起他上司的关照，决定重新检查一遍门锁，当他站在又被贴住的门锁的前面时，他不由得愣住了。他几乎不能相信自己的眼睛，刚刚被他撕去的胶带居然又回来了！他不得不立即在出鬼和出贼之间作出一个理智的判断。此时已经超过凌晨一点半，他再也不敢找任何理由安慰自己。他在报告上司的同时，向警察局报了案。
再说这些闯进去的家伙，就像任何千篇一律的电影情节一样，他们自然也不会忘记在大门外面派一个望风的。这个望风的家伙觉得自己得了一个最轻巧的活儿，悠悠地待在那里欣赏夜景，一点也没把渐渐驶近的一辆普通汽车放在眼里。车里下来两个嬉皮士打扮的年轻人，那个望风的居然就没想到他有必要向里面的人通报一声。
说句讲故事的俗套话，这叫“无巧不成书”。偏偏这两个“嬉皮士”就是便衣警察。原来警察局接到报案之后，立即通知在“水门大楼”附近当班的巡逻警车，可是巡逻警车正好汽油不足需要去加油（又是意外）。警察局值班的没办法，只好通知就近的便衣警察过去看个究竟。就这样阴差阳错，反而使得两名“嬉皮警察”逃过了望风者的眼睛，不至于打草惊蛇。
两名警察在和警卫通报情况之后，就先上到八楼的联邦储备委员会的办公室，然后兵分两路搜索过来。这时候，闯进来的那几个家伙，正因为打不开楼上民主党办公室的门锁，而在那里卸门呢。当他们终于得以进入办公室的时候，便衣警察也循声摸过来了。他们隐约看到一个黑影，举枪大叫一声“不许动”，只见办公桌后立刻举起好几双手。没有格斗，没有任何精彩情节，几个笨蛋乖乖地就给逮住了。
这就是水门事件的整个过程。但水门事件真相大白则是一年多之后的事了，其后果便是刚刚成功连任美国总统的尼克松不得不引咎辞职。
“水门事件”这样典型的偶然事件并不是经常发生的，但有时只是一个偶然的失误就足以影响我们的一生了。上封信里，我说在忘记发文的事故发生后，开始重新审视自己的工作方法和行事习惯。其实，在那次事故发生后，同事秦大姐给我讲的那个故事比这次失误本身给我的触动更为深刻。
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水门事件与水杯事件（2）
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在我所供职的那个办公室里有一份“定置管理制度”，上面明确规定：每人的办公桌上原则上只能摆放台历、笔筒、电话、电脑和台式文件柜等物品，但不能放文件和水杯。同时还规定：全室人员都要严格执行定置管理制度，养成良好的工作习惯，物品使用后要“物归其位，恢复原状”。
我刚刚调来的时候，对这样的规定就很不适应，特别是对办公桌上不准放文件和水杯一事更是不解，觉得很不方便。遇上领导检查了，就收拾一番整齐几天，检查风声一过便又一切照旧。对此，同屋的秦大姐没少给我提醒，我虽然表面上点头称是，却依然我行我素。忘记发文事故发生后，我的情绪非常低落，就在这时，秦大姐把我叫到一边，对我讲了那个让人一辈子都不会忘记的故事。
秦大姐是文革前的最后一届大学毕业生，毕业后在机关实习不到半年，就和许多知识分子一道下放到基层劳动，直到70年代末才被落实政策调回机关，重又干起了办公室工作。秦大姐可不是等闲之辈，由于家学渊源，她不仅文字功底十分深厚，又写得一手好字，而且心思缜密，办事利落，只几年的工夫就被任命为秘书科科长。别看只是个科长，却不是一般人能够胜任的，她不仅要安排几位秘书负责各位局长的日常工作，而且一些全局性的重要材料的起草修订、重大活动的安排布置等等都离不开她。有人说，许多甚至连某些副局长都说不清看不准的事，她却知道得一清二楚。全机关的人都知道，秘书科科长的位置对于秦大姐来说，不过是个短暂的过渡，办公室副主任，乃至办公室主任的位子似乎也只等着空出来便任她去坐了。然而，一个很偶然的小小意外却彻底改变了这一切。
这一天，突然接到市政府办公厅的电话通知，要求我们局第二天上午去市政府汇报港口下放地方管理工作进展情况。这可是天大的事，因为当时港口刚刚下划归市里领导，而市里对港口的管理模式尚未最后确定，局长汇报效果的好坏可能直接关系到港口今后几十年的发展。所以局里几位主要领导紧急召开会议研究汇报提纲，并要求秦大姐连夜把会议内容整理出来，第二天一早拿给局长去市里汇报。
那是80年代中期，不像现在，各种现代化办公设备一应俱全。那时写材料除了手抄之外，最先进的办公设备就是铅字打字机，打起字来不仅速度慢，而且修改起来很困难。那晚秦大姐和打字员小李被留下来加班赶材料。秦大姐写，写完了改，改过了叫小李打，打过再校对，再改再印，总算把汇报材料搞完了。看看还有时间，又整理了一些港口下放的相关性资料，为的是有备无患，让局长汇报得更充分些。等这些资料也理完了，天色已经发亮了，精神一放松，困意也跟着袭来。秦大姐把小李打发回家休息，自己也抓紧上班前的这点时间在办公桌上趴一会儿。
就在她睡得正香之际，桌上的电话铃声响了，吓得秦大姐眼睛还未睁开就伸手去抓电话听筒。就在这一抓之下，灾难降临了。由于用力过猛，电话线将办公桌上的一满杯浓茶掀翻了，茶水正好洒在那一叠材料上。汇报提纲、相关资料以及国务院关于将港口下放地方管理的那份红头文件全都未能幸免。秦大姐立刻疯了一般抓过抹布在这些材料上拼命地擦拭着，电话听筒里不住地传来“喂！喂!”的呼叫声，而秦大姐却已经顾不上了，只是拼命地擦拭着，一页一页地擦，一遍遍地擦。纸上的水被擦干了，黄黄的茶渍却怎么也擦不掉，有些字迹也被水洇得模糊不清了，一叠纸皱皱巴巴地比原来厚了一倍。秦大姐看着自己辛苦了一夜的劳动成果变成这个样子，不禁失声哭了。这时，办公室的门被推开了，局长站在秦大姐的面前，大声问：出什么事了，你怎么不接电话？
秦大姐知道瞒不过，便把那一叠已不成样子的文件材料递到了局长面前，局长的脸色一下子变得很难看，一句话也没说，把那叠文件重重地摔在桌上，转身走了。
文件虽是被摔在办公桌上，却比摔在我的脸上更叫人受不了。我当时甚至想到过死。真的，我到办公室六七年了，局长是有名的“笑弥勒”，你很少能够看到他对谁说话有不笑的时候，更别说发脾气了。但我心里头一点都不怪局长，我这个错误犯得实在是太严重了。事情虽然已经过去十多年了，但提及这段往事，秦大姐还是感慨不已，泪眼模糊。
我心里也充满了对秦大姐的同情，便替她鸣起不平来：其实这完全是一次意外，怎么能全怪您呢？要不是您写了一夜的材料，实在是困极了，也不会出这样的事呀！
秦大姐知道我是在宽慰她，凄然一笑，说：加班写材料是我分内的工作，与这次事故根本是两回事。再说，能否求得领导对你所犯错误的宽恕，往往不在于你犯错误的原因和动机，而是你能否设法弥补所犯的错误。而这也正是我所犯错误的致命之处。
不就是几页材料吗？重新抄一份不就行了？
哪有你说的这样简单，从事发到局长出发的时间已不足一个小时了，幸好那天办公室的杨主任担心有什么意外，也早早地上班来了。他立刻组织几个人分头整理，直到局长上车前的三分钟，才总算将一份七拼八凑字迹不一（既有手抄的又有打印的）的汇报提纲送到了局长面前。而那一叠厚厚的相关资料，实在来不及重整了，只好放弃。至于那份在首页上签满了有关市、局领导批示意见的国务院文件我们却再也无法把它复原了，而那是一份多么珍贵的历史资料呀。
事实上，这次意外真的影响了局长对市长汇报的效果吗？我问。
不知道。有没有影响，全在局长的感觉。局长走后，我主动找到杨主任，表示愿意接受上级的任何处分，并要求离开办公室到基层去工作。杨主任只是说你一夜没睡了，先回家休息，不要想得太多，其他的事以后再说。我知道这样的事他也做不了主，要请示局长以后才能定。
后来呢？
后来大概你也听说了，处分倒是没有，科长的职务也保住了，只是被调到了机关工会做女工工作。我心里非常明白，这已是考虑了我平时工作表现和许多人暗中向领导讲情的结果了。
早就听说秦大姐是老办公室了，后来不知的怎么干起了工会工作，直到这两年才又回到了办公室，原来其中竟还有这么一段故事呢！
见我久久不语，秦大姐平静了一下心绪，对我说：有时候，看似非常偶然的一个小小的错误，却需要你用一生的代价去弥补，而要想杜绝这种意外的发生，最好的办法就是养成一种良好的生活态度和生活习惯。
水门与水杯，两个风马牛不相及的事件，只是因为事出偶然，才被我放到了一起讲给你听。如果说前一个故事留给人的是滑稽，而后一个故事留给人的则是沉重。记住这两个故事，对你的一生都会有好处。
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苦闷，不知自己该干啥
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老生常谈
每次忙完手头的工作后，却常有一种无所事事的感觉。有时真的希望领导多布置些任务，省得自己闲在那里难受。
[]苦闷，不知自己该干啥
第9封来信第9封来信苦闷，不知自己该干啥
老同志：
这还是我第一次在读了你的来信后没有立刻给你回信。读了这两个故事，我感到的只是沉重，却一时不知道该说点什么，所以干脆就什么都不说，但关于水门和水杯的故事我会记一辈子的。
在您的谆谆教诲下，我已不像刚来时那样遇上什么事都不知如何下手了，一般情况下，自己分管的这摊子工作都能够应付裕如了，即使是领导交办的各种临时工作，也基本知道该从哪里下手了。但令我感到不安的是，在我忙完手头的工作后，却常有一种无所事事的感觉。为了不让这种感觉过于强烈，最初我还拿出英语书来看看，可越看越觉得书中的内容与实际工作相距过于遥远，实在提不起兴致，后来索性把书一撇，与其他同事一样，打打游戏聊聊天，来消磨这难得的闲暇的时间。但休闲的过程中，自己的内心却常常觉得一阵阵的发空，也知道自己这是在浪费生命。有时真的希望领导多交待些任务，省得自己闲在那里难受。
问问身边的同事，特别是那些年龄相当的同事，也全都或多或少的有同样的苦闷。
请老同志指点迷津。
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重新认识你的工作（1）
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工作中，有的人举重若轻，每件事都能做在点子上。也有的人，虽然兢兢业业勤勤恳恳，做起事来却总是合不上领导的节奏。究其原因，是后者对自己的工作缺乏深刻的认识。
[]重新认识你的工作第8封回信第8封回信重新认识你的工作
小爽：
来信收到，你在信中诉说的苦闷我很理解。对于大多数刚参加工作不久的年轻人来说，都有干好工作的愿望，特别是领导交办了一件工作后，更是会努力地将其做好。但在没有明确任务的情况下，就常常不知道该干点什么了。造成这种情况的原因无非有二，一是说明你到目前为止还没有一个明确的人生目标，人只有拥有了明确的奋斗目标，才能找出自己的差距和不足，进而明确自己的努力方向。你信中说开始时也曾试图用学英语来填充自己空闲的时间，但又觉得英语与现实的工作相距太远了而提不起兴趣就是这个道理。二是对你现在的工作缺乏深刻的认识，所以觉得该做的工作都做了，接下来就不知道还有什么可改进的地方了。
关于明确的人生目标问题，我想以后有机会再与你作深入的探讨，今天我们仅就如何改进你的工作谈谈个人的体会。
观察一下我们周围的人，你不难发现，有的人在工作中举重若轻，做起事来不慌不忙，有条不紊，每样工作都能够做在点子上。而也有些人，工作中兢兢业业勤勤恳恳，做起事来却总是合不上领导的节奏，受累不少，就是得不到领导和同事们的认可。造成这种差别的原因可能有很多，如人的做事能力不同等。但我认为最主要的原因是后者对自己所负责的工作缺乏深刻的认识。对这样的说法你可能会颇不以为然：不就是自己每天都要做的那点事吗？有什么认识深刻不深刻的？其实不然，如果我们肯花一点时间思考一下我们每天所做的每项工作的必要性与合理性，分析一下每件工作的来龙去脉或历史成因，在工作中多问几个为什么，这对做好你的工作将会大有裨益的。
你的岗位职责是什么？
在很多单位里，对每一个岗位都制定了明确的岗位职责，你只需按着岗位职责的要求去做就可以了。但有些单位却没有成文的岗位职责，或岗位职责与现实要求存在着明显的出入，这种情况下就要花些心思研究一下你真正的岗位职责是什么了。每一个岗位分管的工作一般都不止一项，在这些工作中，有岗位要求的，有领导指派的，有从你的前任那里继承来的，有临时摊派的，也有友情客串的，不一而足，所有这些都应该做到心中有数。
在清理自己的职责范围时最应引起我们注意的是那些有争议的工作，在你看来应该归别人负责，而对方却认为应由你来负责的，对这类工作一定要及时地分清隶属，必要时可请示领导，以免出现无人管理或重复管理的现象。
严格来说，岗位职责是一个立体概念，除了前面讲的范围外，还有一个幅度的问题，即对你所分管的工作负责到什么程度为宜，一旦超出这个幅度就不是你来负责的了。举一个简单的例子，某公司招待费管理办法中规定：每餐标准在200元以下的招待费由秘书负责审批，每餐标准在200～500元的招待费由办公室主任负责审批，每餐标准在500元以上的招待费由公司经理负责审批。如果你是该公司的办公室主任，你的工作职责是负责对每餐额度在200～500元的招待费进行审批，低于或高于这个额度的招待费的审批都不属于你所负责的工作。
在管理学中讲究纵向到底，横向到边，只有准确地了解自己职责的底和边，你的工作才不会出现纰漏。搞清自己工作职责范围的最好办法是研读岗位职责，并在平时的工作中仔细观察揣摩，有必要时可以直接请示你的领导，他一定能够明确告诉你该岗位职责都包括哪些。
你最重要的岗位职责是什么？
对你所分管的各项工作按重要程度进行排序，看看哪些是最重要的，哪些是较重要的，哪些是不太重要的？你的领导对你所分管的工作是如何看待的？站在他们的角度再对你所分管的各项工作作一次排序。你周围的同事呢？他们对你所分管工作的看法未必与你完全一致呀。把这几种排序结果统统列出来，进行一番研究，你可能会对你所分管的各项工作产生新的认识。明确你的岗位职责中的轻重缓急，才能科学地分配精力，达到事半功倍的效果。
衡量你工作好坏的标准是什么？
由于工作的性质不同，衡量每项工作好坏的标准也不尽相同，有的重在创新，有的要求不出纰漏，有的讲究效率，有的关注数量，有的一俊遮百丑，有的一错掩百好。不仅如此，站在不同的角度上，看待同一件工作，关注的重点也不尽相同，在很多情况下，你努力的重点有时并非领导关注的重点，我们日常工作中对领导的诸多抱怨绝大多数都是由于双方关注焦点的不同而引起的：我们作了99%的努力，甚至取得了99%的成绩，领导却视而不见，偏偏抓住我们1%的疏漏不放，分明是故意和我过不去。其实，很有可能你这1%的疏漏却恰恰是领导最为关注的重点。
某公司宣传干事小李爱好新闻写作，某日根据公司一次生产动员会的情况写了一篇新闻稿寄给当地的日报，由于稿子质量较高，也正符合当前的宣传重点，便在一个显著位置以较大版面刊登了出来。稿子见报后小李很得意，便找到宣传部长大张邀功请赏。没想到大张看后却暴跳如雷。原来，由于小李一时疏忽，在罗列会议出席人员名单时错将公司常务副总经理的名字列到另一位副总经理之后了。
小李对此颇不以为然：不就是排序出了点差错吗？我又不是故意的，大不了我当面向两位领导解释一下不就行了，也用不着发这么大的火呀，成绩还是主要的嘛!大张却不这样看，他有些气急败坏地说：小错误，你知道这排序一乱可能会在公司内外造成多大的混乱吗？人们可能会因此认为公司的领导层内发生了某些变化，甚至可能会被某些别有用心的人加以利用，在公司内产生不必要的混乱，难道你能够向所有看了这篇报道的人都当面进行解释吗？直到此时，小李才知道自己所犯错误的严重性。
从某种意义上说，我们是为领导工作的，衡量我们工作质量的好坏是以领导的好恶为标准的（需要明确的一个前提是，领导的好恶与组织的目标是相一致时），所以说，能否站在领导的角度去研究我们所负责的每项工作，是我们做好工作的前提。
你所负责的每项工作以及它的步骤、程序等都是必不可少的吗？
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重新认识你的工作（2）
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我们每到一个部门或变换一个岗位，都会相应地承担起一系列的工作，领导或你的前任只会告诉你应该做哪些工作，应该怎样做，却绝少告诉你为什么要做这些工作。而你在此后的日子里就会按部就班地做这些工作，直到有一天你离开这个岗位，便再将这些工作的内容及要求交付给你的继任者，由他再机械地重复你所做的那些工作，像一个周而复始的轮回。
其实，只要你对自己所分管的每项工作多问几个为什么，就会对它产生全新的认识。这项工作最初产生的背景是什么？这项工作所要达到的目的或效果是什么？这项工作做与不做或完成的质量好坏，对组织的目标或当初设立这项工作的目的会产生哪些影响？为了保证工作的质量和效率，每项工作都有其规定的步骤、程序、规范、要求等，而这些步骤、程序、规范、要求等所列的每一项都是必须或最佳的吗？如果我们减少或改变其中的某些要求或步骤会对完成该工作的质量或效率产生哪些影响？
回答这些问题的过程也正是你重新认识自己工作的过程，在这个过程中我们可能会对自己每天都在做的工作有一个全新的认识，你不仅可以知其然还会知其所以然，你可能会发现某些工作的过程或步骤完全可以进行简化甚至取消，却并不影响你得到正确的结果。你还可能发觉在工作中进行创新原来并不像你想象的那样难。在这种情况下，你的工作才可能早日从必然王国进入到自由王国。
你能够把自己所负责的每项工作讲出来吗？
这里所说的并不是简单地描述，而是系统地讲述，从理论到实践，从点到面，要有经验、有效果、有诀窍、有典型案例。由于工作性质的关系，近年来，常有一些基层单位请我去给他们公司的人员讲课，无非是如何做好××工作之类的题目，要讲的内容都是自己每天都在做的工作，而且我自认为在这些方面还颇有些心得，甚至本就有几分不吐不快的心理，所以只要时间允许就会毫不犹豫地答应下来。
本着对听者负责的精神，课还是要提前准备一下的。可一旦备起课来就发现自己原来对每天都在做的工作还是存在着许多模糊之处，特别是要想将日常这些琐碎的工作上升到理论高度，并使之系统化、条理化，讲清每个步骤或每项要求的来龙去脉，还是一件很困难的事情。为了准备一次讲课，不仅要翻看几本相关的理论书籍，甚至还要到过去认为毫不相干的其他工作中去寻找灵感。直到这时候才懂得要想授人一口，自己必须要拥有一壶的道理。若不是已经答应人家了，在这个时候真想打退堂鼓了。可是当讲义终于写完之后，内心所产生的成就感也是无可名状的。自己对这件工作本身又有了更进一步的认识。此后，我就有意识地将与自己相关的工作都编写成讲义，这种编写讲义的过程也正是自己对工作认识升华的过程。
一时间，可能还不会有人请你去讲课，但这并不影响你从现在起为你所负责的各项工作编写讲义，在你编写的过程中一定要想象台下正有无数双眼睛在望着你，而且这些人可能会随时向你提出各种各样刁钻古怪的问题来，不要因为事先准备不充分而到时候下不了台。
我想，你若是对自己的工作有了更为深刻的认识，那么目前在工作中的差距也就不言自明了，借用一句广告词：没有最好，只有更好。不断地改进自己的工作，你就一定能够走到别人的前面。
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我们调资了
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老生常谈
[]我们调资了第10封来信告诉您一个可怜的好消息——
第10封来信我们调资了
老同志：
告诉您一个好消息，我们单位调资了。但说出增长的数量来您可不要笑，本人本次工资净增额8760元!
其实，我们这不叫调资，公司标准的提法叫做理顺工资结构，拉开岗位间的工资差距，为下一步实行岗位工资改革奠定基础。但老百姓私下里就是叫调资，我也只好跟着这么叫了。
开始，大家对这次工资改革抱的期望值还是很高的，传言人均增幅在千元以上，但方案出台后，大家却有点傻眼：人均增幅在千元以上确实不假，但级差很大，集团公司领导增幅在8000元以上，中层领导也在4000元左右，而到了我们这些刚毕业不久的年轻人身上，就变成名符其实的微调了。其实我倒没觉得什么，但身边的年轻同事们却颇多不满，不知您对此怎么看。
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享受工作带来的学习和乐趣（1）
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小爽
工作的目的是为了获得报酬，工作报酬应包括三种形式：一是现实的物质报酬，二是能力上的储蓄，三是精神上的满足感。
[]享受工作带来的学习和乐趣第9封回信第9封回信享受工作带来的学习和乐趣
小爽：
来信收到。喜闻你迎来了参加工作以来的第一次调资，虽说因为刚刚参加工作，这次工资上涨幅度有限，但还是值得祝贺的。你说公司这次调资旨在拉开岗位间的差距，所以周围的年轻同事对这次调资政策颇有微词，你虽然没有表明自己的态度，但感觉得出你也有同感。我这里不想对你们公司的薪酬政策多加评论，却还是觉得有必要说点什么。在上一封信里，我们谈了如何重新认识自己的工作的问题，信发出后总觉得有些话还没说透，今天就想从报酬入手，再谈谈如何认识自己的工作这个话题。
我们为什么工作？或者说我们工作的目的是什么？这是值得我们每个人都认真思考的问题：有人说工作是为了挣钱，或者说是为了更好地享受生活。以这样的着眼点来看待我们的工作，我们就很容易产生得不偿失（付出与回报不成比例）甚至是按酬付劳的畸形心态，从而影响我们工作的态度和质量。
不错，我们工作的目的是为了获得报酬，但这里所说的报酬至少应包括三种形式：第一种是现实的物质报酬，即工资；第二种是能力上的储蓄；第三种是精神上的满足感。我们只有充分认识到了后两种报酬的重要价值，才算是真正地认识了我们的工作。
下面，我们分别讨论一下后两种报酬的价值和获取方式。
一、能力上的储蓄——我们在未来的工作中获得更多的物质报酬的基础
随着企业激励机制的不断完善，许多企业的薪酬构成也由过去单一的工资制逐步向多样化转变，股票期权便是其中一种方式。所谓股票期权就是根据雇员对企业的贡献大小而获得的公司股权奖励，这种股权在一定时间内不得兑现和流通，只享有分红、转增股本等权利。
这里所说的能力上的储蓄就很类似这种股票期权，工作能力不是报酬，但工作能力的提高将使我们拥有更高的生产力，进而有助于我们在未来的工作中获得更多的物质报酬。作为一个年轻人，我们工作的目的不仅仅是为了获得现实的工资，还应包括工作能力的提高。对这一点想必你也认同，但问题的关键是我们怎样才能在工作中不断地提高自己的能力，即怎样在完成工作任务的同时达成学习的目标。
（1）你有自己学习的目标吗？
多数人在工作时，习惯设立目标，然后努力去达成目标。但这种目标多是工作目标或曰绩效目标：本月内我要将自己的销售量在原有基础上再提高20%；在本周之内我要完成公司年度工作总结，并确保在领导那里顺利通过等等。
其实，只设立这样的目标是远远不够的，我们还要善于在设立工作目标的同时，设立一个学习目标。提到学习目标，你可能会觉得有些茫然，什么是学习目标？它与工作目标有何不同呢？工作目标是你所要做的事情，其结果是可以为他人所观察到的。如我们的销售业绩比过去有所提高，我完成了公司的年度总结等。而学习则是在学习者内在发生的一种改变，如你对某个事物的理解、认识有了新的改变，或者是你的某种技能有了新的提高等等。比如在推销产品的过程中进一步增强了自己对市场动态的了解，提高了自己与顾客的沟通能力，克服了对被顾客拒绝的恐惧心理等；又比如在撰写公司年度总结的过程中，使自己对公司的经营战略、发展方向有了更加清晰准确的把握，或者是使自己的文字能力、电脑打字速度得到进一步的提高等等。
要达到工作目标，当事人可能需要改变某些能力（特别是当你面对的是一项全新的工作时，你若想圆满地完成工作目标，多半会涉及能力的提高），但也可能不需要（如从事那些每天都在做的、闭着眼睛也能做好的事务性工作时）。而学习目标，则一定涉及能力的改变。虽然学习目标所达到的成就本身可能没什么价值，除非你可以将新学到的能力应用到绩效表现上。但是，每项学习目标的实现却会对未来无数的工作目标有所贡献。把桥建起来，是个很棒的成就，但是，建桥的能力才是让许多其他桥被建起来的真正关键。
要善于在设立工作目标的同时也为自己设立一个学习目标，在每次完成工作目标的同时也使自己的能力有所增强。如此一来，虽然表面看来你与别人保持了同样的步幅与步频，但你具有超越他人的潜力，在有合适的机会时发挥出来，你就能在同样的时间内完成别人双倍的里程。
（2）要善于在工作中学习。
在工作中学习，在实践中提高，这是使我们可以比别人走得更远的重要秘诀。做到在工作中学习的一个重要前提，是我们要有一个开放的心态，确信在我们所经历的日常工作中，处处都有值得自己认真学习的知识。其次是时刻牢记自己不仅是一个执行者，同时也是一个学习者，我们在完成工作任务、达成绩效目标的同时，还要从中学习对自己有益的知识，提高自己的某项能力。此外，我们还要善于对学习成果进行总结，通过总结来反省自己在工作中所观察到的事物，让你沉淀出认识，发掘出新问题，以及下一步可能进行的动作。这些都会自然地变成下次执行工作任务时的学习目标。
（3）要随时随地学习。
对于任何一个身处职场的人来说，开会都是必不可少的工作内容之一。你的职务越高，它在你工作中所占的比重就越大。由于会议的内容和参会者的身份不同，在会议中所担负的任务也会有所不同：有的人（如会议主持）不仅负有控制会议的节奏与方向的责任，还要对会议的质量和结果负责。也有的人只需完成自己的发言即可，还有的人只需带着耳朵，领会一下会议的精神即可。更有甚者，他的任务只是到场充个人数即可，他甚至可以在开会时放心地睡上一觉，只要不叫鼾声惊扰了别人就不为过分。
第一种角色（主持人）不是每一个人都扮演过，但最后一个角色（充数者）大概每个人都扮演过。如果你是以充数者的心态去参加这次会议，你可能不会有任何收获，甚至事后都无法说清会议的主要内容是什么。而你若是以一个学习者的心态去参加这次会议，其结果则会完全两样，在座的每个人的神态、讲话的内容、会场气氛的细微变化都会引起你的浓厚兴趣。为什么要召开这样一个会？召开这个会的背景与中心议题是什么？参会者的身份与会议的议题有什么关系？会议的内容或结果与每个参会者的利益关系是怎样的？会议的议程设置与会议的主题及参会的人员之间有何关系？每个发言者所表达的观点与会议的主题及自己的身份是否相符？在他所表达的意思后面是否还隐藏着其他一些什么？假如你变成这个发言者，你所讲的内容与他可能会有哪些不同？这些不同是更好还是更差？如果你真的能够带着这些问题去参加会议，不仅可以将原本无聊的会议变得生动有趣，而且还可以将其变成提高个人能力的最佳实验场。
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享受工作带来的学习和乐趣（2）
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（4）向工作学习什么？
在工作中学习的内容是多方面的，管理专家提摩西·加尔伟就曾为在工作中学习设立了五种目标——
品质：如果我问你，一个人要想在工作中有所建树，要想实现与他人的良好合作，应具备哪些品质或特质？你可能会很容易地列出诸如责任感、正直、主动、有创意、有毅力、宽容、善于合作等一大堆名词，那么，再问问你自己，上述品质中哪些是你已经具备的，哪些是你有待培养的，哪些是你的同事所愿意看到的，哪些是他们不希望在你身上出现的，学习并发挥那些重要的品质或特质，是一种学习目标。
了解：需要了解的不仅仅是信息，还需要对某个主题或制度的每个要素及这些要素之间的关系有所领悟。对某项工作，你可能得到多如牛毛的信息，但是却没有真正了解这份工作。我们每个人都应该养成一个思考的习惯，要想达成我们的成就目标，我应当进一步扩展对××的了解。在这里，××可能是你的同事、上司、顾客、竞争对手、市场动态、财务知识等。
专业：包括知识和技能。专业可以是技术性的，也可以是非技术性的。问问自己，磨练或发挥什么样的技能会使我有更杰出的成就？我正在学习的哪项技能能够应用在目前或未来的工作中？这些技能中，哪些可以从现在的工作中学习？哪些需要从书本或教室中才能学到？哪些技能已经得到发挥，不需要在上面花更多的时间与心力？哪些技能还需要进一步提高？经过强化的专业知识，一旦好好发挥，就能应用在未来的各种工作中。
策略思考：它是一种截然不同的思考方式，它是一种从树丛中往后退，进而见到森林的能力，这是一种能把人的思考由短期目标提升为长期目标的能力。它是工作能力的关键要素。问问自己：我的思考具有策略性吗？我有策略性的眼界吗？或者只具有技术技巧的眼界？我有清楚的工作重点吗？我现在做的事情符合长期目标吗？我能独立思考吗？我的工作和生活平衡吗？我能看到手边工作与其他工作的相关性吗？我能够知道什么与团队或公司的目标有关系吗？我对自己的人生是否有策略性的思考？
时间：任何工作都得在一定时间内完成，任何事情都与时间有关。学习掌握工作与时间的关系是制胜的关键。你的工作能准时完成吗？你是否知道完成该事项需要多少时间？你一直觉得有时间压力吗？你常常落后于进度吗？你习惯拖拖拉拉吗？如果是，或许你需要设立一个与时间有关的学习目标，学着处理时间、工作与轻重缓急的关系。
学习与未知有关，要设立学习目标，只能根据你对自己想学习什么的设想来设立，但是，许多你要学习的事物却是那些你根本不知道或自己还不清楚的事物。在这种情况下，要如何对这些自己根本还不知道的事物设定目标呢？你只能知道自己想要学习什么，为什么要学习这些知识，然后准备好顺应自己的兴趣，敞开心胸，迎接不期而遇的收获。
二、享受工作为我们带来的精神上的满足感
有一句话正在为越来越多的人所接受：如果不能从事你所喜欢的工作，那么就要找到一种方法来喜欢你现在的工作。在这里，对工作的兴趣程度被视为一个人做好工作的重要前提。
还有一句话：如果有一件真正令你喜欢做的事情，那一定不是你的工作。在这里，工作被无情地放到了兴趣的对立面。
确实，我们从小受到的教育就是刻苦学习，辛勤工作（当然学习也应被视为一种工作），工作与兴趣是无缘的。即便在最初的时候，我们对工作还怀有一些兴趣的话，随着工作被赋予了功利的内涵，被强加上质量、时限、长官意志等外在因素，以及长年累月的消磨，那么，本就有限的兴趣也就变得无影无踪了。
但兴趣对工作的确十分重要，很难想象，我们仅仅依靠责任感或毅力而将一项自己毫无兴趣的工作做出惊人的成就来。
追求工作的乐趣，享受现有工作是我们每个人都应该终生努力的目标。我第一次体会到工作的乐趣是在刚刚参加工作不久回老家探亲时的那次剥棒子的经历。
那年正值秋粮丰收，宽大的晒场上，棒子（玉米）被堆成无数座小山，全村的男女老少都坐在自家的棒堆前一边剥棒子，一边漫不经心地唠家常。在那些剥棒子的人群中就有你爷爷、奶奶和我。剥棒子大概算得上最轻闲的农活之一了。在山一样的棒堆前一坐，随便拾起一只棒子，将皮剥下来往旁边一扔，就算完成了它的全部过程。但它并非你想象的那样舒服。首先，秋日午后的阳光还是颇为炙热，晒得你浑身汗津津的，而这些汗水与剥棒子时弄出的一些碎屑粉尘混在一起，搞得你周身上下奇痒难耐。说实话，对这样的工作真的很难有什么乐趣可言。但再看看你的爷爷奶奶一边剥棒子一边与我聊着在单位里的事，倒是满脸的幸福惬意。我想他们的幸福感大概并非来自所做事情的本身，而是对丰收的喜悦和难得与儿子相聚的时光吧。想通了这些道理，自己的感觉似乎也有了一些变化，时间也不再像开始时那般难熬了。
过了一会儿，我发现自己剥的棒子明显地比你爷爷奶奶剥的少了许多。这是怎么回事呢？略一观察，我发现就在剥棒子的拾——剥——抛这样简单的操作程序中，我与你爷爷奶奶还是存在着差异的，我不仅在连贯性上存在问题，还有几个动作是多余的。这些多余的动作虽然很小，耗时也不过几秒钟，但重复的次数多了就慢了不少。
我开始有意识地修整自己剥棒子的动作，果然速度比原来快多了。再后来，我开始研究这些动作，揣摩每个细小动作之间的合理性，它们是否都有保留的必要，或者是否具有更为简便的动作可以替代。很快我就发现从地上拾起棒子到剥皮之间有一个倒手的动作，是完全可以省略的，把它省掉虽然开始时颇感别扭，一旦适应了速度也就又有了提高。我一边与你爷爷奶奶聊着天，一边暗中观察我们每一轮拾——剥——抛的效率差异，每轮都能快出几秒，几轮下来就可以多剥一个棒子。数着、算着，一份快乐萦绕着，挥之不去。天黑收工时，我剥的棒子果然比你爷爷奶奶多出了许多。你奶奶惊讶地说，想不到从小做事就慢的老二工作以后，手头也比原来利落多了。
这么多年过去了，想起那次剥棒子的情景，仍能清晰地体会出当时那份难得的快乐来。
无论如何，属于你的工作总是要做的，无论是乐在其中还是麻木不仁甚至是厌恶透顶。既然如此，我们为什么不去努力寻找工作所能够带来的乐趣呢？试着记录下你在不同时段对工作的感觉，看看自己在做哪些工作时是快乐的，在做哪些工作时是厌倦的，记录的本身就是增加工作乐趣的一剂良方，然后再想想是什么妨碍了你享受工作的乐趣，有什么方法可以增加你在工作中的快乐感。
享受工作乐趣的方法有很多，但有一条值得你记住：学习探究的过程本身就是享受工作乐趣的过程。
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乐由心生
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老生常谈
听人说，工作能力的提高不仅靠干，更要靠自己用心去悟，当时只觉得“悟”这个词很深奥，现在终于明白了。
[]乐由心生第11封来信第11封来信乐由心生
老同志：
一份剥棒子的苦差事（我也曾不止一次地和爷爷奶奶一起经历这样的苦差事）却能被您演绎得如此趣味盎然，真的令人钦佩。也由此终于明白什么叫乐由心生了，至于在完成工作的同时达成学习的目标更是令我耳目一新。
早在参加工作最初的日子里，我们李主任在与我谈话时就曾说过，做每件事情时要多用心，工作能力的提高不仅靠干，更要靠自己用心去悟，当时只觉得“悟”这个词很深奥，也很抽象，经您一讲，终于明白此中的奥妙了。
回头再看看您的这几封来信，先讲做事的原则与技巧，后来是重新认识自己的工作，这次又谈了如何在完成工作的同时，享受其中的学习与乐趣，由浅至深、从微观到宏观，不知下封信里又该讲些什么了。
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好人推定与坏事推定（1）
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小爽
对人多往好处想，可以使你保持平和的心态。对事多往坏处想，可以使你少犯错误。
[]好人推定与坏事推定第10封回信第10封回信好人推定与坏事推定
小爽：
从今天开始，我们进入下一个话题——处世的细节。
所谓为人处世就是指如何与人打交道。作为一个社会人，我们每天都要和形形色色的人打交道，上级、同事、客户、朋友、陌生人等等，如何处理好与这些人的关系，是每个人都不能回避的问题。介绍为人处世的书籍很多，有时间多读一读是非常有好处的。
在大多数研究为人处世的书籍中，都会给你总结出许许多多改善人际关系、提高人格魅力的捷径和技巧，由此很容易给人一种错觉，似乎只要掌握了这些技巧就可以包打天下攻无不克了。可事实上，这些技巧远没有我们所想象的那样灵验。更重要的一点是，我们研究为人处世学问的最终目的是为了获得内心的快乐与满足。在这方面，这些所谓的技巧就更难以给你提供有效的帮助了。
那么，怎样才能在培养良好的人际关系的同时获得内心的快乐与满足呢？我觉得至少要具备三种素质：一是良好的品德，如诚实、热情、勤奋、谦虚、自信、恒心等；二是必要的处世技巧；三是要有正确的思维方式和价值观，三者缺一不可。介绍前两种素质的书籍较多，在这里我不想多费笔墨，只想重点和你探讨一下培养正确的思维方式和价值观的问题。
分析一下我们周围的人，你就会发现一个十分奇怪的现象：聪明能干的人不一定成功，成功的人不一定快乐，快乐的人不一定需要比别人付出或得到更多。很多“阿甘”式的人物一生虽跌跌撞撞却总能逢凶化吉遇难呈祥，为我们上演着一幕幕“有福之人不用忙”的喜剧。许多人将上述情况归结为造化弄人，甚至会抱怨命运的不公。也有人将这种“有福之人”称之为大智若愚。但你若真的细心观察一下这些大智若愚者，便不难发现，与聪明人比起来，这些人终究是愚多智少。那么是什么因素导致了这些人在与所谓的聪明人的较量中不败反胜呢？我认为关键是思维方式与价值观念的不同。
所谓聪明之人自然是思维敏捷，心思缜密，每遇一事都能在全面系统的思考之后作出自认为最佳的对策。但如果这些人的思路一旦发生了方向性的错误或赖以作出判断的价值标准本身就是错误的，那么，他思考得越是深入，考虑的因素越是全面，得出的结论就会离正确的结果越远。而所谓的大智若愚之人对事物的分析判断往往很简单，更谈不到逻辑的严谨与考虑问题的全面，但如果他们思考的方向是正确的，那么，他们思考的结果自然要比搞错方向的聪明人得出的结论正确得多了。这类情况在武侠小说中你一定会不止一次地见过。
由此可见，正确的思维方式和科学的价值观念是何等的重要啊。
今天，我们先谈第一个思维习惯——好人推定和坏事推定。
一、好人推定
在世界通行的刑法准则中，有一个非常重要的准则——无罪推定。所谓无罪推定，是指任何人在未经证实和判决有罪之前，应视其无罪。无罪推定所强调的是对被告人所指控的罪行，必须有充分、确凿、有效的证据。如果审判中不能找出充分、确凿、有效的证据证明其有罪，就应推定其无罪。
如果把这个法律名词引用到我们的日常生活中来的话，我把它称之为好人推定。就是说在你与他人交往的过程中，除非你有确凿的证据证明对方是故意对你不利，否则，对方的任何表现均应被理解为是善意的，至少也是无意的。
总务处通知今天发放防暑降温物品，每人四袋白糖两包茶叶，要求各部门立刻派人前去领取。看看大家都很忙，你便主动请缨。当你费了九牛二虎之力，满头大汗地将全室十几份防暑降温物品——几十袋白糖和茶叶运出电梯的时候，恰巧本部门的小李从另一部电梯里出来，而他偏偏对你怀中抱着的山一般的东西视而不见，紧走几步抢在你的前面推门而入，反弹回来的门险些拍在你的身上。
当你总算将这些东西运回办公室的时候，室内的人立刻蜂拥而上：有抱怨防暑降温品几十年不变的，有怀疑产品质量是否可靠的，有透露本次采购内幕的，就是没有人向你道声辛苦表达一下谢意，仿佛这一切都是你应该做的，大家关心的只是属于自己的那一份东西。当你从卫生间洗手回来的时候，东西早已被哄抢一空，地上除了已被撕烂的纸箱、洒落了一地的糖渣和茶叶沫，就只剩下属于你的那份防暑降温物品了。更可气的是，有一袋白糖的包装已经破损，里面的白糖也只有半袋了。再看看你的那些同事们，大家又在忙自己的事了，最后找笤帚簸箕收拾残局的事当然还得等你来完成了。
你上班时间还不长，不知是否有过类似的经历，但我敢说，对于大多数工作时间稍长的人来说，都会有过这方面的体会，差别只是情节和程度不同而已。如果你就是当事人，会作何感想呢？
很生气，也很委曲。最令人不能原谅的就是小李。他又不是瞎子，难道看不见我怀里抱着这么多东西，而且已经累得快要吐血了，他就不知道接过来或帮着抬一抬？至少也应该帮着把门打开让我先进去吧，要知道这里面也有他的一份呀！再说其他的人，你们见我把东西领来了，至少应该道声辛苦，再帮着把东西每人一份分好，最后把垃圾收走。再说那袋破包的白糖怎么说也不应该留给受累最多的人吧？谁也不在乎这点东西，但这口气实在叫人难以下咽。这真叫好人难做，以后再有类似的事，谁愿意去谁去，反正我是不冒这傻气了。
我并不敢肯定你一定会这样想，但我相信有相当数量的人遇上这样的事都会生出这样的不平来，久而久之，使每个人都因此变得冷漠和自私。
其实让我们换一个角度再来审视这件事情，也许会得出截然不同的结论来。
先说小李，虽然他从你身边走过，但他当时的脑子里可能在想着什么重要的事情，根本没有看出是你或是身边还有人抱着这么多的东西。或者他正有一件非常急迫的事情要办，而无暇对你施以援手。当然也有可能是小李这个人比较呆，脑子里少根弦，根本看不出来别人需要帮助，或是根本不知道该怎样帮助别人。总之，他没有理由，也不可能故意“见死不救”。此外，为人处世还真应该多根弦，不论事情多忙或有多重的心事，也不能像小李这样“不长眼眉”。
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好人推定与坏事推定（2）
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再说其他的人，由于大家没有切身感受，所以并没有真切体会你为了领取这些东西付出了多少辛苦。再说，都是大家自己的东西，也没有必要过分客气，如果今天去领东西的不是你，换作别人也是一样的。大家一拥而上把属于自己的一份拿走了，总比东西领回来了却没有人理睬，最后还需要你一份份地送到每个人的面前好吧。还有那袋破损的白糖，发现破损自然要找总务处去调换，而调换工作最为合适的人选只能是领取者本人。总而言之，今天这件好事做后心里多少也是有些酸溜溜的不是滋味，原来自己为大家付出之后也是挺在意别人的评价的，以后遇到别人帮助了自己，可一定要及时地向人家道谢哟。
你也许会说，您这岂不成了阿Q了吗！但随你怎么说，这样思考的结果会使你心平气和许多。如果你就是要坚持用前一种思维方式去看待这件事情，你就会感到很不平衡，而这种不平衡的心态势必会以某种方式流露甚至是宣泄出来，而这种不健康的情绪势必会引起同事们的不满。那么，最终的结果就是你受了累、生了气，而且还遭人恨。
对人要往好处想至少包含以下几种情况：
一是对方说的话，做的事本来是对的，我们感觉不舒服只是因为我们所处的角度不同罢了，如果站在对方的角度看待这个问题，可能一切都顺理成章了。真若如此，我们需要的是反思自己的言行。
二是对方的言行本无特别的含意，只是处于某种特定的环境下或由于某种巧合，造成了我们的错觉甚至是误解，遇到这种情况，我们应该多问问自己是不过于敏感了，同时也要多了解一下与事件有关的背景，从而消除误解。
三是对方的所作所为确有不妥当的地方，但其出发点是好的，属于好心办坏事。真若如此，我们仍是要心存感激，同时可以选择适当的方式给予对方善意的提醒或帮助，帮助他搞清楚问题的所在，进而提高办事的能力或说话的艺术。当然，很多时候，我们很难有机会向对方坦诚地说明一切，那么，至少也要把对方的言行作善意的理解。
四是对方的不良言行只是无心而为，当事人属典型的“没心大白菜”。这时，我们所能做的除了宽容也只有敬而远之了。
五是我们实在没有办法把对方的言行作出善意或无意的解释，又无确凿证据证明对方是出于恶意，我们则应权且作善意理解，并在今后的交往中听其言观其行。当确信对方的恶意后，再一并清算。
对与你交往的人所说的每一句话，做的每一件事，甚至向你流露的每一个眼神、表情、神态都作善意的理解，就一定会使你减少很多烦恼，增添很多快乐。
世上本无事，庸人自扰之。绝大多数情况下，我们所感受到的外界的各种恶意言行都是我们自己疑心生暗鬼的结果，所以只有养成人往好处想的思维习惯才可以减少误解，建立良好的人际关系。退一步讲，即使对方的出发点是恶意的，你的宽容、友善也足以消融对方的恶意，并最终帮你化敌为友。再退一步讲，即使你的宽容与友善最终无法消除对方的恶意，至少也可以赢得旁观者的同情、理解与道义上的支持。当你选择适当的时机和方式向恶意的施为者进行反击时，你便会很容易地赢得舆论的支持，从而使自己处于有利的地位。即使你的反击可能会有些过当，舆论依然会对你表示理解或同情。
二、坏事推定
所谓坏事推定，正好与好人推定相反，是指凡事都要往坏处想。
领导手头有一份文件，要求你去送到另一个部门。你的第一反应是什么？小事一桩，不过是跑跑腿而已。如果你真的这样想就错了，接受任务的同时，你的脑海里至少应该想到以下问题：接收的人不在怎么办？对方如果问出什么问题我能否回答得上来？如果对方拒收怎么办？文件交给对方后人家将来不认账怎么办？
甲为某公司文书，掌管公司印章。乙为该公司法律顾问，甲的好友。一日，乙拿着一份授权委托书要求甲为其加盖公章。这是一份公司全权委托乙代表公司处理一起产权纠纷的委托书。这种委托书甲过去曾盖过多次，所不同的是这次的委托书上少了公司经理的签字，按规定这一环是必不可少的。但乙说得很明白，经理在外地开会，三天以后才能回来，而法院今天开庭，没有这份委托书乙就无法出庭辩护。为此他已经与经理通过电话，经理在电话中同意乙先盖章出庭，手续后补。
你说这个印章能盖吗？对，不能盖。甲没有擅自为乙盖章的权利，无论情况如何特殊，甲都没有这种权利。
但作为当事人的甲却不一定这样想。甲可能会觉得不会有什么差错的，甲早就知道这些天来乙一直在为这件产权纠纷的案子奔忙着，今天法院开庭的事他也早就听乙说过。过去每个案子开庭前，都是由乙起草一份授权委托书送经理签字后再由甲盖章，那几句程式化的语言甲早就背下来了，这次还是一样的，不会有什么差错。再说乙又是自己很要好的朋友，两人相知多年，乙绝不会欺骗自己的。乙说已经请示过经理了就不会有假，经理可能是因为开会太忙，没有时间打电话正式告诉自己给乙盖章，如果自己再次给经理打电话求证，显然是对乙的不信任。如果一味地坚持不盖这个章，不仅会影响工作，而且还势必会得罪朋友。因此，甲虽明知不妥，但还是极有可能会盖这个章的。
那么，甲若真盖了这个印章会有什么后果呢？最坏的后果是乙从一开始就设计了一个骗局，如果一旦得到了这份全权授权委托书，可能会做出有损公司利益的事情。真若如此，甲将承担重大过失责任，甚至还有可能构成犯罪。
第二种可能是乙虽然试图与在外地开会的经理联系，却联系不上，由于事情紧急，乙必须立刻得到这份授权委托书，如果实情相告，又恐甲为之担心，因此善意地编了个谎话，先求过关，请示后补。但谁敢保证这种事后的请示一定会得到经理肯定的答复呢？如果当经理在作出不同意授权或缩小授权范围的决定之前，甲就已经在授权委托书上盖章的话，其后果恐怕也同样是不堪设想的。
还有一种可能是乙确已向经理请示并征得经理的同意，但谁敢保证经理在事后不会改变想法呢？如果甲是在接到经理正式授权后加盖的印章，事后经理无论再怎样改变主意均与甲无关。但如果经理并没有明确告诉甲盖章，而甲只是听了乙的一面之辞，就为乙在委托书上加盖了印章的话，此时经理一旦改变想法，势必会迁怒于甲的。
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好人推定与坏事推定（3）
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第四种可能是所有不幸情况都没有发生（这种情况的可能性最大），一切都跟事前预想的一样。但这同样会产生两种后果：一是在乙及周围同事的心目中，甲在该不该盖章这种原则性问题的把握上是有讨价还价的余地的，这样的印象一旦形成，则领导就会认为甲在工作中缺少原则，可能不适合从事现在的工作。而周围的同事在明知自己的要求不符合规定时，还是会心存侥幸地向甲争取，最终使甲处处陷于被动。二是由于此次违规盖章平安无事，会在甲的心目中产生一种侥幸心理，以后一旦遇到类似情况，在作出分析判断时就容易向好的一面想，如此下去，出事就是早晚的事了。
说到这，你一定明白遇事要多往坏处想的必要性了。但这与前面所说的对人应往好处想的区别在哪里呢？有三点。一是两者的适用对象不同。往好处想是对人，而往坏处想是对事。二是两者的适用时段不同，往坏处想是在事前，而往好处想是在事后。三是两者的目标不同，对人往好处想为的是平和自己的心态，有助于培养良好的人际关系；而对事往坏处想是为了使制定的对策更加严谨得当，避免工作上的纰漏和好心办坏事等情况的发生。
坚持坏事推定，就是要做到不能因人废事，不管当事人与你的关系亲疏，都要一视同仁，从客观事实出发，制定必要的对策。
坚持坏事推定，不是因为想到了可能出现的不利后果就裹足不前，而是做任何一件事情时都应该立足于最坏的结果来制定行动方案。只有这样才能确保我们所做的每一项工作都无懈可击。
仍以前面的两个故事为例。在我们送文件之前，如果能够弄明白领导叫你去送文件的原委，当对方拒收或提出异议时，你就可以很容易地找出对策了。如果你想到了文件交给对方后，人家事后有可能不承认，你很容易地就可以想出在对方接收文件时，请收件人签字的对策来。正所谓“不怕做不到，就怕想不到”。只要想到了，做起来其实很容易。
再说在委托书上盖章一事，这里面的关键是我们首先必须明确一个原则，就是无论如何，违反原则的事也不能做。只有确定了这个原则，我们才可以真正地静下心来去寻找一个尽可能不得罪朋友的好办法。如果我们对能不能盖章这个原则性问题都拿不准，我们就会陷入一个盖章吧违反原则，不盖章吧得罪朋友的两难境地，而在这个两难境地的抉择中，势必会得出一个这样的结论：不盖章得罪朋友是肯定的，盖章虽然看似违反原则，但产生不良后果的可能性是微乎其微的。两害相权取其轻，权衡的结果当然是盖章了。
既然我们确定这个章不能盖，在这个前提下，我们会想出怎样的好办法来呢？第一种办法：当着乙的面重新打电话向经理求证。这种做法的前提是凭你对乙的了解，乙不会对你的这种所谓“不信任”产生反感。第二种办法：你为自己找出一面挡箭牌，把球踢给自己的上级。比如：我们主任曾明确交待，在这种特殊情况下，盖章必须要经主任同意，然后你便可以堂而皇之地向你的主任请示了。主任的答复只会有两种可能：一是同意你为其盖章，二是要求你必须亲自向经理请示。无论你得到的是上面哪一种答复，都足以帮你解除窘境：同意你为乙盖章，将来出了事其责任自然由主任来承担；要求你给经理打电话，乙自然无话可说，因为你这是奉旨行事。
说得太多太细，自己也有些烦了，就此打住。
祝好！
老生常谈