ERP123: 用友ERP系列丛书
作 者崔晓阳制
书籍简介
本书向读者介绍了一套实用的、分阶段实施ERP的有效方法，该方法是用友公司为几十万客户服务过程中的实践总结，对企业实现信息化管理具有非常现实的指导意义。书中采用通俗、具体、详尽的描述手段，将企业分阶段实施ERP的观点、方法、步骤、建议、案例等进行了实用解析，为企业实施ERP指明了一条步步为赢的成功之路，是企业实施ERP实用、有效的应用指南。...
前言
纵观中国ERP应用的历史，从早期称之为MIS的系统，到后来的MRPⅡ，再到近年的ERP，看起来名称有一些变化，然而其本质上都是企业信息化管理的内容。
序言
中国企业在经历了“发挥劳动力成本优势”、“装备现代化”两个发展阶段后，现在正进入以应用ERP为代表的“企业信息化”发展阶段，并为“自主技术与产品研发”阶段建立基矗
用ERP武装中国企业
目录
ERP123是总结用友公司多年来对成千上万个企业实施ERP的实践之后，探索出来的一条实施ERP的成功之路，是中国企业走向理性对待ERP实施的一种标志，是一种将复杂的ERP实施分解为相对简单的几个步骤来实现的过程。
目录
第1章 源于实践的ERP123
ERP123是一种ERP的实施步骤，是保证企业ERP实施成功的一种最佳顺序，是评价ERP应用程度的一种阶段性标准。
第一节 什么是ERP123（1）（图）
第一节 什么是ERP123（2）
第一节 什么是ERP123（3）（图）
第一节 什么是ERP123（4）（图）
第一节 什么是ERP123（5）（图）
第二节 ERP123应用基础（1）（图）
第二节 ERP123应用基础（2）（图）
第三节 ERP123方法论（1）（图）
第三节 ERP123方法论（2）（图）
第三节 ERP123方法论（3）（图）
第2章 ERP应用前的思考
讨论企业是否要上ERP时，在许多理由当中有一个很站得住脚的理由是：重要的不是我们该不该上ERP，而是我们的竞争对手上ERP了没有。
第一节 您是否需要ERP（1）
第一节 您是否需要ERP（2）
第二节 您需要什么样的ERP（1）
第二节 您需要什么样的ERP（2）（图）
第二节 您需要什么样的ERP（3）
第三节 您应如何准备实施ERP（1）
第三节 您应如何准备实施ERP（2）
第四节 您该如何投入（1）
第四节 您该如何投入（2）
第3章 财务业务同步管理—— ERP1
财务报表是企业财务报告的核心，是反映企业一定时点的财务状况和一定时期的经营成果、资金变动情况的书面文件，它包括资产负债表、损益表、现金流量表和会计报表附注，对内对外都有着极其重要的地位。
第一节 面临的问题（1）
第一节 面临的问题（2）（图）
第一节 面临的问题（3）
第二节 ERP1应用方案（1）（图）
第二节 ERP1应用方案（2）
第二节 ERP1应用方案（3）
第二节 ERP1应用方案（4）（图）
第二节 ERP1应用方案（5）（图）
第二节 ERP1应用方案（6）（图）
第二节 ERP1应用方案（7）（图）
第二节 ERP1应用方案（8）
第二节 ERP1应用方案（9）（图）
第二节 ERP1应用方案（10）
第三节 管理价值体现（1）
第三节 管理价值体现（2）
第四节 行业应用特征（1）（图）
第四节 行业应用特征（2）
第五节 ERP1案例分析（1）
第五节 ERP1案例分析（2）
第五节 ERP1案例分析（3）（图）
第五节 ERP1案例分析（4）
第五节 ERP1案例分析（5）
前言：崔晓阳
崔晓阳
ERP123这个概念是用友公司首先提出来的。然而，为什么用友会提出这样的一个概念呢？希望读者通过本书能够知道并理解ERP123。 本书特别想通过ERP123的阐述，能够对将要实施和正在实施ERP的企业领导们，对从事ERP推广应用的各类人员有所帮助。 纵观中国ERP应用的历史，从早期称之为MIS的系统，到后来的MRP Ⅱ，再到近年的ERP，看起来名称有一些变化，然而其本质上都是企业信息化管理的内容。当然，在这样一种名称的演变中，尽管从本质上看内容都是企业信息化管理，但其应用的层次和对整体性的强调则是有着较大区别的。人们通常将MIS时代归类于单纯业务子系统开发的范畴，而将MRP Ⅱ归为强调生产计划管理的领域，似乎只有ERP才是真正的整体信息化管理系统。其实，不管是MIS，还是MRP Ⅱ和ERP都是针对企业管理进步的，只不过由于在不同的历史阶段，受到计算机应用的认识及实践的局限，才有了对企业信息化管理的偏见。 今天，ERP已经成为人们普遍接受的概念，也几乎成了企业信息化管理的代名词，它的内涵和外延也随着不同类型企业的应用而有着不同的解释。 本书并不想对ERP进行理论上的探讨，ERP123的提出也是基于人们将企业信息化管理认同于ERP这样一个约定俗成的事实而产生的。 ERP123是总结用友公司多年来对成千上万个企业实施ERP的实践之后，探索出来的一条实施ERP的成功之路，是中国企业走向理性对待ERP实施的一种标志，是一种将复杂的ERP实施分解为相对简单的几个步骤来实现的过程。不敢说ERP123就是一种权威的论断，但至少这种提法是对ERP实施标准的一种非常有意义的逼近，是对ERP总体规划分步实施这一准则的一种具体贯彻。 在没有更好的方法被提出和实践时，建议不妨将这种对标准的逼近暂时作为一种标准，因为所有标准的最终确立其实都有这样一个过程，而所有已经被确立的标准也一定会有被修改的时候。从这个意义上来讲，本书所提出ERP123就可以大胆地认为是一个实施ERP的标准，并且也可以认为是一个评价企业ERP应用程度的标准。 当然，是否最终会被普遍认可，还有待于更多的企业应用实践的检验。而是否能够进行这种检验，首先取决于对ERP123的认可。本书的目标就在于争取从事ERP实施和研究的人们对ERP123的认可，从而为复杂的ERP实施找到一个标准的方法，推动我国企业应用ERP的进程。 或许这种期望仅仅是一种奢望，但只要能够对ERP的应用起到一点积极的作用，就已经不辜负所有对本书的写作给予极大帮助的用友公司领导及我的同事们，而如果ERP123真的能够在业界被确立为ERP的一种标准，那也是用友公司在业界应该作出的一点贡献。最低的和最高的期望值使得本书在写作过程中有了明确的目的，在这样的想法指导下本书才得以完成。 毫无疑问，本书的写作，绝对不是仅仅靠一个人就能完成的，作者只是对用友公司多年来的实践进行了一个相对系统的总结。在这当中，用友公司领导给予了极大的帮助和富有建设性的意见，而作者的同事们更是为本书付出了许多辛勤的劳作。他们给作者提供了许多图片，提供了丰富的应用案例，不管是对章节的安排还是对文字的表达都给予了认真负责的反复斟酌与修改。在此，只能一并表示感谢了，没有他们给予的帮助，是很难完成此书的写作的。 本书定位为一本ERP应用类书籍，如果书中有一些ERP理论阐述的话，那也是为了帮助读者理解应用问题才涉及的。 本书面向的读者是企业信息化管理、决策和各级管理人员，ERP供应商的销售及实施服务人员。希望能够得到所有读者的批评指正。
用ERP武装中国企业
崔晓阳
中国企业在经历了“发挥劳动力成本优势”、“装备现代化”两个发展阶段后，现在正进入以应用ERP为代表的“企业信息化”发展阶段，并为“自主技术与产品研发”阶段建立基础。 ERP(企业资源规划)是当今世界企业经营与管理技术进步的代表。对企业来说，应用ERP的价值就在于通过系统的计划和控制等功能，结合企业的流程优化，有效地配制各项资源，以加快对市场的响应，降低成本，提高效率和效益，从而提升企业的竞争力。 在发达国家ERP从20世纪90年代中期开始普及。中国从20世纪80年代开始导入ERP的前身MRP及MRP II，经过导入期和发展期，现在开始进入ERP普及应用时期。在ERP普及时代，ERP将不只是少数大型企业的贵族式消费，而是更广泛企业(包括中小企业)的大众化应用。 在中国ERP的发展时期，国产ERP产品和服务能力得到长足发展。国产ERP以其产品结合中国和亚洲商业环境与管理模式、技术上的后发优势、深入的服务网络以及良好的性能价格比在中国和亚洲市场逐步成为主流，将对中国ERP普及发挥主力军的作用。 在ERP普及时代，企业需要大量的ERP应用人才，全社会需要ERP知识的广泛普及。用友公司作为中国ERP应用市场最大的软件及服务提供商，我们不仅把推动ERP在中国企业普及作为我们的商业计划，更作为全体用友人的历史使命和共同追求的事业。出版“用友ERP系列丛书”就是用友普及教育计划的一个重要组成。 ERP应用是中国企业继装备现代化(“硬武装”)之后的又一次武装（“软武装”）。我们期待着ERP在中国企业的普及应用，千百万中国企业的经营与管理水平获得一次历史性的进步，中国企业在全球市场的竞争力实现跨越式提升。
目录
崔晓阳
第1章 源于实践的ERP123 1.1 什么是ERP123 1.1.1 ERP123的定义 1.1.2 ERP123的价值 1.1.3 ERP123的具体内容 1.2 ERP123应用基础 1.2.1 企业数据标准化工作 1.2.2 管理专业化分工 1.2.3 建立财务信息化管理基础 1.3 ERP123方法论 1.3.1 为什么从ERP1开始 1.3.2 从ERP1到ERP2 1.3.3 从ERP2到ERP3 1.3.4 走向成功实施之路 第2章 ERP应用前的思考 2.1 您是否需要ERP 2.1.1 考虑竞争对手 2.1.2 企业规模定位 2.1.3 数据使您烦恼 2.1.4 听完汇报仍然困惑 2.1.5 近期企业会有扩展 2.2 您需要什么样的ERP 2.2.1 明确行业属性 2.2.2 判定管理信息化程度 2.2.3 定位管理瓶颈 2.3 您应如何准备实施ERP 2.3.1 向ERP专家进行咨询 2.3.2 做出整体规划 2.3.3 开始进行人员培训 2.4 您该如何投入 2.4.1 组建企业项目团队 2.4.2 确定是否IT外包 2.4.3 选择ERP供应商 2.4.4 精打细算分类投入 第3章 财务业务同步管理—— ERP1 3.1 面临的问题 3.1.1 财务报表的局限 3.1.2 无法监控业务状况 3.1.3 业务得不到财务的支持 3.1.4 管理者不能实时掌控企业运营 3.2 ERP1应用方案 3.2.1 ERP1的管理内容 3.2.2 ERP1的应用流程 3.2.3 实施ERP1的基础设置 3.2.4 同步管理应用分析 3.3 管理价值体现 3.3.1 面临的问题得到解决 3.3.2 对企业效益的贡献 3.3.3 规范了业务管理 3.4 行业应用特征 3.4.1 各行业的普遍需求 3.4.2 行业特征的应用变通 3.5 ERP1案例分析 3.5.1 北京某视频技术有限公司 3.5.2 黑龙江某乳业科技股份有限公司 3.5.3 南通某化工集团
第一节 什么是ERP123（1）（图）
崔晓阳
1:ERP为企业管理而生 2:ERP是信息时代馈赠给企业管理者的礼物 3:ERP的价值需要成功实施才能体现 4:ERP一定有成功实施之路 1.1 什么是ERP123 从第一个中国企业应用信息化管理至今已有二十多年的历史，而最近的十年才是中国企业信息化管理真正发展的十年。这十年ERP实施的艰辛历程，有着失败和成功的体验。不管是ERP软件供应商还是实施ERP的企业，不管是成功者还是失败者，除了他们的叹息和庆幸之外，他们在这十年艰辛的历程中做了最有价值的探索，从实践中为中国企业实施ERP找到了一条成功之路。 1.1.1 ERP123的定义 其实，ERP123不需要有一个严格的定义。ERP123是一种ERP的实施步骤，是保证企业ERP实施成功的一种最佳顺序，是评价ERP应用程度的一种阶段性标准。它将企业实施ERP的所有内容分为三个部分，分别称为ERP1、ERP2和ERP3，并且这三个部分是相互包容的。具体为：ERP3包含ERP2和ERP1；ERP2包含ERP1。假定我们可以列举企业实施ERP的所有功能模块的话，那么，ERP123如图1-1所示。
图1-1 ERP123功能模块图
由图1-1中可以看到，这样的划分就是一个实施步骤，这样的步骤遵循了由简到繁的原则，符合循序渐进的规律，能够保证企业管理数据的可承接性，当企业进行了统一的标准化编码以后，能够最好地达到数据共享，并且在实施后续模块时具有数据共享的延续性，充分体现ERP整体应用给企业带来的价值。 此外，图中将ERP的模块分为企业核心应用和扩展应用，是为了针对不同规模不同行业的企业可能会有不同的应用要求。其中企业核心应用是分别构成ERP123的必要模块，这些必要的模块就是ERP在不同阶段的应用程度评价标准。而扩展应用中的模块在任何一个阶段都是可以选择应用的，它能够使企业在核心模块应用的基础上，充分利用已经具备的数据基础，扩大应用范围或使已有应用增值。应该根据企业的实际需要来确定。 建议企业实施ERP从ERP1开始，这是多年来的实施成功经验给予我们的启示。当然，这种启示是经过若干理性分析才展示在我们面前的。
第一节 什么是ERP123（2）
崔晓阳
1.1.2 ERP123的价值 1. 管理提升是渐进的 任何企业上ERP系统都一定是为了提升企业的管理剑欢芾硭降奶嵘丛侗绕笠灯渌芰Φ奶嵘丛拥枚唷＠缙笠狄嵘芰Γ盒」婺５纳芰μ嵘蛐砭褪窃黾右惶ㄉ璞福蛘咴黾右惶跎撸淮蠊婺５纳芰μ嵘蚩赡苁切陆ㄒ桓龀导洹Ｈ欢还苁墙ǔ导洹沧吧呋故堑髡璞福坏┩瓿桑隙ㄉ芰α⒖叹湍艿玫教嵘Ｕ飧龉淌敲刻於伎吹眉峁彩锹砩暇涂上韵值摹６疑芰Φ奶嵘⒉灰欢ㄉ婕捌笠档姆椒矫婷妫笠档南喙乇浠簿筒欢唷RP提升企业管理水平过程的复杂性就表现在：企业管理的改变一定涉及企业的方方面面，特别是要涉及所有管理人员观念的转变。 中国的改革已经经历了二十多年，回顾这段改革的历史时，很早就有权威人士这样评价：改革其实就是人的观念的改变。企业上ERP提升管理水平，就是企业的改革，不能指望企业的所有管理人员在短期内观念就完全得到转变，这个过程一定是一个相对较长时间的渐进过程，特别是在ERP的实施过程中可能还会有管理人员权限的变更，这也是一个延缓实施进程的因素。过去实施ERP的经验已经证明，如果认识不到这一点，以为ERP只是一般的计算机项目，计算机安装完毕之后就应该可以完成，那必然会导致实施失败。 ERP123将ERP的实施过程分为三个阶段。它充分考虑到企业管理水平提升的渐进性，避免实施中因急于开始工作、急于完成任务、匆忙上马蛮干最终因急于求成而导致整个实施过程失败的情况发生。 2. 投资风险必须控制 企业信息化建设是一项比较复杂的工作，其所需的软硬件投资是比较大的，特别是考虑到管理软件投资的一些特点就更是如此了。ERP的投资需要一种整体的考虑，如果没有整体规划，今天请一家做一个财务系统，明天请另一家做一个进销存系统，以后再做生产管理系统，其结果必然是造成巨大的浪费，这就是所谓的ERP投资黑洞。这种随意开发实施企业ERP系统的做法，给企业造成的危害不仅仅是资金投入的浪费，更可怕的是它不能使企业享受到ERP给企业带来的管理进步，反而会极大地挫伤企业管理人员对实施ERP的积极性，并且这种做法的结果往往只能推翻重来。 ERP123是采用IT规划的方法，对项目进行整体规划、分步实施的最有效的投资ERP的风险控制方法。一般来说，ERP123可以从这样几个方面来解决实施ERP的风险控制问题：企业需要实施什么样的ERP系统，企业应该按照什么样的实施顺序来实施ERP系统，企业如何对ERP系统进行分步投入，如何评价每一步投入给企业带来的好处。 ERP123使得投资ERP的风险成为看得见的，从而也就成为可控制的，同时还能完全充分地利用已经进行的投资。即对ERP2的投入是在ERP1的基础上进行的，完全没有重复投入，而投资ERP3时同样如此。采用这种方式来控制企业实施ERP的投资风险，要求企业只能选择同一个ERP产品进行应用实施，至少在企业的核心应用模块中必须如此。否则企业信息化管理系统中就很难做到数据的标准化和统一性，而这种标准化和统一性恰恰是ERP能给企业带来好处的最根本的基础。没有这个基础就根本无法映射企业管理职能间的密不可分的关联关系，也就无从达到整体应用效果。以往实施企业信息化管理的教训已经充分地为今天实施ERP的企业警示了这一点。不难找出这样的案例：一个利税达到百亿级的企业，投资企业信息化管理花费了上亿的投入，分别实施了企业的各种子系统，理想中将各个子系统之间的接口做好就完成了整体ERP系统，结果当他们做接口时才发现，原来这种接口根本就是做不完的。销售、财务、生产、采购之间的密切关联又岂是通过做接口可以满足的？最终这样的系统只能推翻重来。大企业如此，小的企业又何尝不是如此？管理职能间的密切关联并不随企业的规模大小而改变。 3. 实施能力需要积累 首先让我们择录“博锐管理在线 ”2005年初发表的一篇题为“企业ERP实施能力成熟度分析”的文章中的一段文字，来做为对初期实施ERP企业实施能力的认识。这段文字如下： 初始级的企业在项目组织上也存在问题，企业不具备稳定的ERP实施环境和维护环境，整个项目的成熟能力取决于某几个人的个人能力。如果实施主力不能如期完成任务，企业领导就换人，使得项目的主观性、个人英雄主义浓厚。如果项目偶尔取得成功，往往是在黑暗中摸索了一段时间、经历了见不到天日的胆战心惊后才取得的成功，以致于项目负责人发现走出黑暗后对成功感到后怕，不敢继续扩大实施的战果。因此，初始级的实施成功一般付出了超过预算和超过工期的代价，而且在项目组织上往往让信息主管感到“先任信息主管成为烈士后自己才革命成功”。此外，初始级别的ERP项目成功与否在很大程度上还取决于软件公司的支持力度和实施能手的开发经验，如果能干的实施人员不能留住，或者ERP软件公司出现人员变动，项目就将陷入接近瘫痪的状态。 上面这段文字某种程度上反映了企业初始实施ERP的一种普遍状况，字里行间隐喻着对ERP的一种神秘感，不知从何入手，侥幸取得成功，个人英雄主义浓厚。其实ERP的实施并没有可怕到“暗无天日”和“胆战心惊”的地步，关键在于如何具备实施能力。ERP的实施能力源于两个方面，即软件供应商的实施能力和企业的实施能力。软件供应商的实施能力在于对软件的透彻解析及相类似企业的应用承袭，而企业自身的实施能力则在于对本企业业务的透彻理解和应用需求设计。比较这两个方面的实施能力，软件供应商的实施能力是相对固定的，也是相对被动的。而企业自身的实施能力则是动态的(特别对于初始实施ERP的企业)，而且是主动的。所以企业ERP实施的成功较大程度上是取决于企业的实施能力，但不可能要求企业一开始就有较强的实施能力，企业的实施能力一定是一个逐步积累达到较强的过程。ERP123就是充分考虑到了企业实施ERP的能力必须经过一定过程的积累才能够具备，从而将ERP的实施分为由简到繁三个阶段，极大地降低了初始实施ERP的难度，便于企业实施能力的积累，提高实施ERP的成功率。
第一节 什么是ERP123（3）（图）
崔晓阳
4. 用阶段性成果树立信心 可以认定几乎所有的软件供应商或多或少总会遇到这种尴尬的局面：某个客户的ERP项目几乎永无验收之日，客户方的需求似乎永无止境，而软件供应商的实施投入早已经超过预算。在这种局面中，双方都无疑会遭受损失。供应商往往不会再对这样的客户进行投入，因为这样的投入很可能是无休止的，即便在还有项目应收款的情况下也是如此。客户方由于实施没有完成，很可能还是手工和计算机两套系统并行，不但没有享受到ERP带来的效益，反而因为实施ERP使得企业管理的工作量大大增加，何时能够完全解决没有时限。 出现上述局面的主要原因之一就是双方在实施前没有进行严格的项目界定，致使实施后没有一个可操作的验收标准，双方各执一词，不能达成共识，结果就是对双方都造成较大的损失。要避免这种局面的产生，当然可以通过一些沟通，双方达成一些谅解，各自做出一些让步等方式。然而，最根本的解决办法就是要确定一个阶段性的标准成果，以此来做为项目验收的依据，从根本上分清责任，避免尴尬局面的出现。 ERP123就是一个ERP实施中阶段性成果的划分标准。将企业ERP的实施按照ERP123划分阶段之后，在每一个阶段都有一个明确的实施目标，该目标明确定义了在这一阶段中实施要达到的效果，也即ERP带给企业的价值体现。有了这样的标准，也就有了操作性很强的项目验收依据，这是避免尴尬局面出现的最根本的解决办法，是使软件供应商和ERP实施企业能达到双赢的措施保障。 尴尬局面的出现还会带来一个较大的负面影响，那就是极大地挫伤企业实施ERP的信心，进而造成对项目的致命伤害。ERP项目是管理项目，在实施中管理人员的积极参与是项目成功的必要条件，ERP项目实施中通常讲的“一把手工程”，就是因为要涉及各级管理职能，要调动各级管理人员的积极性，只有“一把手工程”才能达到所要求的力度。所以挫伤了各级管理人员实施ERP的信心是对项目的致命伤害。 ERP123所划分的阶段性成果，是一种由小到大、由简到繁、逐步显现的。应该可以引导企业管理人员对ERP的价值逐步认识，从而对企业成功实施ERP的信心逐渐增强。这种过程是最有利于ERP循序渐进取得实施成功的。 5. 应用水平的评估标准 随着企业ERP项目的快速增长，各种各样的有关ERP的研讨会也层出不穷，其中尤以各种评比、选择最佳更为突出。综观在各种场合和会议上被评为最佳信息化管理的企业，不难发现其应用程度是各不相同的。评选最佳的初衷应该是选出应用最好的企业，给其他企业做为实施ERP的榜样，然而如果没有一种应用程度的衡量标准，则榜样的力量就会被减弱，同时也使评选主办方的权威性受到质疑。所以从这个角度出发，最好能有一个对ERP应用程度的评价标准。 ERP123就是一个评价企业ERP应用程度的评价标准。它将ERP的应用分为ERP1、ERP2、ERP3这样三个应用级别，分别标志着企业应用ERP的三个程度等级，对不同企业进行ERP应用评价时，可确定是在哪一个应用等级上进行评价。应用最好的企业当然应该是同行业中应用等级最高的企业。同样，这种评价标准也完全适合企业内部对ERP进行实施等级的评价，用来衡量企业对ERP的投入所取得的效果。 1.1.3 ERP123的具体内容ERP123的阶段价值如图1-2所示。底层为企业信息化基础，是企业实施应用ERP的基本条件，有了这个基本条件，首先实施ERP1，完成财务业务同步管理，其次实施ERP2，建立企业的计划管理体系，最后实施ERP3，完成整体信息化管理系统。本节将对ERP123的具体内容及价值进行阐述。而企业信息化管理基础则在1.2节专门说明。
图1-2 ERP123的价值
第一节 什么是ERP123（4）（图）
崔晓阳
1. 财务业务同步管理 ERP1对于实施ERP的企业而言，其价值就在于完成了企业财务业务的同步管理。财务业务同步管理的实现方式如图1-3所示。
图1-3 财务业务同步管理的实现方式
财务业务同步管理意味着：企业销售生产采购业务运作中产生的各种原始凭证能够实时地生成记账凭证，从而将业务发生的情况实时地反映到财务中去，做到真正意义上的财务对业务的实时监控。实现了这样的管理技术，为企业管理带来的最大好处就在于：企业天天都可以算细账，不难设想，对于一个有几千万业务量的企业来说，通过算细账而节约几十万甚至上百万应该是没有问题的。那么如果是一个几亿业务量的企业又会如何呢？ ERP即企业资源规划系统，它的作用就是帮助管理者对企业进行管理，而管理者管理企业的目的就是获取利润，这应该是没有什么异议的。那么，利润为何物呢？利润＝销售收入－费用。至此你不难想到，这完全是一个财务概念，它充分反映了财务对管理的重要性。所谓算细账的意义就在于，销售生产采购每日的情况实时反映到销售收入和费用这些财务科目上，从而真正做到对企业经营的实时监控。由于信息化可以做到凭证的细化，因此这样做还相当有利于对单个品种的效益分析，而对品种的盈利能力的分类，又直接影响到产品价格与促销管理。此外，做到财务业务同步管理就可依据凭证追溯到每一项业务，达到真正的业务监控，也使得企业的各种计划和预算都有可能随时得到控制。企业算细账的细致程度，是由标准化编码的细分程度和财务科目的细分程度决定的，这就是有什么样的地基，就建什么样的大厦。 2. 建立计划管理体系 ERP2是企业实施ERP的第二步，这一阶段要解决的核心问题就是建立企业的计划管理体系。以制造业为例，这个计划管理体系就是销售、生产、采购计划的关联和协调。如图1-4所示。
图1-4 制造业的计划管理体系
对于离散型制造业来讲，其产品结构完全可以用MRP Ⅱ管理模式中的BOM(物料清单)来描述。这就意味着可以用MRP Ⅱ管理模式做为企业实施信息化的计划管理模式，企业计划从销售计划开始，销售计划又是依据销售订单及预测而产生，企业根据销售计划而制定生产计划，即根据销售计划内每一个产品的物料清单(BOM)，对每一个产品的相关需求进行计算，同时将相同的物料需求进行合并，得出总的物料需求，其中包含总的采购件需求、生产件需求和委外件需求。然后再根据各需求件查询相应的可用库存，用总的需求减去可用库存，就得到各类物料的任务订单。采购件生成采购订单和采购计划，生产件生成生产订单，委外件生成委外订单，委外订单可视为特殊类型的采购订单。 该计划管理体系要解决的问题就是：要销售什么、销售多少，就生产什么、生产多少。要生产什么、生产多少，就采购什么、采购多少。计划体系建立的目标就是要尽最大可能满足在客户交货的同时还要减少停工待料和库存积压。其价值体现在通过协调来减少浪费，通过协调提高企业的销售交付能力。 该计划管理体系的计划是围绕产品生产展开的，它需要产品数据标准化的支持，需要对每一个要做的计划产品都按照标准数据建立物料清单，在此强调这一点，就是为了进一步指出作为信息化基础的数据标准化编码对企业信息化建设的重要性。
第一节 什么是ERP123（5）（图）
崔晓阳
3. 完成整体信息化管理 ERP3的目标就是实施完成企业整体信息化管理系统，如图1-5所示。
图1-5 企业整体信息化管理系统
比之于ERP2，ERP3已经涵盖了企业内部管理的所有方面，在生产物流方面，它实现了更加精细化的管理，增加了车间管理、委外管理、能力计划等内容，使得企业管理在计划协调带来的效益之外，还能做到以最好的方式将产品生产出来，当然这里指的是用最短的时间、最低的生产费用。所以它是计划体系更深入的应用，也是计划之后的精耕细作，使企业资源得到最大化利用。 除此之外，ERP3最重要的特征就是实施全面预算管理。如果泛谈预算管理的话，可能很多企业都在做预算管理。然而当你的企业在没有实施信息化管理时，或者你的信息化管理系统中并没有做到财务业务同步管理，那么，基本可以判定，你的预算管理仅仅是一个设定的目标，企业运作能否达到这个目标只有到期末才能知道，个别严格管理的企业最好的情况也许能做到在季度末或月末，根据对目标的差异调整经营运作，这就是通常意义上的事后管理。长此以往，绝大多数企业的预算就会形同虚设，完全背离了用预算来控制经营运作的初衷。 ERP3实施的预算管理，由于有ERP1财务业务同步管理的基础和ERP2计划协调的手段，使其能将预算管理的优点发挥至最佳。财务业务同步管理使得企业天天都可以算细账，且天天的细账都可以直接对应到预算项目上，也即天天都看得见预算执行情况。而计划协调手段则给管理者提供了一个灵活调整企业经营运作的工具。此时的预算管理才真正达到设定目标，并且控制企业经营运作按照目标进行的作用。 ERP3的实现，基本上意味着传统管理方式的彻底改变。这种传统管理方式就是指汇报管理制。在企业信息化管理系统实施前，在企业管理的各个层次中，上级对情况的了解，基本上是通过下级的汇报来进行的。这种汇报制除了有滞后性的特征外，还有一个最大的弊端就是掩盖了隐患，因为人的本能促使下级对上级汇报时报喜不报忧。整体信息化管理系统的实现，将使这种传统的汇报制没有存在的必要。上级对经营情况完全可以通过ERP系统有清晰的了解。当上级主动找下级时，多半是问其为什么出现问题，准备怎样处理解决。或者就是下级表现出色要给予奖励和表扬，或许是要加薪了。
第二节 ERP123应用基础（1）（图）
崔晓阳
1.2 ERP123应用基础 在企业开始实施ERP之前，必须建立好企业的信息化基础。这个基础包括三个最重要的内容：其一为企业的数据进行标准化工作；其二对企业的管理工作进行专业化分工；其三为企业建立价值评价体系。这三项工作是建立企业信息化管理大厦的地基。有了坚实的地基，才能按照ERP123构建企业信息化管理的大厦。 1.2.1 企业数据标准化工作 企业的信息化管理就是采用电脑系统来帮助管理者进行高效的管理，一个最根本的问题是如何让电脑能够识别每一个管理对象。电脑并不如人一般可以通过耳听、眼看等感官来进行识别。它惟一的识别方式就是编码。要想充分利用电脑超高速运算高效率，就必须要对企业的所有管理对象进行编码，并且要做到每一个管理对象的编码都是惟一的。要进行的管理对象编码包括下列各项。 1:产品系列编码：产品编码、原料编码、辅料编码、半成品编码、在制品编码、包装材料编码等； 2:对外系列编码：客户编码、供应商编码、委外供应商编码等； 3:仓库系列编码：仓库编码、库区编码、库位编码等； 4;组织系列编码：部门编码、人员编码、职务编码等； 5:设备系列编码：设备编码、备品备件编码等。 当然绝对少不了财务的科目编码。数据标准化工作是企业进行信息化建设的最基础的工作，是信息化系统整体化和数据共享的基本保证。以往企业信息化系统的失败，在很大程度上是由于标准化工作的失误造成的，或者是根本就没有特意地做标准化工作。可以想象，当ERP实施工作快完成的时候才发现编码不统一，是否是前功尽弃呢？能将就用吗？ 1.2.2 管理专业化分工 企业管理专业化分工最大的主题是企业物流和商流的分离，如图1-6所示。那么为什么要进行企业管理的专业化分工呢？
图1-6 企业物流与商流
社会的每一次进步其实都是社会化分工的结果。今天信息时代促成了社会的巨大进步，可以说是由于有了IT行业这么一个社会化专业分工的结果。同理，要促成管理进步，必然要进行管理的分工。对于企业来讲首先是物流和商流的分工。生产、库存、运输属于物流，而采购和销售属于商流。分工的结果是采购和销售不再需要关心货物的进出和检验，只要把精力放在客户和供应商那儿，而生产物流系统则只要做到照单作业，从而达到提高效率的目的。除此之外，在物流和商流的管理中，还存在进一步分工的问题，如商流中的合同管理、开单管理、市场管理、客户管理、供应商管理等。物流中的生产作业管理、拣货管理、配送管理等，都还需要进一步的专业化分工。这种专业化分工就是要将复杂的工作分为几个简单的工作来做。对企业进行这种工作细分，将会极大地简化信息化建设的实施过程，较大地提高ERP实施的成功率。如果你对这样做的效果还有疑虑的话，不妨想一想，其实电脑本身就是专业化分工带来高效率的最典型的例子。电脑内部的分工已经细到了不能再细的程度，简单到最后只有0和1，结果终于有了每秒数百万次的计算效率。
第二节 ERP123应用基础（2）（图）
崔晓阳
1.2.3 建立财务信息化管理基础 ERP即企业资源规划，它的作用就是帮助企业管理者进行企业管理，而企业管理者管理企业的目的就是获取利润，那么如何来衡量企业所获得利润的多少呢？显然，必须对企业整个运作过程进行评价，把原辅材料、包装材料、半成品、在制品、产成品的增值过程作清楚的记录，而这个增值过程的记录，就是将物料的数量和价值量进行统一，即记录一定数量物料的价值量，这种评价过程就是做财务记账凭证的过程，同样当产品实现销售收入时，记录一定数量产成品所取得的收入，实现销售量与收入的统一。企业运行所需的固定费用，同样需要用财务凭证的方式记录下来。通过所有这些凭证做账，最终才能衡量企业所获取的利润。 由此，我们不妨把财务管理系统称为企业价值评价体系，它将帮助企业对所有的工作进行价值评价，其中最主要的当然是对原辅材料、包装材料、在制品、半成品、产成品的增值过程进行价值评价，使得企业不单纯追求高效率，而是要在获取效率的同时也获取效益。这是企业一切工作的衡量标准。因此，把建立这个价值评价体系作为建立企业信息化管理的基础工作。可以设想，如果没有这样的基础，企业的任何其他管理系统所起到的作用都会是相当有限的，因为此时任何业务系统不管做得多么好，最终不能反映到财务上来，也就不能对企业的经营结果进行评价。在这种状态下的业务系统最多只能是提高局部业务管理工作效率，却不能提高整个企业的管理效率。价值评价体系即企业的财务管理系统，其构成如图1-7所示。
图1-7 企业的财务管理系统
该图描述了一个完整的财务系统构成，作为信息化管理系统的基础，最基本的要做到虚线下面的部分，有了这一部分，才可以开始建设ERP系统的，或者说，如果没有这个基础，ERP系统将失去其最根本的，服务于企业管理的意义。
第三节 ERP123方法论（1）（图）
崔晓阳
1.3 ERP123方法论 在中国企业实施ERP的实践中，确实有许多失败的案例，这些案例已经足以证明ERP实施的复杂性。ERP123为企业实施ERP系统而生，它是在总结成功经验的基础上为企业实施ERP探索出来的方法论，它将指导企业实施ERP走向成功。 1.3.1 为什么从ERP1开始 企业管理就是对企业的运作流程进行的管理。对于一个生产性企业来讲，看起来其流程是比较简单的，无外乎销售、生产、采购三大职能驱动原辅材料到产品的转换，再加上库存和财务两大职能展示物料的状态和价值。如图1-8所示。
图1-8 企业运作流程
这个企业流程看似简单，可是当我们要对这个流程中每时每刻发生的事都进行记录时，就会变得相当的复杂，而这种记录正是企业管理所要求的，因为每一步管理操作都意味着一种责任，都与企业核算息息相关。在手工管理状态下，管理者们为了记录这些内容，用了成百上千种表单，并且这些表单每时每刻都会在不同的部门中产生，它记录着企业管理中的每一步操作。对于有一定规模的企业，或许每天都有上千张这样的表单。可以设想：这些表单确实记录了企业管理的各种业务操作过程和责任人，但是这样多的表单使得统计工作变得十分繁琐，以致于很多企业都只能对这种统计工作进行简化，而简化的结果就是使得数据分析工作的价值大大降低，甚至很多分析工作都无法进行。例如：企业可能每天都有几十张入库单，然而，在手工管理状态下，财务不可能为每一张入库单都做一张凭证，甚至都不可能为每天的入库单做一张凭证。结果只能简化为每周的入库单汇总做一张凭证，甚至每月的入库单汇总做一张凭证。这样一来就极大地降低了凭证数据的分析统计作用，特别不利于企业对单品进行成本核算。这就是繁琐的数据处理工作对管理的简化，使管理工作不能细致深入，通常称之为粗放式管理。 企业实施ERP就是要改粗放式管理为精细化管理。实施ERP从ERP1开始，就意味着首先要解决繁琐的数据记录及处理问题。实施ERP1完成财务业务同步管理，就是要用计算机系统来记录企业管理的每一步操作，代替成百上千种单据所起的作用，使得财务对业务的反映不是每周一张汇总凭证，而是每时每刻的。这是企业实施ERP要做到的第一步，也是最基础的ERP系统。做到了这一步，企业就走上了信息化管理的道路。对于许多中小企业来讲，甚至这一步就是ERP的全部。这主要是取决于企业的规模和所属行业，对于规模较小的企业并不一定需要一个所谓完整的ERP。所以，ERP1是最初级的ERP系统，它所要完成的财务业务同步管理将企业管理中应用的成百上千种单据为计算机管理的方式所取代，使得管理能够精细化，使得财务对业务能够实时评价，不管是企业需要什么程度的ERP系统，都只能从ERP1开始实施。如果没有ERP1的财务业务同步管理为基础，更高一个层次的ERP是无法完成的，甚至难以想象没有做到ERP1的会是什么样的系统。
第三节 ERP123方法论（2）（图）
崔晓阳
1.3.2 从ERP1到ERP2 实施ERP1以后，企业已经做到了财务业务同步管理，也就是完成了物流和资金流的统一。ERP1实际上也意味着企业已经建成了初级的ERP系统，这个系统使得企业可以用信息化的手段对企业经营进行精打细算，比之于手工管理的粗放型，它为企业带来了精打细算的好处。然而对于具有一定规模的企业，特别是对生产企业来讲，仅仅能够精打细算是不够的。当企业的产品种类较多时，销售、生产、采购之间的协调管理才是最能为企业节约费用的所在。要做好这三者之间的协调，惟有通过计划管理来实现。而加入计划管理之后，ERP1就上升为ERP2，也就是说，ERP2实际上是包含ERP1的，它是在ERP1的基础上加上了计划管理的要素，是由ERP1升级来实现的。对于实施ERP的企业来讲，ERP2并不是做一种重新投入，而是在ERP1的基础上增加计划要素的投入。过去对ERP1的投入是完全保留的，所以把ERP1称为企业分步实施ERP的第一步就是因为它是ERP2的一个基础，如果没有财务业务的同步管理，信息化的计划管理也是无法实现的，具体可由ERP1和ERP2的简图(图1-9和图1-10)来表明。 从图中就可以清楚地看到ERP2是包含ERP1的，它所增加的计划要素主要通过三个模块来体现，即物料清单、需求规划和生产订单。其中物料清单主要用来描述产品构成；需求规划就是按照销售计划和产品构成，将销售计划展开成生产计划和采购计划；生产订单是贯彻生产计划规定的生产任务的下达方式，同时也是生产领料的一种依据。ERP2完全保留了ERP1所完成的管理内容，它是在ERP1的基础上的管理功能追加，而不是重新投入。它是在精打细算基础上用计划方法解决销售、生产、采购之间的协调，既不产生库存积压，也不出现停工待料的精准管理，是企业实施高水准ERP的第二步。或许对于相当数量的中小企业而言，实现了ERP2就实现了ERP的全部。
图1-9 ERP1简图
图1-10 ERP2简图
第三节 ERP123方法论（3）（图）
崔晓阳
1.3.3 从ERP2到ERP3 尽管ERP2的实现已经使得企业在信息化管理的追求中达到了较高的层次，然而管理的进步仍然不会就此终止，较大规模或者产品构成较为复杂的企业还会有更高的要求。那就是如何以最好的方式将产品生产出来？如何对企业进行更加规范和精确的管理？此时，企业可以进行ERP3的实施。同理，ERP3并不是重新实施一个ERP系统，它是在ERP2的基础上增加管理要素，请看图1-11所表明的ERP3的功能。
图1-11 ERP3简图
从图1-11中可以看出ERP3所增加的管理模块有主生产计划、产能管理、车间管理、质量管理等。这些模块的增加分别解决生产排程、生产能力平衡、车间任务管理及统计等内容，这些内容的增加就是要追求以最低的成本和最短的时间将产品生产出来，从而达到更为完美的企业管理境界，为企业带来更大的效益。要说明的是，ERP3的简图中并没有表达出如预算管理等更精准的管理内容。因为这里主要是通过简图反映ERP123的包容性，它是ERP由简到繁的一种实施步骤。同时也是将企业管理的复杂性进行分解完成的一种有效简化方法。 1.3.4 走向成功实施之路 在过去实施ERP失败的案例中，虽然失败的原因各有不同，然而有一点却是相同的，那就是几乎都会提到“信息孤岛”一词。显然，ERP对管理而言其最大的优势就是使企业管理所需的信息在各部门共享，没有达到这一点，反而形成信息孤岛，必然是失败的。究其原因，最主要的就是片面地理解了ERP实施中所要遵循的分步实施原则，将分步实施理解为分部门实施，如单独在财务部实施财务管理子系统、在销售部实施销售管理子系统、在生产部实施生产管理子系统、在物管部实施库存管理子系统、在采购部实施采购管理子系统，然后想当然地认为各子系统实施完毕之后，再做各子系统之间的接口，然后就完成了整个ERP系统。却不知这五大管理职能间的密切关联岂是通过做接口可以建立的，其结果可以在做了几个接口之后发现。各部门对于接口的需求几乎是没完没了的，今天需要这个数据的接口，明天又会提出另一个数据也要做接口。最终根本无法满足，只得承认各部门相互之间仍然是信息孤岛，如图1-12所示。
图1-12 部门间的信息孤岛
这就是过去相当一段时期内ERP失败的主要原因。这种实施方式既有企业自行开发的情况，也有不同管理职能选用不同软件供应商产品的情况。 ERP123是真正体现ERP分步实施原则的实施方法论。特别是在强调ERP123应用基础的条件下，从ERP1开始就始终保持系统的整体性，在根本上就避免了信息孤岛的产生。每一步都是一个完整的ERP系统，只是应用的范围和深度有所不同，而这种应用范围和深度的扩大完全是基于同一个基础，都不需要做任何接口。新的范围和深度的增加，自然可以做到信息共享，以最简单的方式逐步完成复杂的ERP系统，所以，ERP123所规范的实施ERP方法为需要实施ERP的企业指出了一条成功之路。
第一节 您是否需要ERP（1）
崔晓阳
1:ERP是一项复杂的管理工程 2:ERP会给您带来欢乐与痛苦 3:谁都愿意获取的欢乐多于痛苦 4:惟有经过慎重思考才能如愿以偿 2.1 您是否需要ERP 对于您的企业而言，是否需要上ERP是必须要考虑的一个问题。或许是外部原因的胁迫，或许是内部因素的驱使，或许根本就不需要ERP来帮助您管理企业。到底您属于哪一种情况，不妨从本节分析的几个方面作一些定位思考。 2.1.1 考虑竞争对手 讨论企业是否要上ERP时，在许多理由当中有一个很站得住脚的理由是：重要的不是我们该不该上ERP，而是我们的竞争对手上ERP了没有。这个理由很好地诠释了外部环境在胁迫企业上ERP的一种态势，反映了激烈的市场竞争环境已经使得企业间的竞争不仅仅在产品上，而是已经渗透到内部管理手段上的竞争了。当今社会生产技术的高速发展，已经使得产品的技术差异变得很小，企业间的差异更多地体现在运作模式上，而企业的内部管理方式就是企业运作模式的一个重要方面。特别在面对国际竞争的时候，已经出现了以是否上了ERP来决定你能否成为供应商的情况，这是信息化时代带给企业运作模式的最直接的变化。 从电脑的产生到普遍应用，被称之为一次信息革命。这次革命跟以往的工业革命的最大区别在于，以往的工业革命实际上都是对人类体力的放大。而信息革命则是对人类脑力的放大。所以她几乎改变了人们生活和工作方式的所有方面，她对世界的影响力远远超过以往任何一次工业革命。当人们有了这个对脑力进行放大的工具时，有谁会在渴望取胜的竞争中弃她而不用呢？所有的企业管理者都希望自己经营的企业能有较强的竞争力，至少他们不愿意忍受其他对手的脑力被放大，而自己却没有。 ERP是信息革命带给企业管理者的一个工具，如同人们不会拒绝使用互连网和电脑一样，企业管理者应该不会拒绝接受ERP，特别是当您的竞争对手已经上了ERP的时候。 2.1.2 企业规模定位 回顾有史以来的企业发展历程，其实就是一个规模化和专业化的演进史。看看今天被世人公认的优秀企业，几乎无一不是规模化和专业化的典范。管理者对内部管理的要求，就是要不断地适应规模化和专业化发展的要求。规模化就意味着企业管理范围的扩大，专业化则意味着企业管理的深度或者是精细程度。 为了认识规模化和专业化是如何演进的，不妨做一个企业发展的进程推演：某企业开始创业时，只有不到十个人。此时企业的老板对企业的方方面面都是清清楚楚的，他的客户是谁、他的供应商是谁、他的产品是如何构成的、客户还欠他多少钱、他欠供应商多少钱、他每卖出一个产品能赚多少钱等。后来这个企业发展到了百人以上，销售区域也扩大到若干地方。老板发现他再也记不住这些数据了，于是他成立了财务部门专门管理财务数据，成立销售部门专门管理销售数据，成立生产部门专门管理生产数据，成立供应部门专门管理采购数据。此时他对企业的掌握在很大程度上是依赖于部门的汇报。而部门间的责任与协调则要通过数百种单据。再后来该企业发展到上千人，市场扩大到若干省甚至国外。此时由于规模的扩大，部门经理都无法记住本部门的数据，更不用说老板了。于是有了更进一步的专业化要求，部门中又再分为子部门，所有管理人员之间的责任与协调要通过数千种单据来进行。 规模化和专业化的演进结果给企业带来了一个负面的影响，那就是管理的分散化，特别在手工管理状态下，无论你的专业化管理做得有多到位，你的数据始终分散在数千种单据中。很少有企业能够每天对这些单据进行汇总统计，而几乎每一个企业管理者又总是想在最短的时间里掌握企业的各种状态。此时，除了ERP之外，还有什么更好的解决方法吗？如果我们把规模化专业化推演过程中的初始状态称为一种自然的集中管理的话，那么，ERP的意义就在于使企业在规模化和专业化之后，借助电脑系统回归到了集中管理状态。 因此，在考虑您是否要上ERP时，请确定您企业的规模大小，您是否还基本能够做到集中管理，或者您是否还能够忍受分散管理给您带来的种种不便。 2.1.3 数据使您烦恼 在您经营企业的过程中肯定经常需要了解各种经营数据，比如您想了解您的产成品库存是多少？您首先想到的是找到成品库管理者，成品库管理者告诉您目前仓库里的产成品数。此时也许您想通过财务证实一下，于是您又找到您的财务主管，财务主管立刻翻了账本后告诉了您目前的产成品数，结果您发现这个数怎么比仓库管理者给您的数要大一些。带着一些怀疑，您又想到销售肯定知道产成品数，于是又找到了销售主管，结果销售主管告诉您的数量又比财务主管的还要大。这就是数据给您带来的烦恼，如果常常有类似的情况发生，那么，可以肯定您需要一个ERP系统来帮助您进行企业管理。
第一节 您是否需要ERP（2）
崔晓阳
其实，您的仓库管理者、财务主管、销售主管都没有错，也许他们都是尽职尽责的优秀下属。仓库管理者告诉您的是目前仓库里实实在在的有多少产成品。财务主管告诉您的是目前账面上真实的产成品数，这个数之所以比仓库里的数大一些，是由于一部分发出产成品还没有登账，也许是还没有开票，仍然做为产成品库存在账面上。而销售主管给您的数更大一些则是由于您的销售主管掌握的是所有没有收到款的产成品，包括在库的、发出没开发票的、开了发票没收款的。显然这样的三个数据所反映的并不是同一种状态，在考虑到时间因素的情况下，手工管理时必然都存在滞后，加之这些状态每时每刻都在随企业的经营过程改变。于是您的烦恼就变成了“永远也搞不清楚产成品到底有多少？” ERP系统将通过实时管理和财务业务同步管理来解除类似的烦恼，所以说，如果您有这样的烦恼，就可以认为您需要ERP系统来帮助您进行企业管理了。 2.1.4 听完汇报仍然困惑 在没有进行信息化管理的企业中，企业领导通常都是通过汇报这种方式来了解和掌握企业经营情况的，这种汇报方式的最大弊端在于很容易掩盖了隐患，因为人的本能促使下级对上级汇报时总是报喜不报忧。当然，您或许有足够的能力对下级汇报的情况做出较为客观的判断，您或许也有足够的魄力更换那些夸大成绩隐瞒问题的下属。但是，这样做以后，您发现仍然不能使您完全消除困惑。 例如您的财务主管来向您汇报产品成本核算问题，结果发现在您认为很赚钱的某个产品上其成本居然比售价还要高一些，您认为这样的产品还能继续销售吗？财务主管告诉您，他们是严格按照确定的成本核算办法计算出来的，这应该不会有什么错。那么，难道是您的基本判断出错了吗？其实谁都没错，当您企业生产的品种到了几十个甚至上百个的时候，手工管理已经很难将成本精确地核算到每一种产品，甚至每一批产品上去了。特别是不能针对每一种每一批产品准确计算其变动成本。在算粗账的情况下，能使用的最好手段就是将各种不明确的费用进行分摊，这种分摊的办法无疑抹杀了各产品对企业的贡献，所以很容易出现看起来很赚钱的产品，其成本却居高不下。在手工管理的条件下，类似的困惑也许还会出现在生产管理和采购管理中。 如果您在企业经营中时常会出现一些类似的困惑，那么您应该要选择ERP来帮助您消除这些困惑。ERP的精细化管理将最大程度地为您释困解惑。 2.1.5 近期企业会有扩展 在我国大陆范围内，企业总数以千万计，然而销售额超过五千万的还不到二十万家。纵观商海，销售额小于2 000万的中小型公司往往比营业额上亿的公司更加运作自如，所谓船小好掉头。但是每一个企业管理者也都非常清醒，在波涛汹涌的商海中，大船一定比小船更经得起风浪，也更能够赚得更多的绝对价值。所以尽快扩展企业规模几乎是每一个经营者的追求。然而，当企业要实现2 000万到上亿的成长时，一定会面临一道特殊的门槛，这个门槛就是一次系统的管理变革，它是企业成长中必然的管理瓶颈。企业由原先几名创业者管理转变为需要若干部门管理和控制，由几张简单的单据记录管理过程转变成需要数百种单据才能完成，需要更加规范的管理结构和程序、更加专业的技能。这是一个不容忽视的挑战，许多企业就因为没有很好地过渡，只有在风浪中迷茫徘徊，更甚者则在风云变幻的商海中翻了船。 因此，如果您的企业已经有明确的扩展迹象，您应该尽早考虑采用ERP系统来帮助您的企业尽快实行规范化和专业化的管理。ERP是一种管理工具，当您使用它时，就迫使您的企业管理逐步进入规范化和专业化。规范化和专业化管理能够使您从创业初期身先士卒的繁琐事务中解脱出来，所以您必须成为真正的舵手，为您的航船把握方向。
第二节 您需要什么样的ERP（1）
崔晓阳
2.2 您需要什么样的ERP 如果您已经决定要在您的企业实施ERP，接下来最自然不过的考虑就是需要什么样的ERP。本书前面已经按照ERP的应用程度和步骤将ERP分为ERP1、ERP2、ERP3，对不同的企业来讲，可能它们会是一个完整的ERP，也可能仅仅是一个实施的步骤。希望通过本节的阐述，能够帮助您根据本企业的情况，确定您需要什么样的ERP。 2.2.1 明确行业属性 当我们谈到企业的行业属性时，一般按照所从事的产品类型会分为钢铁行业、有色金属行业、机械制造业、电子电器制造业、汽车制造业、石化行业、制药行业、食品行业、流通行业、服务行业等。但是，在我们考虑实施什么样的ERP时，会有另外一种行业属性的划分。之所以会有这种不同的行业属性划分，主要是由ERP中最经典的计划方法MRP所决定的。MRP即物料需求计划，在前面介绍ERP123的内容时已经对其计划方式进行过介绍，这里所说的另外一种行业属性，就是根据企业在应用ERP时，到底是否应用MRP以及应用的程度来进行划分的。一般可由此划分行业属性为离散行业、流程行业、混合行业、流通行业、服务行业等。 以下分别对这些行业及ERP123应用的考虑进行阐述。 1. 离散行业 离散行业是指制造企业中的一类企业，他们的最主要特征为：生产过程中基本上没有发生物质改变，只是物料的 物理形状和组合发生改变，即最终产品是由各种物料装配而成，并且产品与所需物料之间有确定的数量比例，如一个产品有多少个部件，一个部件有多少个零件，这些物料不能多也不能少。按通常行业划分属于离散行业的典型行业有机械制造业、汽车制造业、家电制造业等。这类企业也是在整个企业总数中占比例最大的企业，MRP这个经典的计划方法就是从这类企业的信息化管理实践中诞生的，由MRP发展成的ERP同样是从这类企业的应用中产生的。离散行业的ERP应用特征为：可以用物料清单(BOM)来准确描述产品构成，就可以用MRP来作为企业的计划方法。因此，如果您的企业是属于离散行业，那么您就可以先选择ERP1完成财务业务同步管理，再选择升级到ERP2完成销售、生产、采购计划管理，最后再选择车间管理、全面预算管理等升级到ERP3实现您的完整的、生产精细化管理的ERP系统。 2. 流程行业 流程行业与离散行业的最大区别在于：生产过程中物质发生了改变，最终产品与所需物料之间的数量比例关系容易随生产条件的改变而改变，且最终产品所需物料的种类极少，以至于可以非常简单就计算出来。按通常行业划分属于流程行业的典型行业有石化行业、金属冶炼行业、造纸行业、原料药生产等行业。为说明这类行业最终产品所需物料的种类极少这个特征，可以分别对这几个典型行业进行一个简单分析：金属冶炼行业的最大量的物料只有一两种，如钢铁行业就是铁矿和焦炭，铜冶炼就是铜精矿；石化行业基本上就是石油；造纸业通常是木材；抗生素原料药基本上就是淀粉。 流程行业的ERP应用特征为：没有必要、也不能用MRP来作为其计划方法，因为其物料比较少，且最终产品与所需物料之间的关系也基本上不能用物料清单(BOM)来描述。因此，如果您的企业属于流程行业，那么您可以先选择从ERP1开始实施财务业务同步管理，如果有必要可以在ERP1完成之后，选择用预算管理来代替完成您的计划管理，从而上升到ERP2，最后再实施全面预算管理及其他功能达到ERP3，实现您的完整的精细化管理的ERP系统。 3. 混合行业 混合行业是指一般被认为是流程行业的企业中，产品包装成本占有较大比例的一类企业。这类企业前期生产是流程的，后期包装则是离散的。如果没有前期“原料”生产，是通过购买“原料”来进行包装的，则就是完全的离散行业。按通常行业划分属于混合行业的典型行业有制药行业，化妆品生产、食品生产、酒类生产等行业。这类企业的前期生产与流程行业完全相同，后期生产与离散行业基本相同，但是后期有一个与一般离散行业最大的区别是混合行业的后期生产很少有半制品和在制品，这是由于这类行业的后期都是包装，自动化程度较高，往往都能做到当天投料当天完成。 混合行业的ERP应用特征为：前期生产可以不考虑计划管理，后期生产由于完全可以用物料清单(BOM)来描述产品，所以可以用MRP物料需求计划来进行计划管理。因此，如果您的企业属于混合行业，您可以先选择实施ERP1完成财务业务同步管理，再选择升级到ERP2完成销售、生产、采购计划管理，最后再选择全面预算管理等升级到ERP3实现您的完整的精细化管理的ERP系统。
第二节 您需要什么样的ERP（2）（图）
崔晓阳
4. 流通行业 流通行业的标志为：不进行产品生产，只进行产品买卖。其企业形态一般有物流公司、批发贸易公司、连锁零售公司等。其中物流公司通常货物的进出量特别大，或许还会涉及到自动化仓库的管理，所以业务管理上会有一些特殊要求。同样，连锁零售公司也是一种相对特殊的零售运作方式，也会有一些独特的管理方式。 流通行业的ERP应用特征为：不管是什么形态的企业，都完全可以选择ERP1来进行财务业务同步管理，都完全没有必要应用MRP。因此，如果您的企业属于流通行业，您可以先选择实施ERP1完成财务业务同步管理。然后，假如您的企业是物流公司或连锁零售公司，则要考虑选择更专业的管理软件来完成您的计划管理，从而提升到ERP2。而如果是普通的批发贸易公司，则可以选择预算管理来替代您的计划管理升级到ERP2。最后再选择全面预算管理等升级到ERP3实现您的完整的精细化管理的ERP系统。 5. 服务行业 服务行业与其他行业最大的区别就在于没有产品，或者说其产品是一种服务。在这种形态下，通常意义的采购管理、库存管理和销售管理都完全不一样了。所以服务行业对于ERP的应用来讲，确实是一个特殊的行业。典型的服务行业如银行业、酒店业、旅游业、电信业、餐饮业等。 服务行业的ERP应用特征为：由于不涉及产品，采购的只是一些用品，销售的是一种服务，所以基本也可以应用ERP1。因此，如果您的企业属于服务行业，您仍然可以首先选择ERP1完成您的财务业务同步管理。在此之后，根据您的规模考虑选择专门针对您的业务进行开发的专业管理软件来升级到ERP2。最后再选择全面预算管理等升级到ERP3实现您的完整的精细化管理的ERP系统。 2.2.2 判定管理信息化程度 企业信息化是一项革命性工程，其主要内容涵盖企业运作的各个方面，涉及到各种各样的概念，在谈信息化的文章中更是常常出现各种英文缩写，如表2-1所示。
表2-1 信息化中常见英文缩写
(续表)
第二节 您需要什么样的ERP（3）
崔晓阳
或许上表中并未把所有有关企业信息化的概念罗列出来，但看起来已经让人有些眼花缭乱的感觉了。在这样的一堆概念下，如何来判定企业的信息化程度呢？其实所有这些概念基本上可以归结为两个方面的信息化内容，即生产技术的信息化和管理技术的信息化。每当谈到企业信息化内容时，都应该清楚所谈的是哪一个方面的内容。惟有计算机集成制造(CIMS)是这两方面信息化的集成。然而我国目前企业的发展现状向我们展示的是在生产技术和管理技术两个方面的信息化程度都还很低，应该没有多少底气来奢谈CIMS，即便是全球最发达的国家，实施CIMS的企业也是凤毛麟角。而这里的企业管理信息化程度之所指是清晰的，就是针对管理技术的信息化程度。 当然企业生产技术的信息化与管理技术的信息化会有一些联系，比如生产过程的自动化控制实际上可以自动采集生产数据，产品实现计算机辅助设计也可以直接提供规范的产品生产数据。然而，在没有完成管理技术信息化的情况下，这些数据就算拿到又能放在哪里呢？在没有完整的实现管理技术信息化的情况下，急于做接口获取这些数据又能发挥多大作用呢？一般而言，企业都可以先分别独立地考虑这两个方面的信息化实施，当达到一定的程度之后再考虑对它们进行集成。 从管理技术信息化的角度来判定您企业的信息化程度，从而确定您的企业目前需要什么样的ERP。如果您的企业目前已经完成了财务业务同步管理，也就是意味着已经完成了ERP1，则您应该朝着ERP2的目标进一步完善您的ERP，建立您的计划管理体系。同理，如果您的计划体系已经完成，也就意味着已经完成了ERP2，则您的下一个管理目标就是ERP3，建成您的整体信息化管理系统。显然，这是一个简单的原则，在实际判断中或许会有很多需要进一步辨析的状态。比如，财务业务同步管理的标志是业务产生的原始单据可以实时自动转变为财务记账凭证。如果仅仅是财务在使用计算机，采购、销售也在使用计算机，但并没有自动产生记账凭证，则或许您必须重新开始ERP1。同样，假如您的计划体系不能实现业务关联，即销售计划、生产计划、采购计划都是分别做的，并且与订单无关，则您还是应该重新开始您的ERP2。更甚者，如果您只有财务在使用计算机，可能最好的方式是对财务系统进行一定的完善，同时做好您企业的数据标准化工作和管理专业化分工，为您的企业上ERP打下一个坚实的基础。 2.2.3 定位管理瓶颈 ERP用来帮助企业管理者进行企业管理，其作用一定要体现在解决内部管理瓶颈上，为此在您上ERP时，应该分析企业的内部管理瓶颈。从大的方面来看，中国企业普遍的管理瓶颈都是在销售管理方面。究其原因可归结到我国的社会产业结构还没有一个合理的分工，致使几乎所有的企业都要面对终端客户，这种状况使得企业经营管理的首要问题一定是销售管理问题，销售管理成为企业的生死劫，而生产管理问题则不是其管理瓶颈。而如果社会的产业分工是合理的，则许多生产企业的核心问题就会转化为生产管理问题，因为此时生产企业并不需要直接面对终端用户(即直接与终端用户进行交易)，他们的主要目标就是以最好的质量按时完成经销商给的产品订单。此时，生产管理、车间管理必然是其经营管理的瓶颈。所以就目前的情况而言，可能对于绝大多数企业来讲，在上ERP时都是首先考虑要解决销售管理问题，对于非生产企业就更是如此了。 这里不妨用一个企业实例来说明管理瓶颈问题。该企业是一家全国知名的白酒生产企业，在上ERP前由软件供应商对企业进行了调研。结果发现内部管理最突出的问题就是生产计划的可执行性太差，每月的生产计划约有1/3在执行的时候要发生变更。这种变化必然造成包装材料的积压和浪费(近百个品种、数千种包装材料)。同时也造成产成品积压，交货又不及时的矛盾，因为要的品种没生产出来，而生产出来的产品已经暂时不要。这个看起来是生产管理的问题，但进行了认真分析之后发现，其实仍然是销售管理问题。生产计划之所以发生改变，是由于销售订单改变引起的，该企业面对数千个经销商(当经销商的数量大到如此时，也等于是面对终端客户了)，已经无法确定经销商要货的真实性，在没有信息化管理手段的情况下，每个经销商的应收款和存货已经无法核实。造成了难以控制的要货请求，乱中生变也就成为必然。 当您决定要实施ERP的时候，一定要定位您企业的管理瓶颈，应该注意绝大多数企业都只能从ERP1开始。当然不要忘记实施ERP所需要的基础，没有这个基础，就不能实施ERP，更谈不上解决管理瓶颈问题。
第三节 您应如何准备实施ERP（1）
崔晓阳
2.3 您应如何准备实施ERP 在您决定企业应当上ERP，并且初步判断了要上什么样的ERP后，需要考虑的问题就是应该怎样来实施您的ERP系统。因为ERP应用的成功与否，实施方法起着最决定性的作用。一般而言，应用软件通常是固定的，但在其应用中，或许会涉及到非常细致的功能，或许处理一项管理事务的方法有多种方式，常常认为不能适应的地方，可能会有多种变通方法，这就是固定的软件，灵活的应用，能否做到这一点，直接关系到实施的成败。这促使您必须在实施前要有所准备，以便保障实施的成功。 2.3.1 向ERP专家进行咨询 对于实施ERP的企业来讲，最大的困难在于企业内部往往找不出既懂管理又懂计算机应用特点的人才，有一定规模的企业中常常会有信息中心，而信息中心的人员通常只掌握一定计算机技术，不太熟悉业务管理。而长期从事业务工作的人员对业务相当熟悉，但又不太清楚计算机的处理特点。在这种情况下，几乎无法从ERP应用的角度对企业内部管理的现状进行透彻的分析，从而提出合理、切实可行又符合企业今后发展的应用需求。因为ERP的应用绝对不是对手工管理的模仿，这种高效率的管理工具应用后必将简化管理，完全消除管理人员的四则运算，最理想的情况是将消除企业手工管理时用的成百上千种单据。所以，要达到简化的结果，却要经历一个复杂的过程。企业最好向ERP专家进行咨询，避免摸着石头过河所要付出的昂贵代价。ERP项目是一种管理方式改革的项目，它不是一个计算机技术项目。它将撬动整个企业的管理基础，所以摸着石头过河、错了重来都将使企业付出较大的代价。并且这种代价的非经济因素可能要大于经济因素，业内对过去实施ERP失败较多曾经发出了这样的感叹：“上ERP找死，不上ERP等死。”这种无奈的感叹也从另一个角度反映了实施ERP对企业的影响力。我国企业平均实施ERP的费用不到其销售额的1%，从经济因素上考虑何至于就要死呢？核心就在于它是管理项目。 向ERP专家进行咨询，将弥补企业没有ERP专门人才的缺陷。专家可以帮助企业进行详细的ERP应用需求分析。当然您也要确定您所请的专家到底是不是ERP专家，如果仅仅是一个计算机技术的权威，或许其在ERP应用上的作用比您的信息中心主任大不了多少。如果您请的是一个管理理论权威，或许其在ERP应用上所起的作用与您的业务部门经理的作用在伯仲之间。所以只有向真正的ERP专家进行咨询，才能达到对您的ERP应用进行的指导作用，并且一定不能忘记一个必要条件，那就是这个专家还必须了解您所从事的行业。 2.3.2 做出整体规划 整体规划分步实施是ERP应用中必须遵循的原则，ERP123已经为您指出了分步实施的步骤，整体规划就是要根据您企业的具体情况，为保证ERP的整体性及适用性做出全盘的计划，它是指导企业ERP应用的纲领。由于每个具体的企业解决问题的方式和实施ERP的目标不同，这里只能指出整体规划应该体现的价值。 1. 符合企业管理改善的渐进性 具有一定规模的公司在多年的经营管理过程中，一般都会形成一套固有的管理思想，这种思想在多年的实践中被证明是行之有效的，否则企业不可能发展到今天的规模，也不可能有实施ERP的能力。但社会进步的日新月异促使企业必须要改善管理工具，管理工具的改善将使行之有效的管理思想更加发扬光大。这个过程是企业持续发展必不可少的一步，尽管如此，这一过程只能是一个渐进的过程。所以整体规划要体现管理改善的渐进性，不应轻易进行“企业流程再造”，因为再造的感觉似乎是原有的管理内容要全部否定，而再造出来的流程还需证明比让您的企业取得成功的固有流程更好，这个证明过程是需要付出代价的。而做好整个企业的数据标准化工作，按管理专业化分工的要求对管理职能进行细分，就不至于造成太多的突变和企业内部冲突。 2. 适应企业在管理技术进步过程中的不稳定性 企业在实施ERP的过程中，必然会发生一些机构的变动，同时也伴随着一些业务流程的改变。这些是造成企业在管理提升过程中的不稳定因素。在做ERP总体规划时，要考虑到这些因素，可以用两种方式来适应企业的这种变化：其一为系统按照管理要素来设计，这些管理要素的组合是可以改变的，因为任何一个管理要素都与基本的数据基础是一致的，因此这些管理要素放在哪一个部门来执行并不会影响到系统结构的改变；其二为在管理要素中的流程是部分可以由使用者来定义的，如通过使用工作流和审批流技术，各种单据走向和审批过程，都可以由企业管理者根据机构改革后的权限，重新分配和定义。 3. 体现目标确定、过程可控的稳步实施策略 ERP的实施目标，最终是要使企业达到集中管理和各项业务的可控性。尽管从原则上可以按照ERP123的步骤建设管理信息化系统，但是，在每一步选择除ERP123以外的扩展应用和增值应用的时机和条件仍然是整体规划的重要内容。好的整体规划使得我们在ERP的每一步实施中都能够清楚地知道我们距离目标还有多远，是否偏离了我们的目标，最大限度地减少了失败的风险。
第三节 您应如何准备实施ERP（2）
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4. 体现ERP所要求的整体性 相对于整体性而言，就是系统的分散性，而分散的系统往往就是目前所说的信息孤岛。以往企业信息化管理系统建设不成功最终都形成了信息孤岛。那是一种按不同的管理职能设计不同子系统的设计开发方法，在这种方法指导下开发出来的是一堆子系统，每个子系统之间不能进行交流，最多勉强做成了数据接口，而通过这种接口所进行的交流往往也只是单向的。这都是因为没有一个统一的企业经营管理平台和一个统一的软件技术平台造成的，在这种情况下必然会形成信息孤岛。因为没有共同的应用平台，也就没有完备的数据基础。所以总体规划要强调统一的经营管理平台和技术支持平台，从而保证系统的整体性。 5. 实现数据的可追溯性 只有实现了数据的可追溯性，才能真正做到对各项管理职能的监控。将财务业务同步管理做为ERP1的最重要内容，就是为了保证数据的可追溯性。例如：当财务部感到某张凭证有问题时，可以根据凭证号对应出最详细的业务发生情况；当某部门费用超预算的时候，可分析出其超预算的原因。信息化管理将以最快的速度澄清事实，数据的可追溯性是ERP整体规划中自始至终要遵循的原则。 2.3.3 开始进行人员培训 ERP是管理工具，管理由人来进行，能否用好这个工具取决于使用者对这个工具的认识，取决于管理者对信息化管理方法所持有的观念。中国改革开放所取得的成就可谓令世人瞩目，而总结取得成就的原因时，惟有“观念的改变”是最具说服力的原由。率先改变观念的企业家们总是成为了改革大潮中的弄潮儿。实施ERP就是企业内部的管理改革，要取得成就同样取决于管理观念的转变。ERP是一个企业内部的具体改革，它不能像一个国家的改革那样用数十年的时间来进行观念的逐步改变，要缩短改变的时间，惟有通过人员的培训来解决。当然一个企业的改革与一个国家的改革是不可同日而语的，因此不能用培训来缩短国家的改革进程。 一个企业的就大不一样了，曾经有过这么一个民营企业实施ERP的事例：在ERP准备上线的最后时刻，老板召开了全体员工大会，对所有员工宣布下周开始使用ERP系统，所有相关人员都会得到相关的使用手册；如有任何管理人员认为不能照此执行，只好请其下岗待工；结果这个企业顺利完成了ERP的上线工作。这个事例当然只是定位在ERP上线的最后时刻，它反映了对一般操作人员的培训是相对简单的。然而ERP的培训绝对不仅仅是一个操作人员培训的问题。这个事例中的企业ERP实施的整个过程实际上已经进行了近一年，更重要的是在这段时间中对企业的各层领导人员进行的培训。 您如果在实施ERP前就开始对企业管理人员进行培训，这样做会对ERP实施有很多好处：首先是人的观念的转变并不是一种突变，它需要有一个过程；其次是ERP实施的过程将是外部实施人员与企业内部管理人员频繁交流的过程，企业内部管理人员对ERP的处理方式理解得越多，双方的实施人员就越容易沟通，而好的沟通就是成功实施最根本的保证；再次，好的ERP将完整记录企业的所有管理操作，为企业构造一个完备的数据基础，要达到这个目的，当然需要企业所有相关操作人员严格按手册操作。而达到了这个目的，就为管理者提供了全面丰富的企业运作数据，同时也对管理者的管理水平提出了更高要求，即要学会从以前没有的各种角度、用以前不能用到的各种指标来透视企业。此时对管理者的培训能认为是不需要吗？所以，您一旦决定上ERP，就应该尽早开始进行培训。
第四节 您该如何投入（1）
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2.4 您该如何投入 对ERP的投入无外乎人力和资金两个方面。一般而言，很难想象靠企业自身的力量来开发一套完整的ERP系统，小的企业专业技术力量不够，没有能力自己完成，大的企业看起来似乎财大气粗，或许自己感觉有能力完成，其实还是专业技术力量不够，大小企业在过去自行开发ERP的实践中都有过无数失败的教训。ERP软件的复杂性，决定了不管对于大小企业，都有麻雀虽小五脏俱全的特征，纵观国际国内有影响的ERP供应商，无不投入数百人以至数千人的开发队伍。恐怕很难对这样的ERP供应商做出虚张声势的结论，相反再大的企业也很难为企业的ERP进行如此庞大的投入。而如果真有企业这样做了，那么只能认为是一个大集团企业进行多元化经营的选择，这个选择本身已经使其进入了ERP供应商的行列。所以在您考虑投入的时候，除了考虑人力和资金的投入之外，一般都不可避免地还要考虑和选择您的ERP供应商。 2.4.1 组建企业项目团队ERP的实施团队由供应商的实施团队与企业的项目团队组成，这两个团队的相互配合才能保证成功地实施ERP。以往有些企业在ERP建设过程中没有认识清楚这一点，出现两种不可取的极端现象：要么过分依赖软件供应商，把本应由企业自己独立承担的工作也等供应商来完成，比如企业的标准化工作、企业管理工作的专业化细分、甚至企业的组织机构设置等。这种状况极易导致ERP应用出现形式化趋向，不能深入企业实际解决问题；要么过分相信自己企业项目团队的能力，认为只要选择购买好ERP软件，剩下来的事自己完全可以解决。这种状况往往最终的结果都是强调供应商提供的软件不适合企业，以企业个性化强为由，使ERP的实施半途而废。要避免这两种极端情况的发生，必须要清楚地认识这两个团队的职责分工。 来自供应商的实施团队重点在于将ERP软件产品里包含的管理内容准确无误地传达给企业，传达的方式是通过培训，培训的方法并不仅限于讲授，共同配合设计实施的过程，实际上也是一个直接面对面的实验性质的培训过程，尽管在实施完毕后，供应商与企业之间都会有长期支持服务协议，然而毕竟天天在用系统的是企业方，复杂的ERP系统与例外的管理事件并不能自动协同，企业方需要进行ERP的日常运行维护。从供应商的角度来讲，这就叫作知识转移，即将产品知识转移到企业方。 企业的项目团队必须是一个长期存在的组织，在项目实施过程中通过与供应商的密切合作，基本掌握软件产品的内容，而一旦供应商撤离的时候，担当起日常维护的工作。当然最理想的企业项目团队并不仅仅是对日常运行的维护，他们最重要的工作应该是担负起企业信息化管理流程的设计，确定ERP应用改进和扩展的内容和时机。随着信息化技术的飞速发展，软硬件的维护会越来越趋向简单，甚至有望出现完全委托IT专业公司来进行长期维护的前景，也不排除ERP供应商就负责长期日常维护的可能性。然而不管将来发生什么，企业的ERP项目团队担负规划和设计企业信息化管理流程，组织企业数据为管理决策服务的职责是不会改变的。 因此，在您决定要实施ERP后，一定要组织好企业自己的ERP 实施团队，在选择您的实施团队成员时，一定要要求其有ERP的知识背景，如果不能做到这一点，也要改变过去那种重视计算机技术的选择倾向，更多地要重视其企业管理的知识背景。因为其最重要的职责是管理设计。 2.4.2 确定是否IT外包 近年来，在全球经济整体发展陷于困境之时，众多企业开始重新思考IT对企业的意义。在IT方面巨大的投资并没有给企业带来预期的收益，相反，企业自身却陷入繁琐的IT系统更新和维护工作之中。企业发现，将IT系统外包给专业服务公司，不但可以降低运营IT系统的成本，而且系统运营效率也大为提高。硬件、软件和网络设备并不能够保证为企业效益做出贡献，企业需要的是IT系统对企业业务的支持作用，需要的是IT系统正常运行的结果。把如何保证其正常的过程交给专业公司，自己享用结果，IT外包服务正成为现代企业对IT系统运行的聪明选择。 企业的客观需求，促使了全球IT外包服务的迅猛发展，也为中国IT服务市场带来了新的发展机会，IT外包服务在中国悄然兴起，在企业信息化建设中也许将逐步承担重要角色。相比较而言，中小企业更缺乏专业技术人员，所以新兴的IT外包服务将非常关注中小企业，中国经济发展的多元化为中小企业带来了巨大的发展机会，中小企业在中国经济社会中所承担的作用也日趋显著。IT技术的日趋专业化是IT外包服务产生的一个重要原因。IT技术不断发展，使得企业信息化建设对企业的专业化要求日益提高，随之而来的是企业IT系统运营成本的增加，IT技术人员技术落后显现。而IT外包服务则利用外部最新的技术资源，提供企业用户最新、最成熟的技术应用，降低企业技术风险，也降低企业投入成本。随着中国企业信息化程度的不断提高，IT外包会成为企业信息化建设的重要选择。低成本、高效率的IT外包服务将帮助中小企业建立信息系统，弥补中小企业缺乏专业人员的缺陷。 当您考虑您企业的ERP投入时，由于ERP是信息化的一个最重要组成部分，所以IT外包是一种可能的选择，尽管从目前情况来看，这还谈不上是一种主流的方式，但由于这种方式符合社会合理化分工的要求，其发展速度是非常快的。所以在有条件的地方，应该将其列为一种投入的备选方案。
第四节 您该如何投入（2）
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2.4.3 选择ERP供应商 在您决定实施ERP后，或许最让您难以决定的问题就是选择什么样的供应商来提供软件产品及实施服务。您确实可以将这个难题交给您的信息化主管，但是不管您是否知道他经历过多少个不眠之夜，最终可能还是会让您面对这个难题。凡是要实施ERP，又对ERP有较清晰认识的企业，特别是中小企业，多半会有这种情况发生。希望以下给出的选择供应商的几条原则，能够对您有所帮助。 1. 有成熟的ERP产品 显然这是一个先决条件，本来这样的原则是没有必要的，这里提出来主要是想再次强调“成熟”二字。所谓成熟并不是仅仅有产品就可以认为是成熟，另一方面，可能也并不存在关于“成熟”的准确定义。但是，其产品用户数的多少，特别是同类企业用户数的多少，至少是一个衡量成熟度的标准，这应该是没有什么异议的。 2. 有较强的实施服务能力 实施服务能力最直接的体现就是实施顾问的ERP专业化水平，客户所属行业的行业知识也是考量实施水平的一个重要指标。除此之外，如果您的企业是多个分支机构分布在不同地区，此时还要考虑供应商的实施服务是否能够覆盖这些区域，因为任何经营者都不想漏掉某个分支机构，让其游离于系统之外。企业的经营范围扩展到哪里，ERP应用就落实到哪里，实施服务自然应跟随到哪里。 3. 是一个长寿的企业 ERP应用的两大特征为长期性和不易推倒重来，理论上讲，企业选择ERP的供应商只能选择比自己企业还要长寿的企业。这种理论尽管显得有点教条，但选择一个相对较为长寿的供应商，对于不断发展的企业，对于随时有可能产生新的信息化管理需求的企业来讲，应该是非常务实的。 4. 能够不断地为客户进行投入 ERP肯定是一个先进的管理工具，它的先进性是由于供应商们对先进的管理理论和方法进行了投入，这种投入使得ERP变成了体现先进管理理论和方法的使用工具。然而，管理理论和方法绝不会停止不前。相反，它们几乎任何时候都处在不断的进步与完善的过程中。ERP用户没有任何理由拒绝能为此进行不断投入的供应商，并且选择为此投入较多的供应商才是您的明智之举。 2.4.4 精打细算分类投入 可以设想能够决策上ERP的经营管理者，恐怕个个都是精打细算的老手，这其中可能也不乏在谈判进行过程中游刃有余的高手。如果想在这里教您如何与供应商谈判时精打细算，虽会有一些ERP的所谓技术细节可以交待，但仍然免不了有班门弄斧之嫌。所以不如干脆反其道而行之，阐述一下您应该会有一些什么类别的费用投入。 1. 软件产品费用 该费用是用来购买ERP软件产品的，如果您的ERP目标是最终建成整体信息化管理系统，那么您可以按照ERP123为您指出的实施步骤，分期分步地进行投入，ERP123将保证您不会为已有的功能做重复投入，最大限度地保证发挥前期投入的持续效用。 2. 实施费用 由于在您购买软件产品后，软件供应商还需派出实施人员到您的企业中为您实施服务，所以就有了您需要开支的实施费用。对应于ERP123中不同的实施程度、不同的企业规模、不同的应用范围和区域，投入的实施人员力量也有所不同，所以也就有按人天计算的不同实施费用。 3. 培训费用 培训费用也是根据您在ERP123中的不同实施阶段，有着不同的培训内容，这是产品的培训内容。此外，可能对于一些企业还会有关于管理知识与ERP结合的培训要求，所以培训费用对于不同的企业要求，也有不同的费用收取方式。有一些软件供应商是将培训费用合并到实施费用中去的。 4. 服务费用 服务费用是指在系统上线运行后，软件供应商为了保障客户的正常应用，仍然提供一些服务所收取的费用。这样的服务包括：提供系统故障的现场排除、常见故障的网站解决方案、热线电话咨询、最新软件补丁安装，等等。 除此之外，当然还有一项很大的开支，那就是您的硬件和网络的投入，不过与软件的投入不同的是，硬件和网络的投入是看得见的投入，不同的硬件供应商可以提供相同品牌的硬件产品。并且计算机市场的激烈竞争使得市场价格趋于透明化，价格和质量的差异在日益缩小。当然，市场透明化也是信息化社会的一个必然结果，这个结果使得“双赢”这个词成为了生意场上最时髦的用语，同时可能这个词才真正道出了生意经的真谛。如果您与软件供应商之间的合作也算作一种生意的话。那么，希望通过您的精打细算得到一个双赢的结果。
第一节 面临的问题（1）
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1:ERP1是实施ERP的第一步 2:ERP1使财务业务同步管理 3:ERP1使企业管理焕然一新 4:ERP1将企业带入信息化管理殿堂 3.1 面临的问题 延续了几十年甚至上百年的手工管理方式，曾经为无数企业的辉煌做出了巨大贡献，单独审视这种方式，可能它本身并没有什么问题。而且可以肯定在各种不同的企业和国度里，都不乏将其演绎得尽善尽美的实例。然而人类进步的历史已经反复提醒我们，旧的理论和方式之所以会被取代，不是因其有什么重大缺陷，完全是由于新的理论和方式提供了以前没有过的新视角，这种新的视角使人们感知到了传统方式的不足。 3.1.1 财务报表的局限 财务报表是企业财务报告的核心，是反映企业一定时点的财务状况和一定时期的经营成果、资金变动情况的书面文件，它包括资产负债表、损益表、现金流量表和会计报表附注，对内对外都有着极其重要的地位。是政府实施宏观调控、投资者和债权人做出投资决策的依据。 我国至今为止一直在使用的财务报表也是经过不断改进的。但是，当我们从信息化应用的新视角对其进行重新审视时，会发现其已经滞后于企业管理的需要，这种滞后性并不是报表本身有什么问题，而是由于信息化时代的今天，管理者已经有能力可以用信息化的手段来管理企业了，人们获取信息的方式已经发生了根本性的改变，从而使得财务报表的局限性就日趋明显地表现出来。当然作为国家的制度，企业不可能去改变这种形式，但认识其局限性，将对企业信息化管理的建设有较大的帮助，即通过企业管理信息化可以弥补其对管理需求的不足，这也是信息化管理的一个重要内容。那么，到底其局限性表现在什么地方呢？可从以下几个方面来认识。 1. 为国家宏观经济服务 报表目标过分强调为国家宏观经济管理和调控服务。现行财务报表所提供的信息是基于权责发生制、以历史成本为主要计量属性的财务信息。正如我国《企业会计准则》第11条提出的，会计信息应当符合国家宏观经济管理的要求。财务报表成为国家实行财政税收与物价政策等的主要手段与重要依据之一，这种报表模式产生于计划经济，财务报表的主要职能是为政府宏观经济管理服务。然而，在改革开放使市场经济日益完善的情况下，企业已经成为独立经营、自负盈亏的经济实体，投资主体呈现多元化的格局，财务报表的目标应转向满足经营者及与企业有直接利益关系的相关集团，如投资者、债权人和社会公众等的信息需求。而不是使得相当数量的企业经营者都看不懂的一个书面文件。 2. 信息披露不完整 现行财务报表所提供的信息主要是面向过去的历史信息，并且统一运用货币计量，缺少对使用者未来决策有重要参考价值的信息，如销售生产采购的业务过程信息、预测信息、人力资源价值等被排除在财务报表之外。在经济全球化的形势下，电子商务的飞速发展，资金流、物流、信息流在政府、企业、个人之间流动，极大地丰富了企业的交易方式，同时也促进了网络财务的发展。会计软件由核算型向管理型、决策型发展，电算化会计由单一、机械地模仿手工会计核算发展到局域网、远程网的工作方式，在网络上实现跨时空资源共享与异地数据交换，以电子货币等支付手段参与国际贸易与融资成为现实。但目前的财务报表由于理论认识、政策法规上的相对滞后，网络销售、贸易现在仍然被认为是传统销售业务的延伸，会计信息加工、整理、分析技术明显跟不上经营方式发展的节拍，使得财务报表捉襟见肘。 3. 过于强调信息的实质 现行财务报表模式是立足于企业已发生的确定性交易和事项，对这些事项的分类，都是从事项的实质性角度来确立的，它对使用者决策所需信息的相关性较低。比如递延资产、其他应收款、所有者权益、销售收入与应收款的关系等，这样的一些事项对许多企业经营者来讲并不是都能够看得懂。又比如财务意义上的产品完全成本，是将所有费用分摊完毕之后的产品成本，几乎完全失去了对经营品种指导定价的意义。而对使用者非常有用的现金流量预测性信息被排除在财务报表甚至是财务报告之外。
第一节 面临的问题（2）（图）
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4. 滞后性十分严重 依据传统会计惯例一般是按年度披露会计信息，这一方面是基于人们对年度财富分配的需要，另一方面是因手工管理情况下信息披露成本的考虑，这种基于会计分期，定期编制的财务报表具有滞后性，严重影响了信息的及时性。财务信息具有一项重要的价值，那就是对企业经营业务的反馈价值，这一价值的体现要求财务信息要及时报告，这是因为使用者的决策是不间断地进行的，他们希望随时得到经营过程中价值变化的信息。 现行以历史成本为基础的财务报表，不能客观反映会计期末资本的真实价值或现行成本、变现价值，不考虑不同程度的通货膨胀和资金的时间价值。在物价持续上涨或持续下跌，且涨跌剧烈的情况下，按历史成本原则核算企业的资产就缺乏现实基础，以历史成本计量基础提供的会计信息就不能如实反映企业当期的财务状况和经营成果，完全失去了对企业经营业务的指导作用，也远远不能满足使用者对企业未来财务潜力、企业价值、市场占有率、企业财富变动等信息的需求，这也是许多企业管理者不想看财务报表的一个重要原因，它提供的信息决策相关性与有用性都是不够的。 3.1.2 无法监控业务状况 在有一定规模而又没有实施ERP的企业中，无法监控业务状况是一个普遍存在的问题。它表现在企业的三个最主要的业务管理操作中。 1. 销售管理业务 销售业务管理的目的是要完成企业的销售收入目标，要想对销售业务进行控制，必须要随时清楚销售收入的完成情况，只有做到对销售收入的完成情况了如指掌，才能知道如何控制销售业务按照既定销售目标进行。那么，怎样才算是对销售收入的完成情况了如指掌呢？这里用图3-1对销售收入的分解来说明这一点。 图3-1表明，当我们透视销售收入时，可以从两个不同角度来看，即产品和区域。 从区域的角度来看，可以知道销售收入是由哪些区域完成的，各区域分别完成了多少。在通常进行全国范围内销售的企业中，区域一般就是一个大区，如华东大区、西南大区等都是企业通常的叫法。对于每一个区域，其销售收入又是由它下面的机构分别完成的，机构通常在企业中以分公司或办事处的形式出现。最后每一个机构的销售收入又都是由机构中的业务员来完成的，而每个业务员又负责着若干客户。
图3-1 销售收入分解图
从产品的角度来看，可以知道销售收入是由哪些产品销售完成的，每个产品的销售额各是多少。再往下追溯又完全进入了区域的角度，只不过此时是对某一个产品销售收入的区域分解。 上述图解销售收入看起来其实并不复杂，然而当企业经营的品种数在十个左右，经营区域或机构也超过十个的时候，其实是比较复杂的。因为这不仅仅是一个单纯的销售收入的问题。当销售业务每时每刻都在进行的时候，数据量是非常大的。加之任何销售过程都不可避免地会出现一些状况，如应收款拖期尚未收到、中途变更换货退货、发票遗失要求重新开票、运输过程造成货物损失等，所有状况都应该在这个过程中有所反映。这就是它的复杂性所在。如果觉得这并不算什么的话，请再考虑在这么一种结构中，管理者需要随时都知道销售的状况，能够每天都进行这种统计吗？一般讲，手工管理状态是无法满足管理者要求的。所以从这个意义上讲，手工管理无法监控销售管理的业务状况。 2. 库存管理业务 库存管理的目的就是要管理好企业的库存资产，这些库存资产是为销售和生产所用的，它也是企业流动资金的最重要组成部分。其构成一般有产成品、原料、辅料、包装物、在制品、半成品等。对于有一定规模的生产企业来讲，其种类少则几百种，多则成千上万，如果再考虑到不同的批次分类，其管理物料类别的数量就更大了。流通企业的库存种类多半比制造企业还要大，比如一个年经营额几个亿的中等规模医药公司，其经营的药品种类在考虑批次时，动不动都会在万种以上。同样对于一个中型超市，其经营品种也肯定要上万的。 面对如此多的库存管理对象，手工管理状态下的库存管理数据能让企业管理者对自己经营的企业库存情况了解到什么程度呢？尽管管理科学已经为企业提供了一些很科学的管理方法。如ABC分类法、最佳订货点法等。但是有没有考虑过在手工管理状态下，对如此多数量的物品进行分类管理的工作量，特别是今天的市场环境往往要求这种分类是在不断变化的，这几乎使得这些管理科学的方法无法为企业带来应有的效果。因为手工管理如果能把这样庞大的品种、种类、批次的库存账目记清楚已经是超水平发挥了，基本上不能指望要每天的统计分析。所以，相对于计算机系统的处理能力，可以认为手工管理无法帮助管理者实时监控库存管理业务。
第一节 面临的问题（3）
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3. 采购管理业务 采购管理业务是服务于生产的，在手工管理状态下，采购管理的任务是来自于生产的需求，采购量则取决于对库存量的计算。显然，当库存量的计算不及时的时候，为了保证生产，惟一的方法就是加大采购量。 手工管理状态下对采购业务难以监控的问题表现在两个方面。其一为对采购量的控制力度较弱，原因是对库存量的把握不及时。其二为对采购资金的控制力度不够，原因在于财务现金流量不清楚。采购管理业务监控失效的结果往往造成停工待料和库存积压两种情况在企业中同时存在，给企业带来双重的资金浪费。 3.1.3 业务得不到财务的支持 企业是一个经济实体，其所有业务必然围绕获取经济利益展开，所以销售、库存、采购业务都需要财务给予支持，得不到应有的支持，必然影响企业的经济效益。所以下面仍然以三个主要业务来说明业务得不到财务支持的问题。 1. 销售管理方面 销售管理需要财务给予的最大支持体现在应收款方面，对于具有一定规模的企业而言，在中国的市场环境下，可能都要面对几百甚至上千个客户，这些客户有的是经销商，也有的直接就是终端用户。不管他们是新客户还是老客户，很难做到严格的先款后货。除非是强势的企业，或者有独特的产品，一般必然有应收款存在，即先货后款是不可避免的。考虑到与客户的交易往往都不是一次性的，假如你的产品价格又是随行就市的，那么如何清楚掌握客户应收款，及时催交应收款会成为企业非常关键的一个经营因素。应收款是以开出发票为标志的，开出发票后就记入了销售收入，并且还要完税。所以如果应收款不能及时收回，将导致企业的销售收入徒有虚名，还要贴上税款。因此销售管理者非常希望财务能够给予应收款管理的强力支持，因为发票通常由财务开出，应收款的账期账龄都由财务掌握。然而在手工管理状态下，财务面对如此多的客户，或许还有不计其数的各种变化情况，也只能是心有余而力不足了。甚至有相当数量的企业，在年末时还不得不出动财务及销售业务人员到客户那里去对账。 销售业务得不到财务支持的另外一个方面是反映在产品的销售定价方面，在很多手工管理状态的企业中，产品根本就无法核算到单品成本，即便给出了单品的成本，也是一个将各种费用按照一定的分摊比率分到各单品上去后给出的成本。这样的成本实际上已经抹杀了各单品对企业利润的贡献，基本上不能用来作为产品定价的依据。当然，企业管理者对产品的定价肯定是根据市场的需求来确定的。但是，在激烈竞争的市场中，清楚把握自己产品价位的底线，一定是每个销售管理者所希望的。 2. 库存管理方面 库存管理需要财务给予的支持来自于对存货的核算。当库存品的数量达到成百上千甚至上万时，对于库存物品的评价如果仅仅停留在一个汇总的价值总数是远远不够的。曾经有一家企业，其生产线用的是进口设备，为生产线准备的备品备件库存在一亿左右。在该企业上ERP之前，谁也没有把这一个亿的备品备件盘点清楚过，因为有上万种备品备件。该企业上ERP实施库存管理后，终于使财务账与实物账对清楚了。结果发现，其实只需五千万的备品备件就足以满足设备的需求。由于许多备品备件的数量没有搞清楚，每年的采购量中有许多是完全不必要的。尽管采购和库存资产核算都不是库存管理者的直接责任，但是作为有责任心的库存管理者，一定是要想办法为企业的流动资产管理提出建设性的意见。此时，他需要财务方面的配合来支持他为企业管理的改善尽力。没有财务业务的同步管理，这种配合支持显然是困难的，特别是对于有成千上万种库存品的企业更是如此。在库存管理中绝不仅仅是备品备件的管理如此，复杂的产品又何尝没有这样的问题呢？ 3. 采购管理方面 显然，采购管理方面需要财务给予的支持主要来源于应付款。采购管理主管常常面临的问题是随时都会接到许多供应商催交货款电话。此时，很难给供应商一个确切的回答，因为不能清楚地知道现时企业的付款能力，也没有办法快速判断哪些供应商的应付款应当立即支付，哪些供应商的应付款还可以缓一缓。这也是手工管理分散性的具体体现，采购业务是由采购部门进行的，当供应商将所采购的物品送达企业后，每一个供应商都想尽快收回货款，供应商的发票交给了企业财务，付款条件是由采购主管与供应商的采购合同中规定，客观上已经造成了分散。当然，企业制度中可能会规定合同都必须交财务一份，然而当采购业务较多的时候，统计工作是需要较多时间的，也不可能立刻准确知道每一次供应商催交应收款的账期、账龄、付款条件和付款方式。 采购管理需要财务支持的另外一个内容就是采购资金的时效，即在什么时间，可以支付多少金额。如果能有这样的支持，则其在与供应商确定付款时间和方式时，会做得更加合理，这种合理性一定会大大降低供应商催交应收款的频率。 3.1.4 管理者不能实时掌控企业运营 在手工管理状态下，由于不能做到财务业务同步管理，所以使得管理者不能实时掌控企业的运作状况。如果企业的规模还不够大，也许会认为不会有太多的问题，但此时销售、采购、库存管理中的所有问题都会集中在企业最高领导这里。就算是没有前述问题的严重性，也足以让最高领导找到失控的感觉了。而假如企业规模比较大，手工管理的分散性，一定会使企业最高领导走上汇报制的管理方式。当你想清楚你的各职能部门的经营状况时，只能通过召集各部门领导进行汇报。此时，每个部门领导单独给你汇报时，你多少都会怀疑其是否只讲成绩，漏掉了隐患。而各部门领导一起给你汇报时，你一定会感到其中有很多说法是在互相推诿，或许还需要使出一套太极功夫来化解恩怨。掌控企业运营确实不易，ERP1的财务业务同步管理肯定会给实时掌控企业带来很大的帮助。
第二节 ERP1应用方案（1）（图）
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3.2 ERP1应用方案 ERP1应用方案将围绕规范企业的销售、采购、库存、财务管理，提高业务运作效率来展开。以实现企业财务业务同步管理为目标，即能够将销售、采购、库存管理业务中的各种原始单据实时生成记账凭证转到财务手中，做到财务对业务的实时反映，随时可以对企业的经营情况算细账。 3.2.1 ERP1的管理内容 ERP1的管理内容如图3-2所示。图中显示出在企业实施ERP1的阶段中，基本上没有生产管理的内容，这是因为生产管理是相对复杂的管理内容，涉及到生产计划管理方式，关联着销售计划和采购计划的协调，而这种协调是必须要有基础的，这个基础就是ERP1的内容。生产计划的协调作用要得到发挥，必须要知道销售任务中有多少品种和数量是需要进行生产的，而这样的数据又取决于对库存品的精确了解。此外，生产计划一定是一个按时间顺序进行排序的，这种时间顺序除了销售业务要求的交货期之外，另一个重要影响因素就是采购提前期。可见，ERP1的管理内容完全是在为ERP2的应用打下基础，没有这样的基础，生产计划会是什么样的呢？显然肯定是与手工管理状态下的计划一样。另外一点需要说明的是，虽然ERP1的管理内容从图3-2中看起来没有生产管理的内容。但其实不然，生产物料的领用和产成品的入库都会在库存管理中涉及到，从这个意义上讲，ERP1保持了企业管理的整体性，这也说明了ERP1划分原则的合理性。
图3-2 ERP1的管理内容
图3-2反映了ERP1的基本管理内容，它包括销售管理、采购管理、库存管理、财务管理四大管理职能。但这只是一个总图，为了让读者更进一步了解ERP1，以下就对这几个主要管理内容进行更详细的介绍。
第二节 ERP1应用方案（2）
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1. 销售管理 销售管理是企业管理的龙头，在ERP1中的销售管理包含了企业进行销售业务的所有工作内容，这些内容大致可以分为售前管理、销售执行与控制、售后统计分析三部分内容。 售前管理中以销售报价为核心内容，其管理形式主要是通过销售报价单的方式来进行的。销售报价单中包含了客户、品种、数量、价格等内容，它也可以作为生成销售订单的一种自动参照数据，即销售报价单中的内容可以直接用于销售订单。 销售执行与控制则是围绕销售订单来进行的一系列销售管理操作。在企业中，销售任务是通过与客户的销售合同来确定的。一旦签订合同，销售任务便由此展开。在手工管理状态下，可以直接根据销售合同就开发货单，有了发货单仓库就可以开出库单，有了出库单就可以开出发票，根据发票就可以进行收款，由此而完成了销售任务。在ERP中，所采用的是计算机的处理方式，用一个销售订单来作为销售任务的执行驱动。销售合同签订之后，将合同内容输入销售订单，也可以从销售报价单中直接取数据形成销售订单。以后就可以根据销售订单自动生成发货单，由发货单又自动生成出库单，同样还可以生成发票和收款单。可见由于引入了销售订单，使得后续的操作全部都可以自动进行了，这是ERP销售管理与手工管理的根本差别。 从理论上来讲，其实发货单和出库单都是可以不要的，信息化管理实现了信息的共享，销售订单一旦确定，仓库就可以看到并可以根据销售订单中的数据进行发货操作，而仓库发货的操作也同样可以记入销售订单中，财务同样又可以看到销售订单已经发货，由此就可以开出发票。这种情况可以想象成所有与销售有关的操作都可以在销售订单上来操作，岂不是用一张销售订单来取代了所有销售任务完成过程中所需要的单据了吗？其实这就是实施ERP想要得到的结果。 然而目前的实施结果并非如此，为了适应手工管理模式，在ERP系统中仍然保留了发货单与出库单等各种在手工管理状态下管理人员已经习惯的操作方式。或许是ERP 软件开发商已经充分意识到了，要想彻底改变企业管理人员已经形成的习惯，只能循序渐进，目前让他们能够使用计算机已经是非常大的管理进步了，不可操之过急。 整个销售管理过程的数据都记录在案之后，对于采用计算机的ERP系统来讲，要想从这些数据中得到各种各样的统计分析资料显然是非常容易的，其效率肯定是手工管理方式根本就无法与之相比的。对于ERP来讲，各种报表仅仅是展示数据的一种方式，只不过是人们已经习惯将其叫做报表而已。 2. 库存管理 库存管理是企业物流管理的核心地带，企业的增值过程就是在仓库的进进出出中实现的，所以把握好企业的库存管理，就能对企业进行精细的管理，这里是企业算细账的最基本的单元。 ERP的库存管理就是对物品进出的精细化管理，其实并不是手工管理不想精细化，而是由于手工管理的低效率使其不得不牺牲精细化来换得可以接受的效率。手工管理的低效率体现在对于每一笔进出业务，都必须要手工开出入库单，可以想象，当其出入的业务量较大时，这种重复而简单的工作，变成了需要很大的意志力才能坚持不懈的，当仓库管理人员集中精力，力争做到不开错出入库单的时候，再要求他们要对各种出入库单中的各种内容进行分门别类的统计，这种要求恐怕无论如何都是属于过分的，除非是一个很小的企业，本来就没有多大的业务量。ERP的库存管理显然将彻底改变这种情况，在绝大多数情况下，仓库管理人员将不再需要手工填制各种出入库单，即便是在计算机中输入各种出入库单，也只需输入极少的数据。采购入库单可以由采购订单直接生成，销售出库单可以由销售管理产生的发货单直接生成。在没有上ERP2之前，关系到生产的领料和产成品入库是仓库管理人员还需要完整输入计算机的出入库单。但此时的输入方式也要比手工管理状态时要简单的多。 当然，ERP库存管理绝不仅仅是为了解决手工管理低效率的输入问题，它的意义在于可以随时方便地盘清库存这本账。为企业算细账提供可靠而完备的数据基础。ERP中的库存数据的完备性表现在它与销售和采购以至于今后实施ERP2的生产都是密切关联的，前面已经提到出入库单都是根据采购订单和销售订单生成的，实施ERP2以后，领料和产成品的出入库单都可以根据生成订单生成。所以，在ERP中，企业管理中的销售、生产、采购这三大任务驱动物流的事实真相，在库存管理中反映的淋漓尽致。此时要从这样的数据基础中得到一些分析报告还会很困难吗？对于管理者来说，只要认识到这一点，相信库存管理一定能给您带来一种拨开云雾见青天的感觉。
第二节 ERP1应用方案（3）
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3. 采购管理 采购是企业资金流出的最大出口，如果企业要对资金和生产费用采取一些控制措施，往往首当其冲的一定是采购，但又苦于没有一个很好的理由，尽管很想从巨大的采购资金占用中挤压出些挪作他用，结果根本就无从下手。这是在手工管理状态下，常常会面临的窘境，原因就在于心中无数。在此时，如果您实施了ERP1的采购管理，或许遇到这种窘境的机会就会少了。 从账面上来看，库存的原辅材料占用着很大的资金，但同时采购的资金申请报告还在等待着需要审批。造成这种状况是由于无法清楚了解成千上万种物料的实际可用量，实施ERP的采购管理，它采用的管理方法是用采购订单的方式来确定采购任务，对于采购订单中所列的每一种物料，都可以直接在采购订单中就进行实际可用量的查询，可以最大程度地减少重复采购情况的发生，这在手工管理状态下是难以做到的。还是那句话，除非是一个规模较小的企业，假如真是如此，或许这个企业本来就不需要ERP。关于采购订单的应用方式与销售订单也是基本类似的，它同样是采购管理内容的核心。 ERP采购管理的另外一个突出的特点体现在对供应商的管理上。对于采购部门的每一个业务员来讲，要向他们了解供应商的情况肯定是没有问题的，一般他们对供应商的各种情况都能倒背如流，原因在于业务员所接触的供应商是少数供应商，在几百个供应商中，每个具体的业务员通常都只是固定与某几个打交道，情况熟悉是肯定的。尽管不可否定人在交易过程中的决定作用，但如果能将供应商的信息进行共享，那将是给企业的运转又加上了一个保险，避免了一些供应商变化和业务人员调离可能给企业带来的风险，当然最重要的是变人为管理为信息化辅助的制度管理。完备的供应商档案和供应商存货对照档案，将非常容易进行采购业务中的寻价和比价。 4. 财务管理 财务管理做为企业管理中最基础的管理职能，承担着对企业的物流运作过程进行价值评价的作用，企业的运作目的就是为了获取利润，利润一定是在物流运作的过程中有了增值才会产生，如果没有这种价值评价，企业管理将完全失去管理的目标。 手工管理状态下，财务管理基本上是依赖于财务报表，而财务报表的局限性在前面的问题分析中已经进行了阐述。在ERP的财务管理中，财务报表的形式一点都没有改变，因为根本就不允许改变。但财务管理却有了巨大的改变，几乎所有涉及到业务活动的原始单据，都可以自动生成财务记账凭证，这一方面极大地减少了财务人员的工作量，同时这些凭证还能自动记入各种账簿，又最大限度地减少了手工登账可能会发生的错误。当然，还远远不止如此，这种自动做凭证和登账的高效率最有意义的方面是实现了企业的实时管理，即只要有业务活动发生，立即就能反应到财务中去，这就是所谓的财务业务同步管理。这种方式使得企业天天都可以做财务报表(当然时间上与通常的财务报表是不一致的)，实现了财务对业务活动的监控。 当财务人员从繁琐的四则运算汇总统计中解放出来时，他们完全可以将精力放在对企业经营进行分析评价的管理会计中来。制定标准成本进行成本控制，制定每一个品种的变动成本以便于进行产品定价指导，整理企业的各种考核指标，根据信息化财务管理能够提供的基础数据为企业经营者出谋划策，制定预算指标体系，为企业进一步精细化管理打下良好的基础等等。由于ERP的财务管理使得整个企业的财务工作效率彻底改变，或许对财务管理的影响是最为直接的。因为在所有的管理业务中，就数财务管理的计算汇总统计工作量最大，所以使得应用计算机于管理的ERP在财务管理中显示了最为明显的效用，加之财务管理本身在管理企业中的重要性，这就致使ERP的实施似乎只能从财务开始。因此，现实中绝大多数企业在实施ERP时都自觉或不自觉地将财务管理放在首位。事实确实如此，如果不先实施财务管理，那么做的再好的业务管理，也不能将结果反应到财务指标上来，对企业管理的作用又何在呢？没有一个高效的价值评价指标体系，销售、生产、采购的所有活动不能及时地映射到收入和费用上，又怎么能够及时知道企业的终极目标利润完成的如何呢？当然，也不可否认，在没有实施销售采购库存业务管理时，财务是不能有如此高的效率自动根据业务单据生成记账凭证的，但这并不足以否定财务在ERP实施中的首要地位。
第二节 ERP1应用方案（4）（图）
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5. ERP1可选管理内容 前面介绍的是ERP1的核心应用内容，是企业实施ERP第一步要完成的最基础的应用。当这些基础应用完成时，企业已经完成了财务业务的同步管理。此时，可以根据企业的实际需要选择一些其他管理模块的应用来扩大企业的应用成果。在ERP1核心应用的基础上可供选择的管理内容分为两大类：一类称为扩展应用；另一类称为增值应用。 6. 扩展应用 如图3-3所示。扩展应用主要是能使已经实施的ERP1尽量扩大应用范围。在ERP1实施的基础上能够选择的扩展应用内容有下列几项。 售前分析：通过可用量(ATP)运算实现售前对可交付产品数量的确认； 合同管理：实现对供应商和客户合同进行全程管理； 客户关系管理：实现从售前、售中跟进到售后交付的全过程客户管理； 网上银行：帮助企业出纳足不出户即可享受工行、建行、招行等16家国内主流银行的网上银行自动对账； 网上报销：方便快捷处理企业内部员工日常借款、报销业务，以及在报销时的费用控制； 人力资源管理：实现标准、规范、便捷的人事、合同、薪资等管理，为企业建立标准、统一的人力资源工作平台，极大地提高办事效率； 办公自动化：为企业规范办公流程，实现及时沟通与协同办公，保障企业制度的高效执行。
图3-3 ERP1的扩展应用
7. 增值应用模块 如图3-4所示。增值应用是在不影响核心应用的基础上，充分利用已经实施的ERP1中的数据，为企业增加ERP的使用价值。能够选择的增值应用内容有下列几项。 图3-4 ERP1的增值应用
管理驾驶舱：管理驾驶舱顾名思义就是企业管理的控制室，在用友ERP软件里，管理驾驶舱用于综合提取ERP中的各种数据，通过这些数据实时洞察企业经营状态。它同时也具备对各种数据进行分析，指导企业经营的管理职能。它是企业经营者利用ERP掌控企业的有力工具。 成本管理：提供成本预测、成本核算、成本分析等功能，帮助企业解决同产品跨部门生产的成本费用归集，帮助企业实现单产品核算成本，实现更加精细的成本管理。 预算管理：在财务业务同步管理的基础上，应用预算管理，真正帮助企业把制定的预算目标落实到日常业务执行中，通过预算有效控制企业经营。 资金管理：根据应收、应付与现金的运行状态，做出资金预测，制定资金使用计划，帮助企业随时掌握企业未来的资金流向、流量和盈缺情况，防患于未然。
第二节 ERP1应用方案（5）（图）
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3.2.2 ERP1的应用流程 ERP1的管理内容介绍让读者了解了ERP1具体包含哪些改善管理的内容。但是企业管理的任何职能都是按照一定的逻辑规则来履行的，同样ERP软件必须要满足这样的逻辑规则才能为企业管理所用。所以认识ERP软件，除了其能够具有的管理内容之外，还必须知道这些管理内容的应用流程。当然，在ERP软件中，应用流程也不是绝对不能改变的。一般而言，软件供应商通常都是根据企业对一类业务的处理逻辑设计应用流程的，尽管每一项管理内容仅仅是这种应用逻辑上的一个环节，但无论什么样的流程经过细分的结果，最终肯定落实到一个底层的软件功能模块中。所以，从这个意义上讲，流程帮助人们认识ERP产品的应用方式，最终真正认识每一个功能模块的作用。而真正认识了模块的作用之后，或许能够用这些模块组成新的流程，完成企业所需的管理内容，只要这个流程是企业管理进步需要的。 ERP1是企业实施信息化管理的第一步，但这并不就意味着ERP1只有很简单的应用流程，在3.2.1节里介绍了ERP1的管理内容，其实并没有涉及到软件中的模块，要知道哪怕在仅仅是ERP1的管理内容范围内，其底层模块数也有数千种，而设计出这些模块的应用流程数也是一个庞大的数字。所以ERP1同样是一个复杂的系统，只不过在实施ERP时，先集中实施ERP1要相对简单的多。本节也是从对ERP1的基本理解出发，仅介绍几个最基本的流程。图3-5首先给出基于ERP1管理内容的应用主流程。 图3-5 ERP1管理内容的应用主流程
该ERP1主流程反映的基本上是一级模块构成的应用流程，图中模块之间的连线所反映的关联关系基本上是对应企业中部门之间的关联业务，这种部门间的流程在各种类型的企业中几乎都是一样的。甚至流通类企业与生产类企业都没有太大的区别。图中列出了ERP1实施涉及到的部门和主管，也列出了在ERP1的基础上可选择的扩展应用和增值应用。 本节以下的内容将分别介绍销售、库存、采购、财务的基本应用流程。 1. 销售管理应用流程 销售管理应用基本流程如图3-6所示。 图3-6 销售管理应用基本流程
这是系统中处理普通销售业务的一个流程，该流程核心在于销售订单，它承载了销售任务下达、销售任务执行、销售结果统计的管理功能。销售订单生成(销售任务下达)的方式有三种：其一为通过销售报价直接生成销售订单，这种方式一般是给客户发送报价单，根据客户确认的报价单直接自动生成销售订单；其二为根据与客户签订的销售合同，在有合同管理模块的情况下，要登记合同，此时可以根据合同内容自动生成销售订单；其三为直接手工编制销售订单。企业销售人员可以根据企业的实际情况选用任何一种方式，或者几种方式同时使用。销售订单经过审批后就正式下达了销售任务。此时，就可以根据销售订单发货，发货后进行销售出库确认，有销售出库单记录。根据销售出库单就可以进行销售开票、应收单据审核、销售成本结转等操作。根据所开发票即可进行收款操作。另外，可以随时查询销售订单执行情况，一旦销售订单执行完毕，即可进行销售订单关闭的操作。亦可根据销售订单执行情况对客户进行货款催交。 以上仅仅是一种简单的说明，应用中肯定要复杂一些。比如：销售发货中可以根据销售订单生成发货单，也可以进行批量处理，还可以手工填制发货单；销售订单执行统计查询中，不仅仅可以查询销售订单的执行情况，同时还可以根据执行情况进行预警和报警，及早提醒企业，尽量避免造成损失。几乎每一个模块都有许多可变通的内容，这里就不作介绍了。
第二节 ERP1应用方案（6）（图）
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2. 库存统计分析应用流程 库存统计分析应用流程如图3-7所示。
图3-7 库存统计分析应用流程
库存管理的主要流程应该是以出入库业务和调拨业务为主，但由于入库流程与采购流程密切关联，材料领用和产品入库则与生产管理密切关联，而产成品出库是与销售管理密切关联。所以，这些主要业务会在相互关联较密切的各管理流程中分别出现，由于本书并不是产品手册，所以就不一一列举了。这里给出的库存统计分析流程，力图使读者了解ERP是如何做统计分析的。首先，所有物品的出入库操作都记录在库存账中，根据出入库物品的操作属性，库存账分为现存量、流水账、库存台账、代管账、委托代销备查簿、不合格品备查簿、呆滞积压备查簿、供应商库存、入库跟踪表等等。此外还有货位卡片和货位汇总表。这些是属于基本的库存数据，以这些数据为基础，就可以进行库存统计，由于库存账是实时的，所以统计也可以是实时进行的，统计内容包括库存展望、业务类型汇总、存货分布表、收发存汇总表和限额领料汇总表等等。同样有了库存账这个数据基础，也可以进行一些库存的分析，如安全库存预警、呆滞积压分析、短缺存货查询、超储存货查询、库龄分析、缺料表等等。在库存账基础上进行的库存统计分析是控制库存的有效方法，在手工管理状态下，这些统计分析都是很难做出的。 3. 采购管理应用流程 采购管理的基本应用流程如图3-8所示。
图3-8 采购管理的基本应用流程
采购管理的基本应用流程同样是以采购订单为核心的应用操作。首先采购订单的产生方式有三种，其一为参照物料申请生成采购订单，这当中又分为来自库存管理本身的库存物料申请，来自其他消耗物料的申请，来自生产物料需求计划(MRP)的生成物料申请；其二为参照采购合同生成采购订单；其三为手工编制采购订单。生成的采购订单经过采购主管审批后，进入采购到货维护，货物到达时则进行采购到货检验，检验结果合格的则完成采购入库，若有不合格的则进行采购退货或者进入不良品处理，不良品或许可以作为降级入库。采购入库之后还需要进行的操作有采购付款、采购结算，并可随时查询采购订单执行情况，对于已经执行完毕的订单，要进行采购订单关闭。该流程是一个规范的采购流程，对于规范企业的采购管理，减少管理漏洞，应该可以发挥积极作用。
第二节 ERP1应用方案（7）（图）
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4. 财务管理应用流程 财务管理的基本应用流程如图3-9所示。
图3-9 财务管理的基本应用流程
财务管理的最根本任务就是对企业的所有管理操作进行价值评价，这种评价过程是通过对企业拥有的各种资源的核算来进行的。企业所拥有的资源可归结为人财物，在上述流程中，薪资福利管理就是对“人”这个资源进行的核算，现金收支与银行对账、应收管理、应付管理就是对“财”这个资源进行的核算，而固定资产、存货核算、跌价准备就是对“物”这类资源进行的核算。对这些资源进行核算的记录就是凭证处理，对凭证的分啻砭托纬筛髦终吮聿檠Ｗ钪掌兰劢峁褪遣莆癖ū怼⑾纸鹆髁勘怼３酥猓箍梢远哉庑┘锹冀峁幸恍┨厥獾姆治觯蔷褪遣莆穹治觥Ｐ畔⒒牟莆窆芾碛胧止す芾淼淖畲笄鹪谟谔焯於加衅兰劢峁皇瞧谀┎庞薪峁饩褪鞘凳惫芾恚凳惫芾硎沟貌莆褚滴裢健?BR> 3.2.3 实施ERP1的基础设置 企业的标准化工作，是应用ERP的基础，当然也是实施ERP1的基础。因为ERP是以计算机做为工具的，要使得计算机能够帮助管理者进行管理，首先要解决计算机对管理对象的识别问题。计算机对管理对象的识别只能是通过代码来识别，所以标准化工作的核心是建立企业所有管理对象的标准编码。在企业实施ERP1时，首先遇到的问题就是进行应用基础设置。此时，就是将企业标准化工作的结果用到应用基础设置上。ERP1的应用基础设置要求是多方面的，这里只列举一些关键的应用基础设置。 1. 存货 存货是指企业的所有物品，包括原料、材料、辅料、包装物、在制品、半成品、产成品、低值易耗品、备品备件等等。存货主要用于设置企业在生产经营中使用到的各种物品的信息，以便于对这些物品进行资料管理、实物管理和业务数据的统计、分析。需要设置的主要内容有：存货编码、存货代码、存货名称、规格型号、计量单位组、主计量单位、系统默认单位等等。所设置内容在以后系统应用时就会自动引用。 2. 供应商与客户 建立供应商档案主要是为企业的采购管理、库存管理、应付账管理服务的。同理，设置往来客户的档案信息，以便于对客户资料管理和业务数据的录入、统计、分析。需要设置的内容，供应商与客户类似，现以客户为例，主要有：客户编码、客户名称、客户简称、所属分类、所属地区码、所属行业、税号、法人代表、开户银行、银行账号等。 3. 部门 部门是指企业下辖的具有分别进行财务核算或业务管理要求的单元体，可以是实际中的部门机构，也可以是虚拟的核算单元。通常如办公室、车间、销售部、供应部等等。需要设置的内容有：部门名称、负责人、电话、地址、部门属性、上级部门、传真等。 4. 人员 企业各职能部门中需要进行核算和业务管理的职员信息，必须先设置好部门档案才能在这些部门下设置相应的职员档案。需要设置的内容有：人员编号、性别、行政部门名称、人员属性、人员类别、银行账号、照片、年龄、职称等。 5. 仓库 存货一般是用仓库来保管的，对存货进行核算管理，首先应对仓库进行管理，因此进行仓库设置也是信息化管理系统的重要基础准备工作之一。 需要设置的内容有：仓库编码、仓库名称、所属部门、仓库地址、电话、负责人、计价方式、是否货位管理、仓库属性等等。
第二节 ERP1应用方案（8）
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3.2.4 同步管理应用分析 前面对ERP1的主要管理内容和应用流程都作了介绍，但是读者不难发现，在这些介绍中都是以一个管理职能为基础展开的。但是，真正体现ERP对于管理促进的特征是信息共享，几乎任何一个供应商在对企业进行ERP产品讲解时都会谈到如何消除信息孤岛实现信息共享，在财务和业务之间真正实现了信息共享，也就达到了财务和业务的同步管理。所以本节内容就是想通过进一步分析ERP1中的各种管理内容的关联应用，一方面对信息共享进行一些解析，另外一方面也再次证明ERP1做为实施ERP的第一步所具有的合理性。由于任何ERP产品都是十分庞大的，就像不可能将所有流程都进行一一介绍一样，也不可能将所有关联的信息共享应用进行介绍。在ERP1的范围内同样如此，所以这里选择一些最能表明财务业务同步管理的关联应用来进行解析。 1. 销售业务与财务的同步管理 在没有进行信息化管理的企业中，所有业务管理之间的联系都是要通过各种单据的传递来实现的，这些单据是一种依据、一种证据、一种责任。为了这种依据、证据和责任，手工管理不得不呈现出一种低效率，这种低效率就是在对这些单据的等待、核实、汇总、分类、统计中形成的。所有的企业管理操作中不能没有依据、证据、责任，所以，这种低效率就是不得已而为之，是一种必然的结果。 在此，在ERP1的应用程度范围内，分析销售管理、库存管理、财务管理三者之间是如何实现信息共享，从而达到销售业务与财务的同步管理。 首先在销售管理中其销售业务是从销售订单开始的，这里再重申一点，销售订单是ERP特有的概念，它与企业内的销售合同是完全不同的，它是ERP为了适合计算机应用而创立的一种形式。在企业的销售管理中，一旦与客户签订了销售合同，就相当于是确立了一项销售任务，当然销售合同的形式可以是多种多样的，对于老客户或许仅仅是一个电话或传真的确认。不管它的形式是什么，总之是确认了一项销售任务。此时，在ERP的销售管理方式中，就是要将这项销售任务录入到销售订单之中，销售主管可以对这张销售订单进行审核，一旦审核完成，也就相当于确定了一种销售任务的依据、证据、责任。销售订单与合同的区别在于合同是企业与客户之间的一种交易的约定，而销售订单是企业内部的一种销售任务全过程的记录，包括任务下达、执行和完成结果。如果每个销售合同就是一项销售任务的话，那么销售订单可以由销售合同自动产生。但是，销售管理中可以是几个销售合同构成一项销售任务，此时一个销售订单对应着几个销售合同。也可能一个销售合同会派生出若干项销售任务，此时，一个销售合同对应着几个销售订单。 在ERP中，一旦销售订单经过了审核，就相当于确定了一项销售任务，此时的信息共享体现在，所有与该项销售任务相关的部门和人员都看到这张销售订单，当然，信息共享绝对不是仅仅看一看，重要的是能够充分利用才是共享。 销售部门本身可以用销售订单直接产生发货单，而无须再重新填制发货单。 库存管理可以根据发货单直接生成销售出库单，无须重新填制销售出库单。 核算存货时可以直接根据销售出库单产生记账凭证，无须重新再做凭证。 销售发票开出时，可直接取用销售订单中的客户、品名、数量、价格。 可以根据销售发票自动产生记账凭证。 在ERP的财务管理中，由于财务根据记账凭证进行记账的过程也是自动完成的，所以销售出库自动产生的记账凭证也会自动记入相应的账簿，这个过程可以是实时的，此外，对于销售业务而言，所开发票同样可以用生成凭证的功能来自动生成凭证。由于生成凭证的时间可以是任意的，且可以一张单据生成一张凭证，也可以多张单据生成一张凭证，所以可以做到实时管理。即任何时候只要发生了销售业务，随时都能直接反映到财务账簿中。这在手工管理状态下是不能够做到的。这就是销售业务与财务同步管理的含义。这种同步管理，彻底改变了财务事后记账的传统方式，使财务能够发挥对业务的监控职能，使得管理者随时都能从企业效益的角度了解业务的进展。同步管理的另外一个意义在于，由于凭证的生成是实时自动的，所以凭证的记录是细致而精准的，在系统中完全可以由凭证追溯到业务上，即可以由记账凭证追溯到销售订单，这在管理上体现为可以由管理指标的变化，追查到发生这些变化的原因。 当然，销售信息的共享绝不只是在已经阐述的这些内容上。尽管不能一一列举，但有一点是必须要指出的，那就是当企业下一步实施ERP2以后，销售订单的共享在生产计划管理中是更加重要了，它是生产计划的依据、证据、责任。
第二节 ERP1应用方案（9）（图）
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2. 采购业务与财务同步管理 采购业务与销售业务一样可以做到与财务管理同步。采购管理同样是以采购订单为核心达到各相关部门间实现信息共享。采购任务的下达反映在采购订单之中，采购任务的执行情况都可以围绕采购订单通过信息共享完整记录下来。采购订单与销售订单类似，也是ERP中特有的一种用来进行采购管理的形式。 一旦采购订单通过审批，就意味着采购任务已经明确，此时所有各相关部门都可以看到采购订单，并且可以直接引用晒憾┑ブ械氖荩钊绻┯ι獭⑵访⑹俊⒓鄹竦鹊取?BR> 可以通过采购订单直接生成到货单。 可以通过采购到货单直接生成采购入库单。 可以根据采购订单直接生成采购发票。 可以根据采购入库单直接生成记账凭证。 可以根据采购发票直接产生记账凭证。 这样的一些信息共享在手工管理状态下都是不能够做到的，这是ERP能够提高管理工作效率的原因所在。同样其真正提高管理水平的地方仍然是实现了采购业务与财务的同步管理，实现了财务对采购业务的监控。 3. 精准的库存可用量共享 由于库存管理是整个企业物流状况集中表现的地方，所以库存管理中的信息与其他各管理业务共享就显得尤为突出，在此以库存物品的可用量为例，来说明库存管理与其他管理业务之间的信息共享关联应用。如图3-10所示。 图3-10 库存管理与其他管理业务之间的信息共享关联应用
一般在ERP软件中，都会有类似让ERP用户自己定义企业的可用量的公式设置。 可用量与四个因素相关，即现存量、冻结量、预计入库量、预计出库量。其中现存量和冻结量是一种固定状态，而预计入库量和预计出库量则是根据不同企业的管理要求自己进行选择设置。如果选择了出入库时都要做可用量检查，则在出入库的操作中就会自动给予提示和警示。显然这种库存管理的精确性在手工状态下是无法做到的。 该可用量用于销售管理业务时，用来检查是否可以立即进行交货，因为对于销售管理而言，很多时候都会遇到需要马上交货的情况，当这种情况发生时，往往意味着客户将收入送到了企业，在这种情况下，如果不能交货，对企业的机会损失是最大的。而如果盲目接单又交不了货，则企业信誉又将受到较大的影响，再则如果因为交了货而影响到其他订单的按时完成，这很可能是得不偿失的，这种时候显然最重要的事情就是知道一个准确的可用量，从而做出正确的选择。 该可用量用于采购时，显然能够明显地帮助采购人员控制采购数量，尽量避免重复或过剩采购给企业带来的负担和浪费。当然对于采购的指导意义最终要等ERP2实施以后，在生产计划生成的过程中，对于采购量的计算依据这个可用量来运算，此时才是可用量最能体现出对采购的作用之时。 此外从图3-10中也可以看出，本身可用量的计算公式中就是考虑了采购和销售的因素的，销售和采购都是使得可用量在一个时间段中成为动态数量的直接原因，这种动态就是实时管理最现实的客观要求，同时也是最能体现ERP优越于手工的地方。
第二节 ERP1应用方案（10）
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4. 给财务管理带来的变化 前面在介绍ERP1的管理内容时阐述过一个观点，那就是“由于ERP的财务管理使得整个企业的财务工作效率彻底改变，或许给财务管理的影响是最为直接的。”但是，必须要清楚地看到，如果不实施ERP1，而仅仅是实施一个财务管理。那么，财务工作的效率是不会得到彻底改变的，此时的改变更多的是体现在一些四则运算量的减少，其效率的提高是有限的，尽管手工管理已经无法与之相比，然而信息化管理的优越性则还远远未能体现。惟有实施ERP1之后，通过与各业务系统的信息共享，实现了财务业务的同步管理，才是真正彻底改变了财务管理工作的效率，真正发挥出财务管理对于企业经营运作的重要指导作用。 财务对于业务信息的共享表现在如下几个方面： 可以根据出入库单直接自动产生记账凭证，无须再输入凭证； 可以根据采购和销售发票直接自动产生记账凭证，无须再输入凭证； 可以同采购管理共享供应商信息，直接引用方便了应付款的管理； 可以同销售管理共享客户信息，直接引用方便了应收款的管理； 可以根据已经有的记账凭证追溯业务单据，极大减少了差错时间。 在这些信息共享的情况下，再加之记账凭证可以自动登入账簿，财务报表可以根据标准格式自动产生，而标准格式可以由财务管理人员根据企业的实际应用要求自己设置定义。这所有的一切最终达成了财务管理工作效率的彻底改变。 当然，改进是无止境的，ERP1虽然使得财务管理工作的效率有了实质性的改变。但是随着ERP2、ERP3的应用深入，财务管理工作还将会进一步展现其对于企业管理的重要性，特别是在成本、资金、预算管理当中尤为显著。
第三节 管理价值体现（1）
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3.3 管理价值体现 作为实施ERP的第一步，当企业实施完成ERP1后，将会给企业带来一些什么样的价值呢？对价值的评价或许会有多种方法，看待ERP也会有各种视角，然而有一点是不可否认的。那就是：ERP代表着目前最先进的管理工具，它是科学管理之集大成。所以实施ERP1就意味着向最新的管理技术领域迈出了坚实的一步。具体地，还有下面的分析。 3.3.1 面临的问题得到解决 实施了ERP1以后，企业获得了丰富的业务操作数据，并且有了非常方便地应用这些数据的工具。严格地说主要还是后者，因为在手工管理状态下，也有着丰富的业务操作数据，只不过这时的业务操作数据分散在成百上千种单据之中，管理较好的企业也只不过多有几本台账。这些数据日积月累，即便规模不大的企业，一年的单据量也很容易达到百万这个数量级以上。此时，很难对这些数据进行全面的处理，从而得到想要的信息。所以相当数量的企业领导人只能依据难懂的财务报表来掌握企业的运作情况，而企业财务报表本身又有着前述的局限性。ERP1的实施将彻底改变这种状况，完全弥补了财务报表的局限性，企业领导人得以从多个角度全面掌握企业情况，并且由于情况掌握的及时，甚至在计划期中都随时可以对企业的经营操作进行调整。 对企业经营操作进行的调整，是对企业经营业务状况监控的结果。ERP1提供的数据组织方式，是按照一定的逻辑进行数据存储的，这种逻辑将保证数据的出处是惟一的，而使用的部门则是多个部门共用同一个数据，这就是所谓的数据共享，这种方式使得企业主管们不仅仅能够实时了解本部门的运作情况，而且也能很方便地知道其他部门的运作情况，只要有相关的数据权限就行。ERP1带来的管理方式改变中，最大的改变就是企业部门间沟通方式的改变，沟通变得更简单了，这是ERP能够提高工作效率的最根本的原因。例如前述的销售收入的分解查询问题，在ERP1里仅仅是一个对销售订单统计分析的功能。库存对采购的指导，只要使用可用量这个概念，不管有多少种库存品，一样会为采购提供可用量查询，指导采购作业。 ERP1应用后，解决企业面临问题的另一个重要方面，就是提供了财务对业务的支持，系统完整的应收应付管理，使得销售主管和采购主管能够胸有成竹地面对供应商和客户，这将会大大提高企业的信誉。存货核算功能对库存资产的精确核算，为仓库主管消除了后顾之忧，使其能将更多的精力放在如何合理利用有限的资源，管好库存资产的问题上。 毫无疑问，ERP1使得管理者掌控企业的能力得到加强。管理者对企业的掌控将不再是仅仅依靠财务报表对企业经营状况的回顾，而是在计划期内随时都可以了解经营状况，并且根据情况可以对经营业务做出调整。只要他们愿意，几乎是在任何时候都可以了解到经营业务环节的每一个细节、每一个客户、每一个供应商、每一张订单、每一项应收应付、每一种物料的可用量，在需要知道时都可以了然于胸。而假如他们没有时间，他们要将全部精力贯注在涉及企业生死攸关的重大经营决策上，则尽可以只选择那些他们认为是关键经营要素的状态进行展示，只要其关键性就足以表明企业经营是否正常。 3.3.2 对企业效益的贡献 实施ERP1与通常实施ERP一样都是一项投入，且一般不能直接计算出投资ERP给企业带来的经济效益，尽管ERP1已经将企业对ERP的整体投入分步而使其开始投入变得较小了。然而，这毕竟是一项投资，相信每一个投资者仍然想知道ERP1实施后能给企业带来什么效益。 在以往ERP应用的文献中，许多资料在谈到ERP的实施效益时，都会列举出一些数字。如降低库存25％、交货周期缩短30％、资金利润率提高10％等等一些所谓的硬指标。当然，并不能认为这样的说法有什么错误，但确实会感到有些证据不足，因为这些硬指标的改变是多种经营因素造成的，在这些因素中，不可排除实施ERP 这个提升管理的重要因素，但如果将这些硬指标的变化全部归结于ERP的应用肯定是非常牵强的。反之，并不能肯定不实施ERP的企业就不会有这些指标朝着好的方面发展。ERP始终只是一种管理工具，要使用这种新的工具，肯定要改变一些操作习惯。犹如今天的通讯工具从电话座机到传真再到手机和EMAIL一样。这是通讯工具不断推陈出新，用户也不断改变习惯的过程。不使用手机和EMAIL肯定是落伍的，但不是一使用手机就什么问题都解决了。使用是一回事，用得好是另一回事，用来赚钱能否如愿差异就更大了。管理工具好了，管理企业相对容易了，但能否让企业真正减少费用，提高利润，或许更多的还是经营层面的问题，这应该是实话实说。 需要实话实说的另外一个方面是，企业运用了ERP1，就实现了相对的精细管理，天天都可以算细账。这里不妨用家庭理财的情况来做一个比较说明：两个家庭主妇都在操持家务，假设这两个家庭的月开支基本都是在2 000千元左右，一个会精打细算，一个是大大咧咧。会精打细算的那个家庭主妇要想每月节约100元左右应该是没有问题的。ERP1的实施成功，就意味着让企业管理者能够对复杂的企业经营进行精打细算，而如果他这样做了，可以设想，对于一个有几千万业务量的企业，通过算细账而节约几十万甚至上百万将是非常容易的。那么如果是一个几亿业务量的企业又会如何呢？所以说ERP1给企业带来的真正效益应该源于此。
第三节 管理价值体现（2）
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3.3.3 规范了业务管理 ERP1在企业实施后，实际上是迫使企业各项管理工作走上了规范化的道路。在上ERP之前，难免会有一部分人认为：企业的管理太不规范，不适合上ERP，因为ERP要求的是规范化的管理。这种认识确实有他的道理，ERP是采用电脑技术来做为数据载体的，电脑只能识别代码，如果管理不规范，许多基础数据不健全，确实没有办法用电脑来管理数据。然而，这种认识只是从静态的角度来看问题。如果从动态的、变化的角度来看：正是由于企业管理的不规范，才需要通过实施ERP来规范企业的管理运作。通过实施ERP1给企业带来的规范化体现在如下两个方面： 1. 数据的规范化 数据的规范化是通过企业的标准化工作来实现的，标准化工作是企业在实施ERP1之前的一项必不可少的工作。本来这项工作是任何企业，不管上与不上ERP都应该进行的企业管理的基础工作。但是，如果没有ERP系统，这项工作做得再好，恐怕也很难在实际工作中完全贯彻下去，因为标准化工作规范了数据之后，如果还在手工管理状态，那么必然会增加手工的工作量。因为每一张单据都会要求填写标准的代码，可以想象如果一个仓库每天有几百项出入库业务，假如每项业务又涉及到几个物品编码，这种工作量是很难承受的，而如果在标准化时让编码尽量简单，则又起不到能反映物品特征的作用。所以企业管理教科书告诉企业管理者们应该进行的标准化工作，几乎在所有的企业中都难以贯彻下去。ERP则不同，它在运作中几乎都不需要操作者输入编码，绝大多数应用中只需查找编码、选择编码。而且由于有了标准编码，也就不再需要输入其他说明性的文字内容。如品名、规格、计量单位等等，这些都是随编码自动引入的，这是根本性的差别。从这个意义上讲，似乎标准化就是为ERP而诞生的。因此，企业的数据规范化只有通过实施ERP才能实现。 2. 业务处理流程规范化 以数据的规范化为保证，ERP1的实施上线，将使得销售、采购、库存、财务的业务处理方式规范化。在ERP系统中，数据规范的结果是每一项数据都是可以找到责任人的，且每一项数据只能有一个出处。这与管理上要求的责任制是非常符合的，这也是ERP规范企业管理流程的最好的证据。为此，企业各部门的人员将会有更加明确的职责分工，并且这种分工会比上ERP 之前要细的多。明确的岗位职责将使得企业对管理人员的配备更加合理。如果说有些企业不适合上ERP的话。那么，除了其规模较小没有必要之外，或许害怕这种管理变革才是真正的理由。其实，ERP使得业务流程规范化的更强有力的证据，或许要通过相当一段时间的应用才能显现出来，那就是逐步消除目前业务处理流程中的各种单据，因为这些单据都是在手工管理状态下，为了明确责任，记录管理操作而发明创造的。现在既然有了计算机可以来做这样的事，为什么还要这样多的单据呢？现在确实还不能将这些单据取消掉，管理人员多年来形成的习惯不可能立即改变，管理进步一定是一个渐进的过程。很多企业在实施ERP的过程中，使用人员都会向实施人员提出要求提供某种报表或单据，其实大多是手工管理习惯的延续。这种惯性之大足以使软件供应商都不得不按照这种惯性来开发ERP软件。但相信随着ERP的普及，企业的业务处理流程一定会达到更好的规范化。ERP1实施上线后，诸如自动产生记账凭证、合同自动生成订单、订单自动生成发货单等等都是这种规范化趋势的表现。这些特征最终一定会最大限度地简化并规范管理操作。
第四节 行业应用特征（1）（图）
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3.4 行业应用特征 ERP1到底适合什么样的企业呢？这是一个让人很自然就想到的问题，尽管在前面关于上ERP前的思考中已经涉及到这个问题。但是，在对ERP1做了较为全面的介绍后，有必要对这个问题给出更为清楚的回答。 3.4.1 各行业的普遍需求 首先让我们仔细看看图3-11和图3-12，前面的图3-11是工业企业管理流程，后面的图3-12是商业企业管理流程，如果认为这两张图所反映的流程没有什么明显错误的话，请注意它们的差别。
图3-11 工业企业管理流程 图3-12 商业企业管理流程
两个图中的箭头以及它们旁边的文字表示了企业中这些主要管理职能的管理内容及其关联性。仔细分析这两张图的差异不难发现，工业企业与商业企业的差别就在于是否有生产管理职能。当我们将工业企业管理流程中的生产和设计连同与之相关的箭头和文字拿掉的时候，这两张图居然是一摸一样的。这并不是在故弄玄虚，也不是玩什么把戏。这就是企业管理的共性，这是企业管理学之所以能够成为一门学科的客观存在性。也是ERP之所以能够成为企业管理标准产品的必要条件。 如果再继续对这两张图进行分析，分别拿掉这两张图中的上下两条，即不考虑预算计划任务下达及监控和经营执行结果统计及绩效评估。此时，它们所反映的正好是ERP1的管理内容。所以，得出ERP1适合所有的工业企业和商业企业的结论并不为过。从这个意义上讲，ERP1是ERP标准产品中的标准是成立的，这也进一步证明了将ERP划分为ERP123是相对合理的。ERP1是最基础的ERP，它最充分地反映了企业管理的共性。因此，企业在实施ERP1时，似乎不应该过分强调行业特性。即便要强调行业特性，也只应该是考虑到要从ERP1升级到ERP2而做的准备。 本书在阐述ERP1的过程中，多以工业企业做为应用对象。至此如果是商业企业的读者在看到此时，应该不会再有什么异议，在ERP1的应用层面上，基本内容并没有太大的差异，这就是ERP1反映企业管理共性带来的结果。至于ERP1对服务类企业的适用性，就只好放在下面的内容来阐述了。
第四节 行业应用特征（2）
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3.4.2 行业特征的应用变通 前面虽然强调了企业管理的共性，然而工业企业、商业企业、服务类企业客观上毕竟是不同的，这就使得软件供应商们在满足不同企业的应用需求时，不得不考虑这种行业不同带来的差异性，只不过在ERP1的层面上，这种差异性就显得要小的多了。特别是在工业企业和商业企业之间，这种差异性大多表现在动态数据上，而静态数据的差异是很小的。如商业企业通常是经营的产品种类繁多，而工业企业是原辅材料繁多，产品种类相对较少。商业企业出入库业务十分频繁，而工业企业出入库业务相对较少。但不管是原辅材料还是产成品都可以做为存货来进行管理，出入库业务的多少，则只是影响到库存管理记录的多少。 至于服务行业，由于其产品是一种特殊产品，肯定是不能用存货这种方式来进行管理的，因为这种产品没有库存价值。但是服务企业正是由于提供的是特殊产品，所以其种类是有限的，更多的产品管理内容或许在财务管理的明细摘要中就能反映。而通常企业的采购库存可能就演变为服务行业的低值耗用品、常用工具、宣传资料等等。当然，前提是企业认为这些物品的管理对于企业的影响是重要的。比如服务行业中的餐饮业、宾馆酒店业，应该说这类服务业的采购库存对企业的影响是不能忽略的。服务业的业态种类繁多，不好一概而论，在清楚ERP能做什么的基础上，企业管理者可以根据实际情况做出选择。 对于不同的行业，有一些管理内容上的区别是十分明显的，那就是在不同行业会有不同的会计科目设置方法，政府对不同行业也有不同财务报表的要求，为此ERP供应商会在其软件的应用设置中考虑到这种需求。以用友软件公司的产品为例： 用友产品提供行政、工业企业、商品流通、旅游饮食、施工企业、外商投资、铁路运输、对外合作、房地产、交通运输、民航运输、金融企业、保险企业、邮电通信、农业企业、股份制、科学事业、医院、建设单位、种子、国家物资储备、中小学校、高校、新会计制度科目、社会保险-医疗、社会保险-失业、社会保险-养老、社会保险-其他、律师行业、中国铁路等不同性质的行业。请您选择适用于您企业的行业性质。这为下一步“是否按行业预置科目”确定科目范围，并且系统会根据企业所选行业(工业和商业)预制一些行业的特定方法和报表。 这是摘自用友产品中关于如何设置企业账套的一段文字。这段文字表明，在企业应用ERP时，首先遇到的问题就是要明确行业属性，对于不同的行业，ERP软件会提供不同的管理设置内容。当然还有更好的变通方法，那就是几乎所有的ERP软件，都允许自行定义会计科目和财务报表格式。
第五节 ERP1案例分析（1）
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3.5 ERP1案例分析 本节是对一些实施ERP1初见成效的企业进行的介绍，这些企业都是用友公司的用户，希望能对读者有一些启发。 3.5.1 北京某视频技术有限公司 1. 公司简介 该公司主要从事广播电影电视专业系统集成、设备制造，并代理AVID、Thomson、SONY等许多国际知名公司的产品。公司现拥有22 600平方米的生产基地，设计和生产电视转播车、数字卫星新闻采访车、卫星通信指挥车、移动通信车、数字接口设备、内部通话系统、音视频分配器、切换器、数字制式转换器、专业用标准或非标准机柜、控制台、电视墙等18个系列103种产品；为用户提供全数字(包括应用现代网络技术)电视台系统的设计、集成、安装和全方位的技术支持与服务，提供卫星通信、卫星高速数字网络和SNG(新闻采集)测控网技术支持，提供卫星地面站的全系统设计、系统集成、系统工程和技术服务。公司年营业额为4亿元人民币，他们的目标是8亿元。 2. 为什么要实施ERP 2002年，该公司的业绩增长迅猛，除了传统的广电行业的市场继续上扬，中国移动的市场也被开发出来。同年7月，公司启用了新的厂房。就在这时候，生产扩张与企业管理的发展速度出现矛盾：业务量增长以后，订单的丢失率也随之有所增加，同时人员也有一定的流失。企业规模的壮大，呼唤管理方式的更新。“无论什么样的管理模式和方法，没有基础信息都是无法实现的。”公司CIO鲍总认为，“只有首先做好ERP，将基础数据完善起来，同时通过BPR的过程，把公司十多年来在经营管理上的思路理顺，将这些优秀的管理经验沉淀在系统之中，才能形成新的管理模式。” 对企业来说，降低费用是根本的目的，而要降低费用只有通过管理水平的提升才能做到，所以为了较大幅度地降低费用，公司把提升企业管理水平定为2003年工作的重中之中。同年7月，公司在行业内率先通过国家3C认证，如今ERP又要进行验收，年底还将通过ISO 9000认证。鲍总将2003年定义为公司的管理年。 3. 实施简介 公司2003年4月开始实施ERP1，用友ERP1一般实施45天就能完成，但是在这个ERP项目中，实施时间长达半年。原因在于该公司ERP项目组和用友实施小组花了大量的时间细化公司的管理业务，以期与ERP1的功能模块更好地对接。“ERP不仅是一种管理技术，更是一种管理理念，是提升企业管理价值的基础。”公司CIO鲍总这样解释实施周期长的原因，“只有将前期细化流程的工作做足、做深、做透，后期实施才会更加便捷，系统效果才能得到更加充分的体现。”由于前期工作扎实，系统一经上线，基础数据准确率就达到了80%。“我们在年底之前还将进行一次系统初始化，”鲍总充满信心地表示，“到时候数据的准确率将接近100%。” 4. 算细账挖出利润 该公司的原材料有时是“组件采购”，而实际生产中这个“组件”没有全部使用，有可能剩下几个零部件。那么，剩下部分的成本该如何计算？经过与用友实施人员的研究，公司决定做一个备件库，组件的整体成本计入申请采购的项目，剩下的部件进入备件库，备件库只计算数量不计算成本。当下一次生产用到这些备件时，就可以直接放到项目中核销前期的成本。在做备件库之前，公司对这些被分拆的零部件进行了全面盘点，结果发现价值近百万元。“像这样的细节，以前我们根本管不了，既没有人想到去管，也没有手段去管。”ERP1对企业管理的帮助体现在每一个细节上，鲍总对实施结果比较满意：“这次做细化流程的时候，这些小的细节发现得特别多，而这些细节都涉及公司的利润。” 鲍总肯定不满足于一个环节上的利益，她认为“意识的转变”是最具有价值的。“大家努力为公司的利润进行挖掘，ERP是一个非常好的管理工具。”
第五节 ERP1案例分析（2）
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5. 规范现有管理 该公司准备在今年10月完善供应商准入制度，这也是得益于用友ERP1。公司改装车的底盘很多都从国外进口，在与这些国外供应商打交道的时候，发现他们的流程非常清晰。公司也希望通过ERP来建立起自己的流程，然后把上游、下游的厂商都纳入自己的规范中来。 通过实施ERP，公司对近年来供应商的供货和付款情况进行了整理，把供应商的信用状况做了对比，接下来要做的就是和生产、质量控制结合，制定准入制度，并于2004年开始实施。 “这就是做ERP的好处，有了ERP，你就可以在上面实现很多管理思想。”鲍总表示，接下来，公司的HR部门也会利用用友ERP这个平台，来完善绩效管理方面的工作。 6. 引发高层思考 ERP1给该公司的管理层也带来很大影响，通过这个系统，高层领导意识到了企业文化建设的重要。由于公司盈利状况一直很好，在行业中一直遥遥领先，因此公司对企业文化的建设并不像对市场开发那样重视。通过实施ERP，公司高层发现ERP需要公司所有人的共同配合，他们认识到需要创造一种文化氛围，来让大家时刻关心公司动向，为公司的利润、发展前景去思考。在ERP1的实施过程中，项目组发现公司存在部门职责不够分明的现象。这使得该公司高层意识到了公司的组织结构相对公司的发展速度是滞后的，组织结构同样还需要优化。为此，公司高层组织人员进行研究，并决定在今年12月对组织结构进行适应性调整。 3.5.2 黑龙江某乳业科技股份有限公司 1. 公司简介 该公司是经国家科技部和中国科学院审核批准的高科技企业，是国家乳业工程技术研究中心的产业基地，也是全国十大乳品企业之一。至2002年年底，公司生产能力已达到日处理鲜奶400吨，年生产奶粉20 000吨、饮料及液体奶40 000吨。该公司生产的系列产品包括乳粉、乳饮料、果蔬饮料和发酵乳制品等，共4大类67个品种。在全国27个省、市、自治区有销售网点300多个。公司先后被黑龙江省政府授予“振兴经济”一等奖、三等奖及“黑龙江省重点龙头企业” 称号。公司现有员工915名，其中具有大专以上学历的349名(博士1人，硕士11人，本科生99人，专科生238人)，占员工总数的38.1%。 2. 为什么要实施ERP 从2000年开始，在黑龙江省，来自外省的蒙牛、伊利等品牌迅速成长起来，乳品市场价格战也愈演愈烈，为保持在竞争激烈的乳品市场的价格竞争力，成本控制成了该公司的第一生命线。早在1999年，公司就设计了目标责任制成本管理方式。将工厂中的生产成本耗费分解为5 000多个指标，层层签订指标责任书，把成本目标落实到每个员工身上，使成本管理深入到基层，由原来只是企业领导关心成本，到人人参与成本管理控制。公司的三级成本管理分为集团公司、工厂、基本车间的三级控制体系。为实现这种管理模式，公司用了一年的时间设计各种标准数据，就公司的70多种产品，每种产品都设计出5个标准配方，共350多个配方。同时，每种配方还要确定标准消耗、理论消耗的数量，涉及这些配方的还有5 000多种原料的价格和标准消耗问题。公司在实施三级成本管理后发现，各种数据的繁复程度使最终的统计工作非常庞大复杂。集团公司下属的几个工厂都是用人工计算成本，十个人算一天都算不完一个工厂，而且算的结果也非常不准确，甚至有的三天、五天才能拿出结果来。” 能不能借助IT技术来快速准确完成这些统计工作？这是公司领导层急需解决的问题。
第五节 ERP1案例分析（3）（图）
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3. 实施简介 企业的财务、供应链等主系统采用用友ERP-U8管理软件，替换已不能满足现有业务发展需求的相关软件，另外，为减少企业的信息化投入，在保证物流和资金流主干线通畅的前提下，其他系统以用友软件为核心进行配套开发。而为满足公司个性化需求、保证开发质量、缩短建设周期并降低开发成本，公司采用了“产、学、研、商”的合作模式，即由用友公司规划、设计并实施以财务、供应链管理为核心的信息化主体工程、提供U8软件部分数据字典开放资源，由公司原有信息化建设队伍、哈尔滨工业大学、哈尔滨工程大学组成的学术专家组以及黑龙江机械设计研究院共同完成资源管理、质量管理、生产统计、奶源管理等配套业务的信息管理系统开发。 在用友ERP-U8的项目实施过程中，通过向生产统计、销售质量、运输管理、设备管理等各外围系统提供数据字典并提供公共数据复制导出，把用友软件中的基本处理信息传送给其他系统，为其他系统的业务控制核算提供数据来源，既保证了数据的一致性，又保证了用友软件业务处理的安全性，避免了软件升级时外围系统的源代码改动。
4. 财务业务同步管理见效 依据ERP1的销售、采购、库存、财务管理模块，通过对成本核算系统进行二次开发达到了简化工作流程、规范工作程序、减少数据处理和传递时间，实现了购销存业务系统数据和成本核算系统数据的共享，使成本管理实现了生产与考核同时进行。目前，公司在每天下午两点半之前，就可以知道前一天的实际生产成本。这使日实际生产成本与目标成本的考核制度得以真正实现。各生产部门可以通过日实际生产成本与目标成本的对比及时找出当天成本变动的详细原因，生产部门人员可通过改进工艺、减少原料浪费、监督材料及辅助产品的质量来达到降低成本的目标。 5. 认识改变是成功的关键 公司将信息化工作列入了今后几年的工作重点，强调各级领导的参与，并在各种会议中反复宣传信息化工作。公司副总经理金总专门负责信息化工程，中层、基层领导提出本部门对信息化建设的需求，配合开发人员及时解决与本部门有关的流程、业务等问题。公司的董事长、总经理都积极参与项目工作，在尽可能的情况下，都出席协调会，对一些重大的问题，当场拍板定案。金总亲自挂帅，不但提出了系统设计的总体思想、目标，还积极参与整个项目的具体设计和实施的全过程，对出现的各种设计和实施问题，及时提出解决方案，并督促解决。在用友软件的实施过程中，公司就开了30多次的大小协调会。金总因公司的信息化项目获IT经理世界“2002年度中国优秀CIO”称号。 6. 注重基础工作 用友实施顾问李峰涛说：“系统初始化问题是所有实施信息化工程的企业所面临的一个大问题，也是系统能否真正有效运转的关键。公司项目的初始化工作重点集中在库存清点、购销存与财务的对账两个方面。公司的物资库存以前存在着账物不符、库存不清等问题，特别是设备修理用备件无人能说清楚。为此，根据信息化工程实施的要求，公司组织有关人员对各种物资库存进行了彻底清点，并与物资账进行核对，搞清楚了‘家底’并对一些遗留问题做了处理。购销存与财务的核对也是一直困扰公司的一个大问题，在具体实施中，根据成熟软件的一体化要求，公司对不能平账的各种情况分别做处理，彻底解决各类账的统一问题。” 7. 业务管理的日清日结 公司在市内的销售量较大，采用的是当天配货、当天代收款的方式，每天有300张客户确定单约2 000多条收款记录，客户确认单的核算工作量很大，所以公司只能每周或每月核算一次应收代收款金额。大量的销售收入现金在外部流动，给经营带来很大风险，但由于计算量大，公司一直没有太好的办法解决这一问题。实施U8系统后，每天正常下班前，公司就可以清楚的核算出每笔配送代收款的金额并汇总销售配送明细。 公司董事长王总说：“在激烈的竞争市场中，企业要想获胜，最有效的方式是企业管理创新，企业如何通过内部管理提高核心竞争力、提高盈利水平，如何提高对市场的应变能力，真正做到‘质量、服务、成本’一流，我认为最有效的方式是利用先进的信息技术结合企业管理创新，并让两者有机结合，相互促进。”
第五节 ERP1案例分析（4）
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3.5.3 南通某化工集团 1. 公司简介 该公司是集贸易、仓储业、物流业于一体的大型化工企业，业务以经营有机化工、无机化工、塑料、橡胶、液体石油气等200多种化验室原材料为主业，兼营其他；并拥有化工、轻工、五金矿产、机电产品、土畜产品等物资的进出口权。公司年销售规模、年进出口额，均居全国同行业第一名；并先后进入中国500家最大进出口企业、中国500家最大物资流通企业以及南通市流通企业第一名。公司拥有先进的仓储设施，在南通长江段深水港区拥有2.5万吨级石油化工、液化石油气专用码头，并建有45只各种专用化工罐计8万多立方米容积的大型储罐区，年接卸各种合格品100万吨。公司同时在南通市区拥有化工库三座，占地面积57 000平方米，库房面积20 000平方米。公司三号桥化工库是南通市最大、设施最完备的化工危险品库。公司还被南通市政府授予“南通市液体化工配送中心”。它具有用槽车、槽船、海轮等各种运输工具，快速、准时、大批量、高效率地向广大客户配送化工原料的能力，年配送各种化工品达40万吨以上(2002年统计)。是目前国内最大的液体化工物资流通企业。 2. 信息化从财务入手 随着企业经营规模的不断扩大，骆总带领全公司不断加大制度管理和创新管理的力度，成立了物流管理中心。并且提出了三“流”分离的新型管理模式，即：资金流、物流、商流分轨运行。而采用三“流”分离的模式，主要是为了对企业经营活动中的各个环节进行有效地控制，对各部门的经营活动形成有力的监督、监察机制，从而实现企业管理的精细化。精细化管理为南通化工的发展奠定了发展的基础。随着企业规模的不断扩大，三“流”分离的管理模式逐渐显现出精细化管理的优越性。1997年，公司销售额突破了5亿元。然而，随着业务的增长，传统的手工操作模式渐渐暴露出效率低下的弊端。各部门的工作越来越忙，业务处理的过程也越来越长。尤其是财务部，每天近千张单据制作和业务处理，使得财务人员的工作压力明显增大。与此同时，各种数据、报表的及时性和准确性也大大降低。不仅如此，各种数据的查询、统计也越来越困难。有时候，查找一个数据也要用上半天的时间。公司的领导们意识到，企业要想适应快速增长的需求，仅有精细化的管理是远远不够的，还必须建立一套快捷、准确、高效的管理信息系统。为此，公司决定从财务部入手，对企业进行信息化改造。 3. 财务与业务同步信息化 财务系统运行的成功，大大增强了公司走信息化之路，提升企业管理的规范性和管理效率的信心。2002年，公司将信息化推向了业务系统。其实在此之前，公司也尝试过在业务系统中上ERP，但是由于当时技术条件不成熟，没能完全实现。如今有了财务系统作支持，有了财务信息化建设的经验，公司再次将业务系统信息化提到了日程上来。在公司内部，业务管理的核心就是订单管理和价格管理。调单管理是订单管理中最重要、也是最可能出问题的一个环节。据公司微机信息管理中心吴主任介绍，以往由于调单都是采用手工方式进行管理，一张调单开出后，货物是否领走，何时领走的，很难及时知道。由于化工产品的价格波动比较频繁，客户往往在下单后发现降价了，于是要求退货；如果涨价了，就把货领走的现象。这给企业的经营造成了不小的影响。另外，调单一旦开出，客户什么时候取货都行，而财务部要想核实一笔货是否已经取走，手工翻阅历史数据需要相当长的时间。这也容易造成一张调单多次领货的漏洞。 为此，项目组经过反复研究论证，决定采用灵活的方式。项目组在对原系统进行重新梳理的基础上，充分利用用友软件强大的业务流程自定义功能对业务流程进行了设置。同时，在充分理解企业业务流程管理控制要求后，结合用友软件本身的控制点，进行了适当的二次开发，如：价格开锁(低于最低售价销售的审批流程)、存货最新现存量及最新成本查询、发货单关闭、冲抵实物入库等)。经过一个多月的实施和两个多月的并行，系统终于实现了独立运行。在此期间，项目组正对公司的需求，又进行了多项开发，逐步使系统趋于完善。
第五节 ERP1案例分析（5）
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4. 现状与未来 目前，公司内部已经实现了财务系统与业务系统的对接，业务运作的效率明显提高，而且业务操作的规范性也大大增强了。就拿调单管理来说，目前公司的调单已经全部实现了信息化管理。每张调单有了惟一的凭证号，只要输入电脑，业务就算确定了，从而避免了因价格波动对业务的影响。同时，调单的管理和查询也只需通过电脑即可实现。无论是财务数据、还是业务信息的查询和统计的时效性和准确度都大大提高了。过去要想查询一下当天的销售情况几乎是不可能的，即便能够查到，数据的准确性也有很大的问题。现在只要通过计算机，很快就能查到所需的信息。而且信息的准确度也大大提高了。ERP系统管理运行后，业务流程更加透明，公司对业务的管理从事后反映变成了事前控制。以往有很多业务过程中的问题只有在这时候才会被发现。现在业务审批的每一步都必须通过计算机进行操作，一旦出现问题，马上发现，马上解决。此外，财务系统与业务系统的对接，为财务部门核算各业务部门的成本、效益提供了很大的方便。 目前，公司的成本核算已经细化到每个部分，下一步还要瞩目细化到每个产品品种、每个批次，甚至是每个人，从而为企业领导的决策支持提供了有力的数据保障。在谈到下一步打算时，公司表示，信息化是一个长期的工程，它需要不断地升级完善。目前，公司的业务系统信息化才刚刚起步，还有一些业务职能需要进一步纳入到系统中来。包括仓储管理、物流管理中的一些具体环节还需要进一步完善。不过有了这样一个好的开始，相信今后的路会越走越宽。 当问到公司今年的销售目标时，公司的回答是：30亿元！